Gestionarea timpului la fel de eficientă. Managementul timpului: cum să înveți să-ți gestionezi timpul? Reguli de bază pentru un management eficient al timpului

„Păstrează timpul: este țesătura din care este făcută viața”.

S. Richardson

Ni se învață disciplina încă din copilărie și, într-un fel sau altul, suntem forțați să respectăm anumite restricții toată viața. Mâncat și dormi conform rutinei zilnice, orele programate, muncă și odihnă în timpul alocat. Ne supunem cu ușurință regulilor de joc ale altcuiva, de fapt, ajutând pe altcineva să-și atingă scopul. Dar când vine vorba de autodisciplină, mulți nu sunt pregătiți să renunțe nici măcar la micile slăbiciuni, cum ar fi obiceiul de a dormi 10 minute în plus dimineața.

Îndemânare limitează-te la atingerea anumitor obiective- o abilitate valoroasă pe care nu mulți oameni o posedă. Dar numai ei, până la urmă, reușesc. Politicieni, oameni de afaceri, actori cunoscuți și-au ajuns la faimă doar datorită muncii zilnice în numele scopului lor. Abilitatea, talentul, chiar și geniul reprezintă doar unu la sută din succes, celelalte nouăzeci și nouă sunt muncă grea.

Managementul timpului este componenta principală a sistemului de eficacitate personală pentru orice persoană ambițioasă. Nu contează care este scopul: slăbiți, obțineți o diplomă roșie, începeți propria afacere... niciunul dintre aceste lucruri nu este posibil fără abilități de auto-organizare. Managementul timpului este un ghid practic de acțiune, datorită căruia vă puteți determina propriile priorități de viață, vă puteți crea propria viziune asupra succesului. Dezvoltarea motivațiilor eficiente vă permite nu numai să economisiți timp, ci să vă dezvoltați ca persoană. Autodisciplină - trăind după reguli stricte pe care o persoană și le stabilește, în propriile interese. Asemenea cadre rigide, destul de ciudat, nu limitează personalitatea. Împotriva, este singura cale către adevărata libertate.

Timpul - managementul este cel mai bun instrument de auto-îmbunătățire. În primul rând, planificarea învață controlul asupra evenimentelor externe, mediului, timpului și spațiului. Abilitățile de autocontrol dobândite în urma lucrului asupra propriei persoane vă permit să vă gestionați propriile sentimente, dorințe de moment, obiceiuri proaste. Iar autocontrolul este un semn al unei naturi puternice, vointe. Dezvoltarea abilităților de concentrare vă permite să obțineți rezultate mai bune la locul de muncă, în timp ce cheltuiți mai puțin efort. Astfel, se eliberează timp pentru perfecţionarea intelectuală şi spirituală. Nu acesta este sensul vieții umane?

Abilitățile de autodisciplină nu se dobândesc peste noapte. Mai mult, le poți dezvolta în tine doar printr-un antrenament constant al voinței. Același lucru este valabil și pentru sistemul de management al timpului. Oricine vrea să obțină succes în viață este pur și simplu obligat să trateze timpul cu atenție.

Cele mai populare 7 tehnici de gestionare a timpului

„Dacă aș avea 9 ore pentru a tăia un pin, aș petrece 6 ore ascuțindu-mi securea.”

Abraham Lincoln

Există multe tehnici pentru utilizarea eficientă a timpului. Vă aducem în atenție cele mai populare tehnici, fără de care niciun sistem de management al timpului nu poate face.

Matricea Eisenhower

Tehnica și-a primit numele în onoarea președintelui SUA D. Eisenhower, care a împărțit toate sarcinile cu care s-a confruntat în 4 categorii, ghidat de urgența și importanța lor.

Pe baza acestui fapt, cazurile au fost aranjate în celulele celei mai simple matrice, după cum urmează:

• Categoria A - urgenta si importanta, care trebuie rezolvata imediat;
• Categoria B - decizia lor poate fi amânată pentru o anumită perioadă, dar nu merită să amânăm cu ei;
• Categoria B - sarcini, a căror executare poate fi delegată unor terți;
• Categoria D - lucruri pe care este mai bine să le trimiteți imediat la coșul de gunoi, pentru că nu merită timpul și efortul.

Potrivit experților, greșeala majorității oamenilor este prioritizarea greșită. Sunt mai dispuși să-și asume sarcinile ultimelor două categorii, deoarece este mult mai ușor să faci aceste lucruri. Rezultatele rapide contribuie la dezvoltarea unei evaluări incorecte a eficacității personale. Se pare că bărbatul cheltuiește efort pe activități secundare lăsând în urmă ceea ce contează cu adevărat.

Tehnica cronometrajului

Înregistrarea timpului angajaților pentru a îmbunătăți disciplina muncii este folosită de mai bine de o duzină de ani. Programele de automatizare și contabilitate înregistrează sosirea și plecarea la timp, durata zilei de lucru a angajatului. Dar tehnologia modernă a mers și mai departe. Astăzi nu numai că poți afla dacă o persoană este prezentă la locul de muncă, ci și să verifici ce face.

Sute de astfel de sisteme de control au fost dezvoltate până în prezent. Programele sunt capabile să se înregistreze automat: absență pe motiv de boală, călătorii de afaceri, vacanțe, timp liber, lucru pe un program flexibil. Sistemul ține cont de durata pauzei de masă, plecarea prematură sau întârzierea, absenteismul.

Cu toată perfecțiunea lor, modulele de prezență oferă doar o sincronizare superficială, în timp ce programele spion precum „Maxapt QuickEye” ajută la urmărirea lucrărilor pe computer. Cu ajutorul lor, managerul va înțelege imediat că Maria Ivanovna de la departamentul de contabilitate este ocupată să nu lucreze la raport, ci să comunice pe site-ul Odnoklassniki. Desigur, chiar și cu ajutorul unor astfel de programe, nu va fi posibil să se facă o cronometrare minut cu minut, ținând cont de pauze de fum, petreceri de ceai, discuții sincere și alte „timp de gunoi”, dar cel mai adesea nu există nevoie de asta.

Metoda Pareto

Legea lui Vilfredo Pareto spune: „20% din eforturile tale asigură 80% din rezultat, în timp ce restul de 80% aduc doar 20% din rezultat.” O poți interpreta în alt mod: „20% dintre angajați aduc companiei 80% din profituri”. Mai simplu spus, doar 1/5 din echipă lucrează eficient. Eficiența marii majorități a lucrătorilor este foarte scăzută. Munca lor este doar o imitație a activității violente. Dacă direcționați această energie în direcția corectă, productivitatea generală va crește semnificativ.

Metoda Pareto este de a izola din întreaga masă a 20% din cazurile principale și de a se concentra asupra lor. Decizia despre ceea ce este considerat important și ce este secundar va fi individuală în fiecare caz. Matricea Eisenhower sau metoda de analiză ABC, care este cel mai des folosită în combinație cu metoda Pareto, vă permite să clasificați cazurile. Analiza ABC este cea mai simplă modalitate de a clasifica cazurile în funcție de importanța lor actuală.

ABC - analiză

Această metodă este considerată cea mai productivă și vizuală modalitate de sortare a cazurilor. Vă permite să eliminați toate cele inutile, să vă concentrați pe atingerea obiectivelor principale. Conform acestei metode, toate cazurile sunt împărțite în categorii:

• Grupa A are cea mai mare prioritate, acestea sunt chestiuni importante și urgente. Asemenea probleme trebuie rezolvate cât mai curând posibil. Contribuția acestor cazuri la atingerea obiectivului final este de 65%, deși va dura doar 15% din timp pentru a le finaliza. Adică, mai mult de jumătate din toate lucrările vor fi finalizate în cel mai scurt timp posibil.
• Grupa B include cazuri care nu sunt urgente, dar necesare pentru executare. Rezolvarea unor astfel de sarcini poate fi încredințată unor terți. Este important să se controleze momentul executării lor, deoarece cazurile din grupa B tind să treacă în categoria A dacă termenele sunt încălcate.
• Grupa C - sarcini care sunt denumite în mod obișnuit „rutină de birou”. Pe ei se cheltuiește partea leului din timpul de lucru al personalului și al managerului. Deși o persoană cu calificări scăzute poate face față cu ușurință raportării, achiziționării de articole de papetărie și altor activități de rutină.

Organizarea independentă a timpului de lucru

Autogestionarea este poate cea mai eficientă dintre toate tacticile de gestionare a timpului. Este aplicabilă atât unui singur subiect, cât și colectivului în ansamblu. Pentru a se asigura că angajatul a lucrat productiv, sistemul de stimulente materiale și pedepse permite. În termeni profani, amenzi sau bonusuri stimulează bine individul să îndeplinească sarcina care i-a fost atribuită. Trebuie remarcat faptul că angajatul însuși ar trebui să fie interesat și de organizarea competentă a procesului de muncă.

Cel mai important obiectiv al autogestionării este realizarea maximă a potențialului fiecărei persoane în muncă, creativitate și viața personală. Utilizarea acestei metode oferă următoarele beneficii:

• Timpul și efortul de a îndeplini sarcinile de lucru sunt reduse;
• Productivitate crescuta;
• Motivele de stres, munca de urgență, graba sunt eliminate;
• Satisfacția morală față de activitatea de muncă crește;
• Calificările cresc, există un stimulent pentru creșterea personală.

Autogestionarea începe cu o analiză a stilului de lucru care include un inventar complet al timpului. Vă permite să identificați punctele forte și punctele slabe ale organizării procesului de muncă, să le ajustați în direcția corectă. O descriere a tuturor activităților include:

1. Principalele sarcini de lucru;
2. „Interferențe” sau pauze forțate, așa-numitul „timp de gunoi”.

Motivele pierderii timpului pot fi factori personali, precum dezorganizarea, neglijarea sarcinilor de serviciu, lipsa de autodisciplină, dorința de a face totul rapid, în grabă. Cu toate acestea, zelul excesiv, dorința de a prelua toate cazurile deodată, rareori dă un rezultat pozitiv.

Cunoscutul antrenor de afaceri american Dan Kennedy consideră că apelurile telefonice, vizitatorii neprogramați, întâlnirile prelungite sunt cele mai mari pierderi de timp pentru un lider. Dacă este posibil, acestea ar trebui eliminate sau minimizate.

Metoda Pomodoro

Această tehnică tactică cu un nume amuzant a fost inventată în anii 80 ai secolului trecut de italianul Francesco Cirillo. Fiind unul dintre studenții în urmă, tânărul a decis să înceapă să lucreze pe sine pentru a-și îmbunătăți performanțele academice. După ce a efectuat un „debriefing” amănunțit, și-a dat seama că nu se poate concentra asupra studiilor, fiind distras de multe lucruri mărunte. Apoi Francesco a adus un cronometru sub forma unei roșii din bucătărie, l-a pus în fața lui și a cronometrat clasa.

Practic, s-a dezvăluit că a fost capabil să studieze știința cu concentrare timp de 25 de minute. În această perioadă, studentul nu a fost niciodată distras de la carte. Ulterior, s-a decis împărțiți tot timpul alocat orelor în blocuri. Intervalul de jumătate de oră a inclus timpul de concentrare maximă - 25 de minute, precum și timpul de odihnă, care este alocat doar pentru acele lucruri foarte mici. Metoda „pomodoro” s-a răspândit astăzi, datorită simplității, accesibilității și eficacității.

Există multe definiții ale managementului timpului. Fiecare autor care încearcă să dezvăluie subiectul specificat aduce ceva nou în definiția conceptului specificat. Cu toate acestea, încărcătura semantică a acestui concept rămâne aceeași. „Managementul timpului” ca proces care vizează utilizarea conștientă și responsabilă a timpului propriu (de afaceri, personal etc.), care permite stabilirea unor obiective semnificative și atingerea lor în cel mai scurt timp posibil.

Managementul timpului poate fi definit ca planificarea, organizarea distribuției și controlului asupra utilizării timpului de lucru în organizație și a timpului propriu al managerului în scopul îmbunătățirii eficienței departamentelor individuale și a organizației în ansamblu.

Datorită faptului că economia de piață a început să se dezvolte în Rusia nu cu mult timp în urmă și ținând cont și de mentalitatea poporului ruși din Rusia, managementul timpului are propriile sale caracteristici. Planurile trebuie revizuite constant, obiectivele cu care se confruntă managerul nu sunt întotdeauna clare și consecvente. Pluralitatea obiectivelor, combinată cu existența unor grupuri și interese diferite, duce adesea la contradicții. Imposibilitatea stabilirii unor obiective clare și consecvente duce la o încălcare chiar în prima etapă a autogestionării. În consecință, procesele de planificare și luare a deciziilor devin mai dificile (apar sarcini neașteptate, este imposibil să se prioritizeze clar).

La noi, ponderea timpului petrecut în munca de rutină în bugetul de timp al managerilor este mare. Acest lucru indică probleme cu delegarea managerilor ruși. Mulți dintre ei nu delegă munca de rutină, fie pentru că subalternii sunt deja încărcați de muncă, fie pentru că cred că ei înșiși vor face mai bine această muncă. Drept urmare, managerul nu are suficient timp pentru sarcini cu adevărat importante, promițătoare. O altă caracteristică a utilizării timpului de lucru este că relațiile de prietenie între colegi sunt mai frecvente în companiile rusești. Mulți oameni preferă să își înceapă ziua de lucru cu o comunicare informală cu colegii, și nu cu cele mai importante lucruri; discuția asupra termenilor contractului se poate transforma fără probleme într-o conversație amicală. În Rusia, imaginea unui lider s-a dezvoltat ca o persoană care în mod constant nu are timp și, cu cât îi lipsește mai mult timp, cu atât pare mai semnificativ. Unii directori declară cu entuziasm că lucrează 12-13 ore pe zi, în semn de dăruire a muncii lor. Obiectiv, asta înseamnă doar că o persoană nu poate să-și prioritizeze și să-și organizeze corect timpul. Practic, cât de eficient un lider își gestionează timpul depinde de personalitatea sa, de dacă dorește să-și eficientizeze activitățile, introducând în mod consecvent regulile și principiile autogestionării în munca sa, pentru că. acest lucru nu necesită eforturi supranaturale nici pentru liderul rus, nici pentru o persoană din orice altă țară.

Managementul timpului include următoarele elemente:

1. Stabilirea scopurilor: capacitatea de a le evidenția pe cele mai importante dintre multe, abilitatea de a transforma problemele în sarcini de lucru realiste cu subordonarea obiectivelor secundare față de cel principal, folosind o formulare responsabilă, creând o motivație adecvată și stabilind criterii clare pentru atingerea obiectivelor. poartă.

2. Orientare către rezultat: „Cine vrea să realizeze, caută oportunități, cine nu vrea – vorbește despre circumstanțe”. Accentul pe rezultate include flexibilitate rezonabilă, care vă permite să vă adaptați la schimbările din situație, menținând totuși cursul pentru sarcinile stabilite, ingeniozitatea lumească, care vă permite să depășiți diverse obstacole și să utilizați în mod adecvat chiar și perioade mici de timp de lucru pentru activități productive. , și capacitatea de a face față timpului de lucru cu absorbanții tradiționali.

3. Metode și tehnici de cronometrare - cunoașterea metodelor de bază de contabilizare eficientă a timpului propriu de lucru: selectarea detaliilor optime de cronometrare, o formă convenabilă de înregistrare, capacitatea de a retrage un protest împotriva autocontrolului, frecvența optimă a analiză şi scheme de analiză a timpului propriu de lucru.

4. Modalități și tehnici de planificare - capacitatea de a stabili priorități, înțelegerea principiului Pareto și familiaritatea cu sistemul de stabilire a obiectivelor de viață ale lui B. Franklin, metoda Alpa, matricea Eisenhower și analiza ABC, cunoașterea regulilor de compilare a unui to -do listă, utilizarea timpului mic și mediu.

5. Tehnici de autoorganizare în muncă - tactici de utilizare a suportului extern și stimulare negativă, organizarea mediului: „mementouri”, amenzi și întăriri pozitive, modalități de formare a unei dispoziții emoționale pozitive.

6. Lucrul cu informația - priceperea de a căuta adrese, capacitatea de a lucra cu text, evidențierea principalelor teze din informații secundare, cunoașterea caracteristicilor motoarelor de căutare pe Internet, prezentarea informațiilor într-o formă acceptabilă pentru client.

7. Organizarea locului de muncă - organizarea spațială a locului de muncă, munca operațională cu acte, modalități de depozitare convenabilă a corespondenței, eliminarea interferențelor în muncă.

8. Lucrul cu organizatorul - cunoașterea caracteristicilor organizatoarelor pe hârtie și electronice, alegerea modelului optim, regulile de păstrare a evidenței în organizator, stăpânirea muncii cu organizatorul.

9. Repartizarea timpului și a responsabilităților: capacitatea de a spune „Nu”, sentimentul dreptului de a da sarcini și de a cere ajutor, îngrijirea de odihnă la timp, utilizarea atentă a timpului altor persoane și înțelegerea oportunității delegării, capacitatea pentru a negocia cu angajații și superiorii.

10. Capacitatea de a organiza oamenii și situațiile: înțelegerea oportunității unei abordări formale și „umane”, obiceiul de a înțelege înainte de a răspunde, tactica de utilizare a cererilor și cerințelor, capacitatea de a juca pe interese și de a construi propriile sarcini în scopuri a altor persoane.

11. Conducere eficientă: capacitatea de a stabili contact cu angajații, utilizarea unei abordări individuale, abilitatea unei abordări pozitive, direcționarea și atenția instrucțiunilor, capacitatea de a stabili sarcini specifice și fezabile, disciplina de performanță exigentă, utilizarea mostrelor și alte metode de pregătire de bază pentru angajați.

12. Organizarea întâlnirilor și a muncii în grup - abilitatea de a stabili un obiectiv clar pentru întâlnire și de a formula ordinea de zi, cunoașterea obstacolelor tipice în organizarea eficientă a întâlnirilor și capacitatea de a le depăși, capacitatea de a lucra cu ambițiile personale ale participanții.

Mulți cercetători care studiază problemele organizării timpului de lucru identifică următoarele motive pentru lipsa timpului de lucru:

1. Grabă constantă. Într-o stare de grabă constantă, liderul nu are timp să se concentreze asupra sarcinii pe care o îndeplinește în acest moment. El urmează calea care mi-a venit prima oară în minte, în loc să se gândească la alte modalități, poate mai raționale, de a rezolva această problemă.

2. Lipsa unei repartizări clare a muncii în funcție de gradul lor de importanță. În același timp, liderul începe să se angajeze în cele mai ușoare și plăcute lucruri, nu atât de importante. Drept urmare, nu are suficient timp pentru a rezolva sarcini cheie, promițătoare.

3. Îmbunătățiri constante la domiciliu. Munca unui manager este legată într-o oarecare măsură de activitatea intelectuală, prin urmare este dificil de împărțit procesele mentale asociate acestei activități în cele desfășurate în timpul muncii și în timpul liber. Aceasta duce la pătrunderea timpului de lucru în timpul liber. În același timp, angajatul nu are timp să se odihnească, ceea ce îi afectează performanța și sănătatea.

4. Un flux mare de cazuri de rutină, adesea urgente, care necesită mult timp pentru a lucra.

5. „Hoții de timp” – neprevăzuți și din cauza unei planificări insuficiente. Cei mai mari hoți sunt apelurile telefonice, vizitatorii neinvitați, cazurile pe care managerul le preia pentru că nu poate refuza o cerere.

6. Mofturi. Acesta este rezultatul unei slabe organizări a zilei și, de asemenea, uneori depinde de impulsivitatea și caracteristicile persoanei.

7. Motivație slabă a muncii. Rezultatul este o productivitate scăzută, ceea ce creează o lipsă cronică de timp.

Analiza utilizării timpului va ajuta la identificarea pierderilor temporare, va arăta punctele forte și punctele slabe ale stilului de lucru practicat. O astfel de analiză este pur și simplu necesară dacă nu se știe deloc pe ce timp se alocă, nu se știe cât timp durează îndeplinirea anumitor sarcini, nu se știe ce factori stimulează sau limitează performanța. Pentru a analiza problema, aveți nevoie de o înregistrare a timpului de încredere. Cea mai eficientă modalitate de a ține evidența timpului este păstrarea înregistrărilor. Cel mai indicat este să păstrați evidențe în procesul de lucru, deoarece. făcând-o seara, poți pierde ceva. Nivelul de detaliu al înregistrărilor ar trebui să fie astfel încât să fie posibil să se judece importanța și necesitatea fiecărui tip de muncă. Pentru a obține cea mai obiectivă imagine, trebuie să luați notițe într-o săptămână (sau mai mult dacă este necesar). În prospect ... este necesar să se înregistreze nu numai interferența externă, ci și cazurile în care șeful însuși a fost inițiatorul încălcării cursului zilei de lucru. Punctele forte ale utilizării timpului de lucru trebuie identificate și aplicate în munca de zi cu zi. Pentru punctele slabe, este necesar să se elaboreze o strategie pentru a le depăși. În primul rând, fiecare lucrare trebuie analizată folosind următoarele întrebări:

Era necesar jobul? (dacă mai mult de 10% din timpul de lucru a fost cheltuit pentru muncă inutilă, aceasta indică probleme cu delegarea și prioritizarea);

Timpul a fost justificat? (dacă mai mult de 10% din timpul de lucru a constat în cazuri pentru care timpul petrecut nu a fost justificat, este necesar să se analizeze motivele pentru care timpul a fost cheltuit prea mult și să se încerce să se țină cont de ele în lucrările viitoare);

A meritat munca? (dacă mai mult de 10% din timpul de lucru a fost alocat sarcinilor nepotrivite, atunci trebuie să acordați atenție planificării, organizării, realizării de sine);

A fost stabilit în mod deliberat un interval de timp pentru ca munca să fie realizată? (dacă mai mult de 10% din timpul de lucru a fost alocat sarcinilor, intervalul de timp pentru care a fost determinat spontan, atunci există probleme cu planificarea timpului de lucru).

Cu cât mediul extern este mai mobil și mai schimbător, cu atât este mai mare nevoia de planificare ca mijloc de dezvoltare a unei anumite linii de comportament în acest mediu. Cercetătorii americani au stabilit o corelație pozitivă ridicată între planificare și succes în viața umană. Într-adevăr, o persoană care înțelege clar ce și când trebuie să facă are avantaje evidente față de cineva care este forțat să treacă aleatoriu de la o problemă la alta, fără a observa că cea mai mare parte a timpului este cheltuită pentru rezolvarea unor sarcini secundare care ar putea fi delegate. subordonati..

Planificarea se realizează în etape, mai întâi pe o perioadă lungă de timp (mai mulți ani), apoi această perioadă este împărțită în intervale de timp mai mici. Cu cât perioada de timp este mai scurtă, cu atât planul ar trebui să fie mai detaliat. După ce se întocmește planul pentru următorii câțiva ani, se întocmește un plan pentru anul, apoi un plan trimestrial, care servește ca instrument de control al bugetului anual. Pe baza indicatorilor planului trimestrial, se întocmesc un plan lunar și planuri pe zece zile, inclusiv indicatori cantitativi specifici care trebuie atinși în perioada următoare. Ultima etapă în planificarea timpului de lucru este planul zilnic, care este cea mai importantă etapă de planificare. Este o listă de sarcini specifice care trebuie îndeplinite în timpul zilei și, de asemenea, implică împărțirea cazurilor în grupuri în funcție de importanța lor și evidențierea sarcinilor care trebuie delegate.

Principii și reguli pentru planificarea timpului de lucru:

1. Raport (60:40).

Experiența arată că cel mai bine este să planificați doar o anumită parte a timpului de lucru (60%).

Evenimentele greu de prevazut, distragerile („sinkers” ai timpului) nu pot fi planificate in intregime fara urma.

2. Reunirea sarcinilor - un plan de acțiune.

Pentru a face un plan de timp bun, este important să aveți întotdeauna o idee despre afacerea viitoare. Este recomandabil să le împărțiți în sarcini pe termen lung, mediu și scurt, să le stabiliți prioritatea și să acționați în conformitate cu aceasta.

3. Regularitate – consistență – consistență. Trebuie să lucrezi la planuri de timp în mod regulat și sistematic, ducând în mod constant munca pe care ai început-o până la sfârșit.

4. Planificare realistă. Acestea. trebuie să planificați doar un astfel de volum de sarcini pe care managerul să le poată face față în mod realist.

5. Compensarea timpului pierdut. Este mai bine să recuperați timpul pierdut cât mai curând posibil, de exemplu, este mai bine să lucrați mai mult o dată seara decât să recuperați ceea ce a fost pierdut cu o zi înainte în cursul zilei următoare.

6. Fixarea rezultatelor în loc de acțiuni.

Este necesar să se fixeze rezultate sau obiective în planuri, și nu orice acțiuni, astfel încât eforturile să fie inițial direcționate direct către atingerea scopului. Acest lucru va ajuta la evitarea activităților neplanificate.

7. Stabilirea unor norme temporare.

Experiența arată că, de regulă, se petrece atât timp cât este disponibil. Prin urmare, este necesar să se stabilească standarde de timp precise, să se prevadă în plan exact atât timp pentru cutare sau cutare afacere cât necesită cu adevărat.

8. Termen limită.

Pentru a evita amânarea și amânarea cazurilor, este necesar să se stabilească termene exacte pentru toate activitățile.

9. Reciclare - dubla verificare.

Planul trebuie revizuit și verificat în mod constant în ceea ce privește dacă anumite sarcini pot fi îndeplinite pe deplin.

10. Coordonarea planurilor temporare. Pentru a-și implementa cu succes planurile, liderul trebuie să le coordoneze cu planurile altor persoane (secretar, șef, subordonați, colegi).

stabilirea obiectivelor- cea mai importantă etapă în planificare, întrucât un obiectiv clar formulat servește la concentrarea eforturilor pe domenii importante. Stabilirea obiectivelor necesită exprimarea nevoilor, intereselor, dorințelor sau sarcinilor noastre explicite și ascunse sub formă de intenții clare și formulări precise, precum și orientarea acțiunilor și acțiunilor noastre către aceste obiective și implementarea lor.

Stabilirea obiectivelor înseamnă a privi spre viitor. Orientarea și concentrarea forțelor și activității noastre asupra a ceea ce trebuie realizat. Astfel, scopul descrie rezultatul final. Nu este vorba despre ceea ce face o persoană, ci despre motivul pentru care o face. Obiectivele sunt o provocare și motivează o persoană să ia măsuri. Fără obiective, nu există un criteriu de evaluare în funcție de care să se măsoare munca. În plus, obiectivele sunt și o scală pentru evaluarea a ceea ce a fost realizat. Chiar și cea mai bună metodă de lucru este inutilă dacă nu este definit în mod clar și fără ambiguitate în prealabil ceea ce o persoană dorește să obțină.

Scopurile sunt „instigatorii” acțiunii, motivele care determină activitatea umană. Dacă orice individ și-a stabilit un scop, atunci apare o stare de tensiune în urma acesteia, care acționează ca o forță motrice și care dispare doar atunci când scopul este atins.

Pentru a stabili obiective, trebuie să te gândești la viitor. Gândirea tradițională în cadrul unor anumite sarcini este plină de faptul că o persoană se poate pierde în fleacuri. Gândirea în termeni de scopuri promovează subordonarea particularului față de întreg. Devine clar în ce direcție să se deplaseze și care ar trebui să fie rezultatul final.

Stabilirea obiectivelor este un proces continuu, deoarece obiectivele nu sunt stabilite o dată pentru totdeauna. Ele se pot schimba în timp, de exemplu, dacă în timpul procesului de urmărire se dovedește că percepțiile anterioare erau fundamental greșite sau că cererile erau peste sau sub.

Stabilirea obiectivelor înseamnă implementarea conștientă a acțiunilor cuiva în conformitate cu o linie directoare sau un reper. De o importanță fundamentală aici este conștientizarea unde vrea o persoană să meargă și unde nu vrea (adică autodeterminarea), pentru a nu ajunge acolo unde vor alții să o ducă. Obiectivele servesc la concentrarea forțelor pe domenii cu adevărat cheie.

Cunoașterea obiectivelor tale și străduința constantă pentru ele înseamnă să-ți concentrezi energia asupra lucrurilor care contează cu adevărat, în loc să-ți irosești energia în zadar.

Cunoașterea obiectivelor tale poate însemna o automotivare semnificativă pentru muncă. Succesele întâmplătoare sunt bune, dar rare. Succesele planificate sunt mai bune pentru că sunt gestionabile și se întâmplă mai des.

Condiția prealabilă pentru planificare - și, prin urmare, pentru succes - este să știți exact ce, când și la ce scară să realizați. Stabilirea obiectivelor este o condiție prealabilă absolută pentru planificare, luarea deciziilor și munca zilnică.

Mulți cercetători din domeniul „managementului timpului” disting următoarele reguli pentru stabilirea obiectivelor:

1. Amploarea obiectivelor.

Obiectivele în management sunt determinate de perioada de planificare. Dacă se elaborează un plan pentru viitor, atunci cele mai generale obiective strategice sunt stabilite aici. Ele reflectă cele mai importante rezultate globale pe care o persoană trebuie să le obțină pentru a-și îndeplini sarcinile care i-au fost atribuite.

La intocmirea unui plan pe o perioada de 3-5 ani, obiectivele sunt formulate mai concret si multe dintre ele au caracteristici cantitative foarte specifice. Aceste obiective se pot referi la îmbunătățirea bunăstării persoanei însăși, de exemplu, achiziționarea unui apartament, a unei mașini, plasarea unui copil într-o instituție de învățământ prestigioasă.

Cele mai specifice sunt obiectivele care trebuie atinse în execuția unei perioade mai scurte de timp. În acest caz, sunt dezvoltate sarcini destul de specifice și se stabilesc indicatori care trebuie atinși.

Pe măsură ce orizontul de planificare se apropie de o anumită zi, sfera obiectivelor se restrânge. Ocupându-se de definirea obiectivelor pentru o anumită perioadă, o persoană este implicată simultan în planificarea timpului, stabilind la ce intervale de timp trebuie atins fiecare rezultat specific.

2. Claritatea, specificitatea și măsurabilitatea obiectivelor.

Cel mai simplu mod de a vă asigura că un obiectiv este atins în mod eficient este de a-l prezenta într-un mod cuantificabil. Găsirea obiectivelor personale de viață și definirea lor înseamnă să dai direcție vieții tale. Acest lucru va crea condiții pentru o evaluare obiectivă a progresului muncii, precum și a acelor măsuri care sunt luate de o persoană pentru a atinge acest obiectiv. Una dintre metodele de concretizare a scopurilor este înregistrarea lor scrisă, ceea ce contribuie la faptul că ideile și dorințele mai mult sau mai puțin îndrăznețe sunt adesea înregistrate. Astfel, o persoană învață să se angajeze în mod constant în obiectivele sale și să le perfecționeze. În scris, obiectivele sunt, de asemenea, imprimate vizual și mai puțin predispuse la uitare. Dacă obiectivele sunt clar definite, atunci ele devin automat obligatorii: fixate pe hârtie, încurajează analiza permanentă, re-verificarea și revizuirea.

3. Obiective realizabile.

Obiectivele pe care managementul le stabilește pentru organizație și pentru angajații săi ar trebui să fie în concordanță cu resursele financiare, de producție și alte resurse disponibile. În caz contrar, o organizație care ridică ștacheta prea sus ar putea ajunge într-o situație catastrofală.

4. Obiective care se susțin reciproc.

Obiectivele nu trebuie să se contrazică, ci dimpotrivă, ar trebui să se sprijine reciproc, astfel încât atingerea unui obiectiv să nu interfereze cu realizarea altora. Acest lucru vă permite să controlați mai eficient procesul de îndeplinire a sarcinilor atribuite în cazul oricăror probleme, să găsiți și să eliminați rapid cauza.

Pentru a reuși, trebuie să înveți cum să alegi obiectivele potrivite. Fiecare persoană are un obiectiv principal, cel mai important, care este împărțit în multe obiective mici intermediare de nivel inferior, a căror realizare asigură atingerea unui obiectiv de nivel superior și, în cele din urmă, a unui obiectiv superior. Este necesar să se stabilească obiective clare, convenite de comun acord, care să poată fi transformate în acțiuni imediate, astfel încât să poată fi planificate direct. Obiectivele clar definite fixate pe hârtie devin automat obligatorii, determinând o analiză constantă, re-verificare și revizuire.

Pentru a obține ceva și a avea succes, trebuie să cheltuiți timp și bani. Anumite metode și o dispoziție atentă sunt necesare pentru a atinge scopul cât mai bine posibil și într-un timp rezonabil:

Ce obiective vrei sa atingi?

Sunt de acord unul cu altul?

Există un așa-zis obiectiv superior și anumite obiective intermediare pe drumul către cel principal?

Știi ce poți face tu însuți pentru asta (puncte tari) și la ce mai trebuie să lucrezi (puncte slabe)?

Găsirea obiectivelor personale poate fi realizată prin următorii patru pași.

(1) Dezvoltarea ideilor generale despre aspirațiile de viață.

(2) Diferențierea în obiectivele timpului vieții.

(3) Dezvoltarea ideilor călăuzitoare în domeniul profesional.

(4) Obiectivele inventarului.

Există reguli de organizare a zilei de lucru, care pot fi împărțite în 3 grupe:

reguli pentru începutul zilei, partea principală a zilei și sfârșitul zilei.

Reguli pentru începerea zilei

1. Începe ziua cu o atitudine pozitivă. Încercați să găsiți un început pozitiv pentru fiecare zi, deoarece mentalitatea cu care începeți să abordați provocările viitoare este esențială pentru succesul dvs. Pune-ți trei întrebări în fiecare dimineață:

1. Cum mă poate aduce această zi mai aproape de atingerea obiectivelor mele?

2. Ce ar trebui să fac ca să scot cât mai multă bucurie de la el?

3. Ce pot face astăzi pentru a-mi menține stilul de viață (pentru a-mi susține sănătatea)?

Crearea unei atitudini pozitive, de obicei, nu durează mai mult de două minute. Acordă-ți acele două minute înainte de a începe „rutina standard de dimineață”.

2. Luați un mic dejun bun și fără grabă – la muncă. Fără somn, fără micul dejun, cât mai curând posibil la muncă - un astfel de început poate strica ziua! Nu spune că nu ai timp pentru un mic dejun pe îndelete, este o chestiune de prioritizare (trebuie doar să te culci devreme pentru a dormi suficient și a mânca un mic dejun copios).

3. Începeți munca în același timp. Acesta este un element de autodisciplină, contribuind la mobilizarea forțelor.

4. Verifică-ți planurile pentru ziua respectivă. Utilizați metoda de analiză ABC sau principiul Eisenhower. S-a stabilit că o pregătire de zece minute pentru o zi de lucru economisește până la două ore de timp de lucru. Așa că câștigă aceste două ore! În plus, atunci când planificați o zi de lucru, luați în considerare următoarea regulă: nu trebuie să planificați mai mult de 60% din timpul dvs., iar 40% este un fond de rezervă pentru probleme neașteptate și urgente.

5. Treci la treabă fără acumulare. Ar trebui să refuzați categoric un astfel de „ritual de dimineață” precum saluturile reutilizabile, discuțiile îndelungate despre ultimele știri etc. (Gândiți-vă la pierderile de timp). Desigur, sunt necesare contacte sociale, iar tu nu ești un robot. Cu toate acestea, pot fi mutați în momente mai puțin stresante, cum ar fi prânzul și după-amiaza.

6. În primul rând - sarcinile cheie. Ar trebui să începeți ziua de lucru cu sarcinile grupului A, toate celelalte lucruri pot aștepta. Nu căutați mai întâi prin corespondență - corespondența de afaceri primită rareori se ocupă de cazuri care au cea mai mare prioritate și trebuie completate imediat.

7. Coordoneaza planul zilei cu secretara. Secretara, dacă ai una, este partenerul tău cel mai important atunci când vine vorba de crearea condițiilor optime pentru activități. Ar trebui să-i dedici primul timp al zilei de lucru, chiar dacă este de câteva minute. Secretara ar trebui să fie la curent cu treburile tale. Coordonează cu el toate datele, prioritățile și planurile pentru ziua respectivă. Un secretar bun dublează eficiența șefului său, iar o secretară proastă o reduce la jumătate.

Reguli de programare la mijlocul zilei.

1. Pregătește-ți biroul de lucru. Scoateți de pe masă toate lucrările inutile pentru rezolvarea problemelor grupei A. Nu ar trebui să existe mai mult de șase documente pe desktop în același timp. Acest lucru este justificat din punct de vedere psihologic: în primul rând, lucrările suplimentare absorb timpul, iar în al doilea rând, ordinea pe masă stimulează ordinea în gânduri.

2. Stabiliți termene limită. Uneori îți sunt atribuite sarcini, pentru că ești și subordonatul cuiva. Așadar, termenele stabilite pentru rezolvarea unei probleme sunt de foarte multe ori acceptate necondiționat, chiar dacă nu se încadrează bine în planurile tale. Și trebuie să încercăm să le adaptăm la interesele noastre și să „toctim timpul”. Pe scurt, cereți de două ori mai mult timp decât este necesar pentru a finaliza o anumită sarcină; acest lucru este adesea mai ușor decât crezi. În ceea ce privește atribuirea sarcinilor subordonaților, vă sfătuiesc să le acordați cu o treime mai puțin timp decât este, după părerea dumneavoastră, necesar pentru rezolvarea problemei. Dacă este suficient, vei economisi timp, dacă nu, tot nu vei pierde.

3. Evitați acțiunile care provoacă reacții adverse. Mulți lideri tind să se angajeze în tot mai multe cazuri, probleme și idei noi și, făcând acest lucru, provoacă o reacție adecvată la acțiunile lor, ceea ce poate afecta programul de timp. De exemplu, foarte des, după ce a participat o dată (din pur interes) la o întâlnire, managerul primește sarcini suplimentare care nu sunt prevăzute de planul său. I se poate încredința ceva, inclus în grupul de lucru etc. Prin urmare, cel mai bine este să verificați din nou toate acțiunile (scrisori, convorbiri telefonice, acordul asupra termenelor etc.) în ceea ce privește necesitatea acestora și pericolul unui răspuns. .

4. Respingeți problemele presante suplimentare care apar. În fiecare întreprindere, în fiecare departament, apar diverse tipuri de circumstanțe urgente sau situații neprevăzute. Trebuie amintit că distragerea atenției prin așa-numitele circumstanțe urgente duce la uitarea lucrurilor importante planificate pentru o perioadă. Dacă merită să faceți acest lucru - decideți de la caz la caz, în funcție de circumstanțe.

„Oboșim și epuizăm nu pentru că muncim din greu, ci pentru că muncim prost, lucrăm într-un mod neorganizat, muncim prost.”

Fiziologul N.E. Vvedensky

Timpul - manager este o tehnică de management al timpului care include reguli și principii care ajută o persoană să-și organizeze corect timpul și să obțină eficiență maximă în orice afacere. Cu ajutorul managementului timpului, o persoană poate controla în mod conștient timpul pe care îl petrece diverselor activități, sporind în același timp eficiența și productivitatea muncii sau a petrecerii timpului liber. Planificarea, distribuirea, prioritizarea, stabilirea de obiective ajută o persoană să facă față ritmului nebunesc al vieții moderne. Managementul timpului ajută o persoană să facă totul fără stres și să evite oboseala cronică.

Inițial, tehnicile de gestionare a timpului au fost folosite doar atunci când se făceau afaceri, se organizează munca. Dar acum metodele de gestionare a timpului sunt folosite și în viața personală a unei persoane pentru a reuși să facă față problemelor de zi cu zi, să-și organizeze corect timpul liber și odihna.

Istoria managementului timpului

În anii 1920, Organizația Științifică a Muncii spunea că eficiența utilizării timpului depinde de eficiența personală a persoanei în sine. A apărut Liga „Timpul”, care a publicat articole în ziare sub denumirea de „Luptă pentru timp”. În anii 70, metoda de cronometrare, care a fost dezvoltată de biologul Lyubishchev, a câștigat popularitate. Această metodă este un instrument pentru dezvoltarea gândirii umane eficiente, care contribuie la gestionarea rațională a timpului personal și la creșterea eficienței personale.

În 2007, primul departament de management al timpului a fost deschis la Moscova la Institutul Financiar și Industrial. Astăzi, această direcție a devenit foarte populară și populară. Există o mulțime de training-uri, seminarii despre planificarea și distribuirea rațională a timpului.

manager de timp aceasta este o persoana care tine cont de caracteristicile psihologice ale oamenilor, conditiile de munca si ofera programe de lucru mai eficiente. El este capabil să dezvăluie într-o persoană toate rezervele sale ascunse și să sugereze cum să-și crească eficiența.

Procesul de comunicare dintre un manager de timp și un client este similar cu o consultație psihologică în care acesta ascultă o persoană, oferă sfaturi și sfaturi despre cum să aloce timpul, cât timp să aloci odihnei, cum să prioritizeze. Cum să-ți planifici ziua astfel încât să poți face totul fără stres.

Managerii de timp nu efectuează numai consultări individuale. Adesea, aceștia sunt invitați de companii ca experți pentru a ajuta la îmbunătățirea procesului de muncă. În primul rând, învață managerul cum să-și distribuie corect timpul de lucru și să distribuie corect sarcinile în echipă. Ei studiază activitățile companiei, timpul necesar pentru a rezolva anumite probleme. După colectarea de informații și analize, managerul de timp efectuează ajustări la rutina zilnică a companiei.

• Analiza timpului petrecut pe anumite sarcini.
• Enunțarea, formularea și definirea scopului.
• Realizarea unui plan pentru atingerea scopului, precum și stabilirea priorităților.
• Realizarea scopului. Un indiciu despre pașii de urmat conform planului.
• Faceți liste cu lucruri de făcut.
• Înregistrarea timpului cu cronometrare.

Care sunt avantajele unei persoane care a învățat să-și planifice corect timpul?

„Timpul pierdut este existență; Timpul folosit pentru a folosi bine este viața.”

E.Jung

• Atinge obiectivele stabilite.
• Atinge-ți obiectivele mult mai repede decât alții.
• Capabil să obțină succes în orice domeniu de activitate.
• Are mai mult timp pentru odihnă, comunicare cu rudele și prietenii.
• Poate face mult mai multe lucruri într-o anumită perioadă de timp.
• Își poate crește veniturile și se poate pensiona prin distribuirea corectă a responsabilităților între angajați.
• Poate scăpa de oboseala cronică, nu este supusă stresului.
• Are întotdeauna un plan clar de acțiune.
• Are un sentiment de libertate interioară și își controlează în mod independent viața.

Tipuri de management al timpului

Acum există multe abordări diferite ale problemei managementului timpului. Experții disting trei tipuri principale:

• Gestionarea personală (personală) a timpului. Este asociat cu auto-dezvoltarea personală a unei persoane, cu capacitatea de a-și organiza corect și fructuos ziua.
• Management profesional al timpului ajută o persoană să-și îndeplinească eficient munca, să-și organizeze corect timpul de lucru sau să distribuie în mod rezonabil responsabilitățile într-o echipă.
• Timpul social - management reglementează relațiile interumane sau managementul timpului mai multor persoane. De exemplu, corporative.

Concepte de bază ale managementului timpului

Conceptul de management al timpului - este un mod de a înțelege și de a percepe timpul. Conceptul de management al timpului ajută la determinarea motivului și scopului pentru care o persoană trebuie să învețe cum să-și gestioneze timpul. Realizați valoarea acestui proces, precum și înțelegeți principiile de bază ale managementului timpului.

Tehnici de management al timpului- o anumită succesiune de acțiuni care vor ajuta la rezolvarea unei anumite probleme.

Sistem de management al timpului- un set de concepte și metode care vă vor permite să vă atingeți obiectivul cât mai rapid și eficient posibil.

Organizarea necorespunzătoare a muncii sau organizarea analfabetă a activităților de către conducere duce la faptul că angajații companiei simt o lipsă constantă de timp. Acest lucru afectează eficiența și succesul întreprinderii în ansamblu.

Lipsa de timp apare atunci când:

• Nu există program zilnic.
• Dacă asistentul managerului nu este conștient de rutina lui zilnică.
• Apelurile telefonice și vizitatorii distrag adesea atenția de la activitatea principală.
• Dacă managerul nu știe să distribuie responsabilitățile.
• Dacă munca se face într-o grabă constantă, ceea ce duce la oboseală rapidă.
• În cazul în care angajații nu corespund cu funcțiile lor.
• Dacă angajații își evaluează în mod inadecvat capacitățile, viteza de lucru.
• Dacă nu există motivație în rândul angajaților (de exemplu, salariul este prea mic).

Pentru a îmbunătăți eficiența întreprinderii, este necesar să se învețe angajații cum să planifice munca pentru ziua respectivă. Atunci când întocmiți un plan, trebuie să dedicați 60% din timp sarcinilor principale, 20% cazurilor neprevăzute și 20% cazurilor spontane. Principalul lucru este să obișnuiești echipa să facă planuri pentru ziua în mod sistematic și regulat.

Eficacitatea managementului timpului în management depinde de modul în care angajații sunt instruiți în planificare, prioritizare, controlul timpului pentru îndeplinirea sarcinilor, precum și succesiunea corectă a sarcinilor.

Pentru a rezolva aceste probleme, puteți invita un expert în managementul timpului sau puteți instrui managerul întreprinderii dvs., care va elibera sarcini angajaților și va monitoriza eficacitatea muncii lor. Managerul trebuie să emită atât sarcini de bază, cât și câteva sarcini de rezervă. La sfârșitul zilei, angajatul prezintă un raport de progres.

Managementul personal al timpului în managementul timpului

În ceea ce privește gestionarea personală a timpului, există reguli de bază de gestionare a timpului care se aplică în viața personală:

1. Nu luați niciodată munca acasă.
2. Organizează-ți viața în așa fel încât să ia un minim de timp.
3. Planificați din timp timpul liber. Aceasta ar trebui să includă plăcerea emoțională (mersul la cinema, teatru, concert, muzeu). La fel și fizic (sport, dans etc.).
4. Pentru odihnă, folosiți nu numai în weekend, ci cel puțin o zi la mijlocul săptămânii. De exemplu, mergeți cu bicicleta după serviciu sau mergeți la saună cu prietenii.
5. În perioada sărbătorilor, limitează apelurile, poșta, internetul pentru a te relaxa cu adevărat.

1. Regula de bază a managementului timpului este stabilirea corectă a obiectivelor.

Dacă înveți să-ți definești clar obiectivele, precum și să stabilești care sarcini sunt secundare, atunci vei economisi mult timp.

Dacă îți petreci timpul cu ceva, înseamnă că în acel moment crezi că este foarte important. Dar este? Întreabă-te, te va ajuta rezultatul acestei acțiuni să te apropii de obiectivul tău? Ce este un scop? Scopul este dorința unei persoane de ceva, atunci când întregul proces vizează rezultatul final.

Când stabiliți un obiectiv, trebuie mai întâi să determinați valorile principale.

Recunoaște-ți abilitățile și motivația. Analizați problemele, nevoile și dificultățile care pot apărea pe drumul către obiectiv. Prezintă-ți clar obiectivul în cel mai mic detaliu, rezultatul său final. Planificați-vă acțiunile, căutați resurse și începeți implementarea.

Există diferite metode de stabilire a obiectivelor. Dar toate metodele au un algoritm comun de stabilire a obiectivelor:

1. Scopul ar trebui să fie cât mai specific posibil, cu un rezultat final clar.
2. Necesitatea atingerii scopului trebuie justificată. De ce este necesar acest lucru și ce voi obține din el?
3. Scopul trebuie să fie realist, iar mecanismul pentru atingerea acestuia trebuie să fie clar.
4. Este necesar să se definească clar limitele de timp pentru care obiectivul trebuie atins.

2. A doua regulă de bază a managementului timpului este prioritizarea.

Este foarte important să știi cum să prioritizezi. Sunt lucruri care sunt mai puțin importante în atingerea scopului și sunt cele care joacă un rol major.

3. A treia regulă de bază a managementului timpului este planificarea.

După stabilirea unui obiectiv, următorul pas este planificarea. Planificarea este o parte integrantă a managementului timpului. Acesta constă din următorii pași principali:

1. Elaborarea unui plan de management al timpului.
2. Etapa redactării unui proiect, în care puteți manevra, gândiți-vă la diferite opțiuni pentru atingerea scopului.
3. Etapa de identificare a resurselor necesare.
4. Etapa de identificare a persoanelor care te pot ajuta pe drumul spre obiectiv.
5. Etapa de fixare a rezultatelor planificării sub forma unui proiect de afaceri, a unei hărți.

Când o persoană începe să se angajeze în planificare, gândirea este activată, creativitatea este activată. Făcând un plan, obiectivul tău devine mai specific, începi să înțelegi ce vrei cu adevărat și cum să-l atingi. Acesta este un fel de ghid practic de acțiune.

Până când o persoană își face un plan pentru implementarea a ceea ce își dorește, el este în permanentă reflecție asupra acestui subiect. Dar nu gândurile, ci acțiunile te aduc mai aproape de scop. Atunci când este întocmit un plan detaliat, care ia în considerare diferite modalități de a atinge obiectivul, acest lucru vă oferă posibilitatea de a manevra. Nu funcționează cu unele mijloace și metode, poți încerca altele. Planificarea dezvoltă în persoană flexibilitatea și pregătirea pentru orice situație.

Efectuarea unui plan vă oferă șanse mari de succes. A avea un plan îți oferă încredere în tine și în abilitățile tale. Toți oamenii de succes și antreprenorii fac planuri.

Tehnici de bază de planificare. Scurta descriere

1. Planificarea ABC se bazează pe faptul că trebuie să faceți mai întâi cele mai semnificative lucruri (sub litera A), apoi B și C.

Cazurile de categoria A sunt cele mai importante. Ele reprezintă 15% din toate cazurile și aduc 65% din rezultate. B - cazuri importante care reprezintă 20% din toate cazurile și aduc 20% din rezultate. Categoria C - acestea sunt cazurile de cea mai mică importanță, ele constituie 65% și dau un rezultat - 15%.

2. Regula Pareto Sau principiul 80/20. Acest principiu se aplică oricărei activități zilnice. 80% din lucrurile pe care le faci într-o zi îți oferă 20% din rezultatele pe care le dorești. Și 20% dintre lucrurile importante planificate te apropie de rezultat cu 80%.

De exemplu: 20% dintre oameni dețin 80% din capital, 80% dintre oameni dețin 20% din capital. 20% dintre clienți oferă 80% profit, iar 80% dintre clienți oferă 20% profit.

3. Sincronizare- această metodă constă în faptul că trebuie să înregistrezi fiecare minut al tuturor acțiunilor tale și cât timp ai petrecut cu ele. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți unde și pentru ce vă petreceți timpul și cum să vă ajustați programul.

4. Realizarea unei liste de sarcini- Aceasta este cea mai simplă metodă de planificare care vă permite să planificați atât timpul, cât și treburile.

Cum să faci o listă corectă de lucruri de făcut și să o urmezi?

1. Pentru început, observă-te. De cât timp aveți nevoie pentru a finaliza diferite sarcini.
2. Scrieți o listă de lucruri de făcut pentru seară.
3. Notează anumite elemente. De exemplu: mergi la magazin. Atașați o listă de cumpărături la acest articol.
4. Planifică-ți întreaga zi, nu doar munca.
5. Începeți-vă ziua făcând sarcini ușoare. Să bifezi imediat căsuțele și să te înveselești toată ziua cu gândul că să urmezi o listă de lucruri de făcut nu este atât de dificil.. De exemplu, să faci exerciții și să pregătești micul dejun.
6. Lista de lucruri de făcut ar trebui să fie mereu la vedere.
7. Nu scrie mai mult de 7 cazuri prioritare pe listă pentru a nu fi nervos mai târziu că nu ai avut timp să faci ceva.

• Încercați toate metodele de planificare și alegeți-o pe cea mai potrivită.
• Să țină o evidență.
• Nu încerca să faci totul. Fă mai întâi lucrurile cele mai importante și prioritare.
• Planifică-ți fiecare zi. Și, de asemenea, faceți un plan suplimentar pentru săptămână.
• Purtați întotdeauna cu dvs. un pix și un bloc de note.
• Începeți un jurnal de succes, acesta vă va motiva și vă va aminti că sunteți pe drumul cel bun.
• Învață să spui „nu”. Acest lucru va ajuta la evitarea comunicării cu persoane inutile, făcând lucruri inutile.
• Înainte de a face ceva, ia în considerare cât de urgent este, cât de important este și cum această acțiune te va aduce mai aproape de obiectivul tău.
• Analizează-ți obiceiurile, activitățile care îți pierd timpul. Prin sincronizare, este ușor să urmăriți acele acțiuni de care trebuie să scăpați.
• Nu face treaba altora. Nu fi un instrument pentru a atinge obiectivele altcuiva. Concentrează-te pe obiectivul tău.
• Fă-ți timp pentru auto-îmbunătățire.
• Nu te opri aici. Odată ce ați atins un obiectiv, setați-l pe următorul.

1. Stephen Covey în Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente consideră managementul timpului ca un element de autoperfecţionare. Iată sfaturile lui:

• Fă mai întâi ceea ce trebuie să faci. Nu amâna lucrurile importante pentru mai târziu.
• Scopul tău ar trebui să fie prioritar și important. Îndreptați-vă spre ea.
• Efectuați toate acțiunile în funcție de priorități.
• Nu depuneți mult efort pentru a atinge un obiectiv nesemnificativ. Resursele cheltuite și rezultatul final trebuie să fie pe măsură.
• Căutați toate modalitățile de a face viața mai ușoară.

2. David Allen sfătuiește să organizezi corect locul de muncă, pentru a achiziționa toate articolele de papetărie necesare. De asemenea, creați un dulap de fișiere, pentru fiecare caz, creați un folder corespunzător. Allen recomandă, de asemenea, să scrieți 4 liste de activități:

• Faceți o listă cu lucrurile care trebuie făcute în viitorul apropiat;
• Includeți într-o listă separată proiectele care necesită o abordare integrată;
• Faceți o listă separată a proiectelor care, dintr-un motiv sau altul, nu pot fi încă finalizate;
• Lista „într-o zi”.

3.Julia Morgenstern sfătuiește să evalueze mai întâi cât timp petreci făcându-ți sarcinile. Ce factori vă distrage atenția. Este posibil să fiți distras de rețelele sociale, responsabilități suplimentare, termene limită nerealiste sau obstacole psihologice.

• Pentru fiecare acțiune, trebuie stabilit un interval de timp.
• Dacă nu puteți efectua o acțiune, atunci analizați-o, poate că poate fi amânată pentru un timp, delegată altor angajați sau abandonată complet.
• Sortați lucrurile și treburile, curățați spațiul de tot ceea ce vă puteți descurca fără. Oferă fiecărui lucru locul său și fiecărei sarcini timpul său.

„Mănâncă o broască la micul dejun”

Pentru ca toată ziua gândurile tale să nu revină la sarcina pe care nu vrei să o faci sau să-ți fie neplăcută, începe ziua cu ea. Așa că vei fi eliberat de stresul emoțional și de povara pe care ar trebui să le duci toată ziua.

„friptură de elefant”

Dacă vă confruntați cu o sarcină globală, pentru a cărei soluție trebuie să faceți o mulțime de acțiuni, atunci împărțiți această muncă în părți. Nu faceți un elefant din el, tăiați-l în bucăți. Acest lucru va face mai ușor să începeți cu sarcina în cauză. Și, de asemenea, această abordare contribuie la o mai bună înțelegere a acestei probleme.

Învață să spui „nu”

Gestionarea timpului nu te învață cum să faci cât mai multe posibil, ci cum să faci ceea ce trebuie făcut corect. Spuneți „nu” lucrurilor inutile, oameni buni. Nu deveniți un instrument pentru ca nimeni să-și atingă obiectivele. Concentrează-te pe obiectivele tale.

Străduiți-vă pentru automatizare și simplificare maximă a activităților dvs.

Faceți lucruri similare la rând, pe măsură ce creierul se obișnuiește cu o anumită zonă de activitate. Și de fiecare dată trece prin asta mai repede.

Ascultă-ți ritmurile biologice. Lucrați într-un moment în care simțiți un val special de forță și activitate. În perioada de cea mai mică activitate, acordă-ți o pauză. Ascultă nevoile corpului tău. Uneori, o pauză de 15 minute este suficientă pentru a deschide un „al doilea vânt”.

Cele mai bune cărți de management al timpului de citit:

• Gestionarea eficientă a timpului. B. Tracy
• Conducerea timpului. Cum să reușești să trăiești și să lucrezi. G. Arhangelski
• Gestionare dificilă a timpului: preia controlul asupra vieții tale. D. Kennedy
• Munciți mai puțin, faceți mai mult. C. Gleason
• La naiba cu toate! Ia-o și fă-o. R. Branson
• Managementul extrem al timpului. N. Mrochkovsky, A. Tolkaciov
• Curs practic despre managementul timpului. I. Abramovski
• Cum să lucrezi 4 ore pe săptămână și, în același timp, să nu stai în birou „de la un apel la altul”, să trăiești oriunde și să te îmbogățești. T. Ferris
• A face lucrurile: Arta productivității fără stres. D. Allen

Eficacitatea managementului timpului depinde de respectarea regulilor sale de bază, precum și de înțelegerea clară a motivului pentru care aveți nevoie de el, a modului în care să vă gestionați timpul și a ce beneficii veți avea.

Această tehnică poate fi folosită nu numai la locul de muncă, ci și în viața de zi cu zi, încercați să vă învățați copiii la ea încă din copilărie. Măsurat - Analizat - Planificat - Executat - Analizat. Câțiva pași în stadiul inițial și repetarea repetată vor duce la efectuarea acțiunilor pe mașină, după un timp va deveni un obicei și va fi efectuată la nivel subconștient.

Gestionarea timpului este convenabilă

În general, poate și ar trebui să fie personalizat. De multe ori organizarea timpului se cere doar în acele cazuri când o facem pentru că este necesar, ați observat? Pare a fi un lucru interesant, dar poate fi puțin sătul, poate starea de spirit sau bunăstarea nu sunt potrivite, poate doar lenea, atunci trebuie să activați mecanismele interne de autodisciplină, să ajustați motivația la nivelul dorit și controlați-vă activitățile.

Și când nu trebuie să o faci, îți amintești? În două cazuri: când lenea și lenea sunt desăvârșite și când suntem atât de pasionați de muncă sau de afaceri încât nu observăm cât se grăbește timpul. În astfel de cazuri, ei spun: „Nu am avut timp să mă uit în urmă, dar ziua de lucru sa terminat”.

Unde este adevarul?

Adevărul este întotdeauna undeva la mijloc, totuși, dacă unele recomandări ajută o persoană să fie mai eficientă, atunci pot fi eficiente pentru cel puțin mai multe persoane. Acum nu vom discuta cum să ne organizăm timpul când lenea mamei ne-a biruit sau când entuziasmul arde în suflet. Îți voi împărtăși două moduri simple care pot fi eficiente pentru tine atunci când trebuie doar să lucrezi.

2 moduri simple de a-ți organiza timpul

Prima cale:

Doar fa-o.

A doua cale:

Luați mai multe pauze.

Zambesti? Văd neînțelegerea voastră... De fapt, prieteni, metodele sunt testate în timp. Vă asigur că pentru unii dintre voi vor fi un colac de salvare la momentul potrivit. Mai bine faceți mai multe pauze, poate după cincisprezece minute, poate după 10 sau 5 minute, dar chiar și în acest caz, veți merge înainte și nu veți sta pe loc. Nu vei observa cum te implici in munca si nu vei mai avea nevoie de pauze.

Despre tehnici

Acestea sunt moduri foarte simple de a-ți organiza timpul. Știu că aplicarea lucrurilor precum planificarea sarcinilor, împărțirea lucrurilor în importante și urgente, tehnica Pomodoro, ținerea unui jurnal, folosirea - etc., ca urmare, ne va grăbi semnificativ activitățile, acest lucru este incontestabil.

Dar totuși, trebuie să găsești principalul lucru pe care corpul tău îl ascultă, iar conștiința nu rezistă puternic. Găsiți ce vă va ajuta.

Împărtășim afacerea noastră

Să ne amintim încă o dată că toate treburile noastre pot fi împărțite în 4 grupuri:

• Urgent - Important
• Important - Nu este urgent
• Urgent - Nu este important
• Nu este urgent - Nu este important

Găsiți informații despre această metodă Eisenhower și aflați cum să o aplicați atunci când planificați. Și fă mai întâi cele mai importante lucruri: urgent și important. Această metodă m-a ajutat foarte mult să fac față cifrei de afaceri uriașe de cazuri, care nu avea sfârșit pe vremea când lucram ca șef al sucursalei unei companii de publicitate și, în același timp, se lucra pe mai multe domenii de egalitate. importanță în importanță.

Cine controlează pe cine?

Treptat a devenit clar că nu mă mai controla cifra de afaceri, ci gestionam afacerile și organizam cu succes timpul. Sfatul lui Artem Farievich despre „maimuța” pe care managerii mi-au pus-o constant pe gât m-au ajutat în timp, am învățat să le returnez propria „maimuță”, ei au trebuit să fie de acord cu ei înșiși. Am învățat să spun „nu” la timp, să refuz fără să jignesc o altă persoană, să închei politicos conversația dacă am înțeles că îmi fură timpul.

Prieteni, toate acestea sunt foarte interesante, de fapt. Acum, uneori, este chiar greu de înțeles ce este mai eficient în rezolvarea și îndeplinirea anumitor sarcini. Este important să înțelegeți că veți avea propriile metode care vă vor funcționa.

Când realizezi că știi să prețuiești timpul tău și al altor oameni, devine clar că începi să faci mai mult în același timp ca înainte. Stăpânești treptat arta managementului timpului, a cărei sarcină principală este să organizarea timpului.

In custodie

Prieteni, trebuie să vă amintiți întotdeauna că, dacă începe o suprasolicitare, vă puteți opri și respira adânc și expira. De asemenea, un instrument grozav - ajută! Ne dorim întotdeauna echilibru: mental, fizic și material... Viața noastră depinde direct de calitatea timpului pe care îl dedicăm muncii, familiei, prietenilor, călătoriilor.

Când știm de ce lucrăm pe cont propriu și, cu siguranță, suntem noi înșine și cei mai dragi oameni din viața noastră, fără nicio îndoială, calitatea vieții noastre se va îmbunătăți. Și tocmai asta merită să trăiești, să creăm și să realizezi un echilibru între sănătate, bogăție și fericire.