Time management jako efektivní. Time management: jak se naučit řídit svůj čas? Základní pravidla pro efektivní řízení času

"Uchovávejte čas: je to látka, ze které je vyroben život."

S. Richardson

Od dětství jsme vedeni k disciplíně a tak či onak jsme celý život nuceni dodržovat určitá omezení. Jídlo a spánek podle denního režimu, naplánované hodiny, práce a odpočinek ve vymezeném čase. Snadno se podřídíme někým pravidlům hry, ve skutečnosti pomáháme někomu jinému dosáhnout jeho cíle. Ale pokud jde o sebekázeň, mnozí nejsou připraveni vzdát se ani malých slabostí, jako je zvyk ráno spát dalších 10 minut.

Dovednost omezit se k dosažení určitých cílů- cenná dovednost, kterou nemá mnoho lidí. Ale jen jim se to nakonec podaří. Známí politici, podnikatelé, herci došli ke slávě jen díky každodenní práci ve jménu svého cíle. Schopnost, talent, dokonce i genialita je jen jedno procento úspěchu, dalších devadesát devět je dřina.

Time management je hlavní součástí systému osobní efektivity pro každého ambiciózního člověka. Nezáleží na tom, jaký je cíl: zhubnout, získat červený diplom, zahájit vlastní podnikání ... žádná z těchto věcí není možná bez sebeorganizačních schopností. Time management je praktický průvodce akcí, díky kterému si můžete sami určit své životní priority, vytvořit si vlastní vizi úspěchu. Rozvoj efektivních motivací vám umožňuje nejen ušetřit čas, ale také se rozvíjet jako člověk. Sebekázeň – život podle přísných pravidel, která si člověk stanoví sám, ve svém vlastním zájmu. Takové rigidní rámce, kupodivu, neomezují osobnost. Proti, je to jediná cesta ke skutečné svobodě.

Time - management je nejlepší nástroj pro sebezdokonalování. Za prvé, plánování učí kontrole nad vnějšími událostmi, prostředím, časem a prostorem. Dovednosti sebeovládání získané v důsledku práce na sobě vám umožňují zvládat vlastní pocity, momentální touhy, zlozvyky. A sebeovládání je znakem silné povahy s pevnou vůlí. Rozvoj koncentračních schopností umožňuje dosahovat lepších výsledků v práci a přitom vynakládat méně úsilí. Uvolňuje se tak čas pro zdokonalení intelektuálního a duchovního. Není to smyslem lidského života?

Dovednosti sebekázně se nezískají přes noc. Navíc je v sobě můžete rozvíjet pouze neustálým tréninkem síly vůle. Totéž platí pro systém řízení času. Každý, kdo chce v životě dosáhnout úspěchu, je prostě povinen zacházet s časem opatrně.

7 nejoblíbenějších technik řízení času

"Kdybych měl 9 hodin na pokácení borovice, strávil bych 6 hodin broušením sekery."

Abraham Lincoln

Existuje mnoho technik pro efektivní využití času. Upozorňujeme na nejoblíbenější techniky, bez kterých se žádný time management systém neobejde.

Eisenhowerova matice

Technika dostala své jméno na počest amerického prezidenta D. Eisenhowera, který rozdělil všechny úkoly, kterým čelil, do 4 kategorií podle jejich naléhavosti a důležitosti.

Na základě toho byly případy uspořádány v buňkách nejjednodušší matice takto:

• Kategorie A - naléhavá a důležitá, která musí být okamžitě vyřešena;
• Kategorie B – jejich rozhodnutí lze o určitou dobu odložit, ale nevyplatí se s nimi otálet;
• Kategorie B - úkoly, jejichž provedením lze delegovat třetí osoby;
• Kategorie D – věci, které je lepší poslat hned do koše, protože nestojí za čas a námahu.

Podle odborníků je chybou většiny lidí špatné stanovení priorit. Jsou ochotnější převzít úkoly z posledních dvou kategorií, protože je mnohem snazší dělat tyto věci. Rychlé výsledky přispívají k rozvoji nesprávného hodnocení osobní efektivity. Ukazuje se, že muž vynakládá úsilí na vedlejší činnosti nechat za sebou to, na čem opravdu záleží.

Technika časování

Evidence času zaměstnanců za účelem zlepšení pracovní kázně se používá již více než tucet let. Automatizační a účetní programy zaznamenávají včasný příchod a odchod, délku pracovního dne zaměstnance. Moderní technologie šly ale ještě dál. Dnes můžete nejen zjistit, zda je člověk na pracovišti přítomen, ale také zkontrolovat, co dělá.

K dnešnímu dni byly vyvinuty stovky takových řídicích systémů. Programy dokážou automaticky registrovat: nepřítomnost z důvodu nemoci, služební cesty, dovolené, volno, práce na flexibilním rozvrhu. Systém zohledňuje délku polední přestávky, předčasný odchod nebo zpoždění, nepřítomnost.

Přes veškerou svou dokonalost poskytují docházkové moduly pouze povrchní načasování, zatímco spyware jako „Maxapt QuickEye“ pomáhá sledovat práci na počítači. S jejich pomocí manažer okamžitě pochopí, že Maria Ivanovna z účetního oddělení je zaneprázdněna tím, že nepracuje na zprávě, ale komunikuje na webu Odnoklassniki. Samozřejmě, že ani s pomocí takových programů nebude možné načasovat minutu po minutě s ohledem na přestávky na kouření, čajové dýchánky, upřímné klábosení a další „čas na odpadky“, ale nejčastěji neexistuje žádný potřeba pro toto.

Paretova metoda

Zákon Vilfreda Pareta říká: "20% vašeho úsilí poskytuje 80% výsledku, zatímco zbývajících 80% přináší pouze 20% výsledku." Můžete si to vyložit i jinak: "20 % zaměstnanců přináší firmě 80 % zisku." Jednoduše řečeno, efektivně pracuje pouze 1/5 týmu. Efektivita drtivé většiny pracovníků je velmi nízká. Jejich práce je jen imitací násilné činnosti. Pokud tuto energii nasměrujete správným směrem, celková produktivita se výrazně zvýší.

Paretovou metodou je izolovat z celé masy 20 % hlavních případů a zaměřit se na ně. Rozhodnutí o tom, co je považováno za důležité a co je vedlejší, bude v každém případě individuální. Eisenhowerova matice nebo metoda analýzy ABC, která se nejčastěji používá v kombinaci s Paretovou metodou, umožňuje kategorizovat případy. Analýza ABC je nejjednodušší způsob, jak seřadit případy podle jejich aktuální důležitosti.

ABC - analýza

Tato metoda je považována za nejproduktivnější a nejvizuálnější způsob třídění případů. Umožňuje vám vyřadit vše zbytečné, zaměřit se na dosažení hlavních cílů. Podle této metody jsou všechny případy rozděleny do kategorií:

• Skupina A má nejvyšší prioritu, to jsou důležité a naléhavé záležitosti. Takové problémy musí být vyřešeny co nejdříve. Podíl těchto případů na dosažení konečného cíle je 65 %, i když jejich dokončení zabere pouze 15 % času. To znamená, že více než polovina všech prací bude dokončena v co nejkratším čase.
• Skupina B zahrnuje případy, které nejsou naléhavé, ale jsou nezbytné k provedení. Řešení takových úkolů může být svěřeno třetím osobám. Je důležité kontrolovat dobu jejich provedení, protože případy skupiny B mají tendenci přejít do kategorie A, pokud jsou lhůty porušeny.
• Skupina C – úkoly, které se běžně nazývají „kancelářský režim“. Právě na nich se tráví lví podíl pracovní doby personálu a manažera. I když člověk s nízkou kvalifikací si snadno poradí s reportováním, nákupem psacích potřeb a dalšími rutinními pracemi.

Samostatná organizace pracovní doby

Self-management je možná nejúčinnější ze všech taktik time managementu. Je použitelná jak pro jeden subjekt, tak pro kolektiv jako celek. Aby zaměstnanec pracoval produktivně, umožňuje systém materiálních pobídek a trestů. Laicky řečeno, pokuty nebo bonusy dobře stimulovat jednotlivce k plnění úkolu, který mu byl přidělen. Je třeba poznamenat, že o kompetentní organizaci pracovního procesu by se měl zajímat i samotný zaměstnanec.

Nejdůležitějším cílem sebeřízení je maximální realizace potenciálu každého člověka v práci, kreativitě i osobním životě. Použití této metody poskytuje následující výhody:

• Snižuje se čas a úsilí na dokončení pracovních úkolů;
• Zvýšená produktivita;
• Důvody pro stres, nouzové práce, spěch jsou odstraněny;
• Zvyšuje se mravní spokojenost s pracovní činností;
• Zvyšuje se kvalifikace, vzniká pobídka k osobnímu růstu.

Samospráva začíná analýzou stylu práce, která zahrnuje kompletní inventář času. Umožňuje vám identifikovat silné a slabé stránky organizace pracovního procesu a upravit je správným směrem. Popis všech činností zahrnuje:

1. Hlavní pracovní úkoly;
2. „Interference“ neboli nucené přestávky, tzv. „garbage time“.

Důvody pro ztrátu času mohou být osobní faktory, jako je dezorganizace, zanedbávání pracovních povinností, nedostatek sebekázně, touha dělat vše rychle, ve spěchu. Avšak přílišná horlivost, touha převzít všechny případy najednou, také zřídka dává pozitivní výsledek.

Známý americký obchodní kouč Dan Kennedy věří, že telefonáty, neplánované návštěvy, zdlouhavé schůzky jsou pro lídra nejhoršími žrouty času. Pokud je to možné, měly by být odstraněny nebo minimalizovány.

Metoda Pomodoro

Tuto taktickou techniku ​​s vtipným názvem vymyslel v 80. letech minulého století Ital Francesco Cirillo. Jako jeden ze zaostávajících studentů se mladý muž rozhodl začít na sobě pracovat, aby zlepšil své studijní výsledky. Po provedení podrobného „debriefingu“ si uvědomil, že se nemůže soustředit na studium, protože ho rozptylovalo mnoho malých věcí. Pak Francesco přinesl z kuchyně časovač v podobě rajčete, postavil ho před sebe a odměřil hodinu.

Prakticky se ukázalo, že dokázal soustředěně studovat vědu po dobu 25 minut. Během tohoto období nebyl student od knihy nikdy odveden. Následně bylo rozhodnuto rozdělit všechen čas vyhrazený pro třídy do bloků. Půlhodinový interval zahrnoval čas maximálního soustředění - 25 minut a také čas odpočinku, který je určen právě na ty úplně maličkosti. Metoda „pomodoro“ se dnes rozšířila díky své jednoduchosti, dostupnosti a účinnosti.

Existuje mnoho definic time managementu. Každý autor, který se snaží odhalit zadané téma, přináší do definice zadaného pojmu něco nového. Sémantické zatížení tohoto konceptu však zůstává stále stejné. „Time management“ jako proces zaměřený na vědomé a odpovědné využívání svého času (pracovního, osobního atd.), který umožňuje stanovit si smysluplné cíle a dosáhnout jich v co nejkratším čase.

Time management lze definovat jako plánování, organizování rozložení a kontrolu využití pracovní doby v organizaci a vlastního času manažera za účelem zlepšení efektivity jednotlivých oddělení a organizace jako celku.

Vzhledem k tomu, že se tržní ekonomika v Rusku začala rozvíjet teprve nedávno, a také s přihlédnutím k mentalitě ruských lidí v Rusku, má time management své vlastní charakteristiky. Plány je třeba neustále revidovat, cíle, kterým manažer čelí, nejsou vždy jasné a konzistentní. Pluralita cílů v kombinaci s existencí různých skupin a zájmů často vede k rozporům. Nemožnost stanovení jasných a konzistentních cílů vede k porušení již v první fázi sebeřízení. V důsledku toho se procesy plánování a rozhodování stávají obtížnějšími (objevují se neočekávané úkoly, nelze jednoznačně stanovit priority).

U nás je podíl času stráveného rutinní prací v časovém rozpočtu manažerů velký. To svědčí o problémech s delegováním ruských manažerů. Mnozí z nich rutinní práci nedelegují, ať už proto, že podřízení jsou již prací nabití, nebo proto, že věří, že oni sami tuto práci zvládnou lépe. Výsledkem je, že manažer nemá dostatek času na skutečně důležité, slibné úkoly. Dalším rysem ve využívání pracovní doby je, že přátelské vztahy mezi kolegy jsou v ruských firmách běžnější. Mnoho lidí upřednostňuje začít svůj pracovní den neformální komunikací s kolegy a ne těmi nejdůležitějšími věcmi; diskuse o podmínkách smlouvy se může plynule změnit v přátelský rozhovor. V Rusku se vytvořil obraz vůdce jako člověka, který neustále nemá čas, a čím více času má, tím významnější se zdá. Někteří manažeři nadšeně prohlašují, že pracují 12-13 hodin denně na znamení oddanosti své práci. Objektivně to znamená pouze to, že si člověk neumí upřednostňovat a správně organizovat čas. V zásadě to, jak efektivně lídr nakládá se svým časem, závisí na jeho osobnosti, na tom, zda chce zefektivnit svou činnost, důsledně zavádět do své práce pravidla a principy samosprávy, protože. to nevyžaduje žádné nadpřirozené úsilí ani pro ruského vůdce, ani pro osobu v jakékoli jiné zemi.

Time management zahrnuje následující prvky:

1. Stanovení cílů: schopnost vyčlenit to nejdůležitější z mnoha, dovednost přeměnit problémy v realistické pracovní úkoly s podřízením vedlejších cílů tomu hlavnímu, používat odpovědné formulace, vytvářet adekvátní motivaci a stanovovat jasná kritéria pro dosažení cíle. fotbalová branka.

2. Orientace na výsledek: "Kdo chce dosáhnout, hledá příležitosti, kdo nechce - mluví o okolnostech." Zaměření na výsledky zahrnuje přiměřenou flexibilitu, která vám umožní přizpůsobit se změnám situace, přesto zachovat kurz pro stanovené úkoly, světskou vynalézavost, která vám umožní překonat různé překážky a adekvátně využít i malé úseky pracovní doby k produktivním činnostem a schopnost vypořádat se s tradiční pracovní dobou absorbérů.

3. Metody a techniky měření času - znalost základních metod efektivního účtování vlastní pracovní doby: výběr optimálních detailů měření času, pohodlný záznamový formulář, schopnost stáhnout protest proti sebekontrole, optimální frekvence měření času. analýzy a rozbory schémat vlastní pracovní doby.

4. Způsoby a techniky plánování - schopnost určovat priority, pochopení Paretova principu a obeznámenost se systémem stanovování životních cílů B. Franklina, metodou Alpa, Eisenhowerovou maticí a ABC analýzou, znalost pravidel pro sestavení a až -do list, použití malého a středního času.

5. Techniky sebeorganizace v práci - taktika využívání vnější podpory a negativní stimulace, organizace prostředí: "připomínky", pokuty a pozitivní posilování, způsoby utváření pozitivního emočního naladění.

6. Práce s informacemi - dovednost vyhledávat adresy, schopnost pracovat s textem, vyzdvihovat hlavní teze z vedlejších informací, znalost funkcí vyhledávačů na internetu, prezentovat informace ve formě přijatelné pro zákazníka.

7. Organizace pracoviště - prostorová organizace pracoviště, operativní práce s papíry, způsoby pohodlného ukládání korespondence, eliminace rušení v práci.

8. Práce s organizérem - znalost vlastností papírových a elektronických organizérů, volba optimálního modelu, pravidla pro vedení záznamů v organizéru, zvládnutí práce s organizérem.

9. Rozdělení času a povinností: schopnost říkat „Ne“, pocit práva dávat úkoly a žádat o pomoc, dbát na včasný odpočinek, šetrné využívání času druhých lidí a pochopení vhodnosti delegování, schopnost vyjednávat se zaměstnanci a nadřízenými.

10. Schopnost organizovat lidi a situace: pochopení vhodnosti formálního a „lidského“ přístupu, zvyk rozumět před odpovědí, taktika využívání požadavků a požadavků, schopnost hrát na zájmy a zabudovat do cílů vlastní úkoly. jiných lidí.

11. Efektivní vedení: schopnost navázat kontakt se zaměstnanci, využití individuálního přístupu, dovednost pozitivního přístupu, cílenost a promyšlenost pokynů, schopnost stanovit konkrétní a realizovatelné úkoly, náročná výkonnostní kázeň, používání vzorků a další metody odborného vzdělávání zaměstnanců.

12. Organizace schůzek a práce skupin - dovednost stanovit si jasný cíl schůzky a formulovat agendu, znalost typických překážek v efektivní organizaci porad a schopnost je překonávat, schopnost pracovat s osobními ambicemi účastníků.

Mnoho výzkumníků, kteří se zabývají problematikou organizace pracovní doby, identifikuje následující důvody nedostatku pracovní doby:

1. Neustálý spěch. Ve stavu neustálého spěchu nemá vedoucí čas soustředit se na úkol, který právě plní. Jde cestou, která ho jako první napadla, místo aby přemýšlel o jiných, možná racionálnějších způsobech řešení tohoto problému.

2. Nejasné rozdělení práce podle stupně jejich důležitosti. Současně se vůdce začíná zabývat nejjednoduššími a nejpříjemnějšími, ne tak důležitými věcmi. V důsledku toho nemá dostatek času na řešení klíčových, slibných úkolů.

3. Neustálé zlepšování doma. Práce manažera do určité míry souvisí s intelektuální činností, proto je obtížné dělit duševní procesy spojené s touto činností na ty, které jsou prováděny v pracovním a volném čase. Dochází tak k pronikání pracovní doby do volného času. Zaměstnanec přitom nemá čas na odpočinek, což má vliv na jeho výkonnost a zdraví.

4. Velký proud rutinních případů, často naléhavých, jejichž zpracování zabere mnoho času.

5. „Zloději času“ – nepředvídané a kvůli nedostatečnému plánování. Největšími zloději času jsou telefonáty, nezvaní návštěvníci, případy, kterých se ujímá manažer, protože nemůže odmítnout žádost.

6. Vybíravost. Je to důsledek špatné organizace dne a také někdy závisí na impulzivitě a vlastnostech člověka.

7. Slabá pracovní motivace. Výsledkem je nízká produktivita, která vytváří chronický nedostatek času.

Analýza využití času pomůže identifikovat dočasné ztráty, ukáže silné a slabé stránky nacvičovaného pracovního stylu. Taková analýza je prostě nezbytná, pokud není známo, čemu se vůbec věnuje čas, není známo, kolik času trvá dokončení určitých úkolů, není známo, jaké faktory stimulují nebo omezují výkon. K analýze problému potřebujete spolehlivý časový záznam. Nejúčinnějším způsobem sledování času je vedení záznamů. Nejvhodnější je vést záznamy v procesu práce, protože. když to uděláte večer, můžete něco přehlédnout. Úroveň podrobnosti záznamů by měla být taková, aby bylo možné posoudit důležitost a nezbytnost každého typu práce. Abyste získali co nejobjektivnější obrázek, musíte si dělat poznámky do týdne (v případě potřeby i déle). V letáku ... je třeba zaznamenat nejen vnější zásahy, ale i případy, kdy iniciátorem porušení průběhu pracovního dne byl sám vedoucí. Je třeba identifikovat silné stránky využívání pracovní doby a aplikovat je v každodenní práci. Pro slabé stránky je nutné vyvinout strategii, jak je překonat. Nejprve by měla být každá práce analyzována pomocí následujících otázek:

Byla ta práce nutná? (pokud bylo více než 10 % pracovní doby vynaloženo na zbytečnou práci, znamená to problémy s delegováním a stanovením priorit);

Byl čas oprávněný? (pokud více než 10 % pracovní doby tvořily případy, kdy čas strávený nebyl opodstatněný, je nutné analyzovat důvody, proč tomu bylo příliš mnoho, a pokusit se je zohlednit v budoucí práci);

Stála ta práce za to? (pokud bylo více než 10 % pracovní doby věnováno úkolům, které byly nevhodné, pak je třeba věnovat pozornost plánování, organizaci, seberealizaci);

Byl záměrně stanoven časový rámec pro práci, která má být provedena? (pokud bylo více než 10 % pracovní doby věnováno úkolům, jejichž časový interval byl stanoven spontánně, pak nastávají problémy s plánováním pracovní doby).

Čím mobilnější a proměnlivější je vnější prostředí, tím větší je potřeba plánování jako prostředku rozvoje určité linie chování v tomto prostředí. Američtí vědci prokázali vysokou pozitivní korelaci mezi plánováním a úspěchem v lidském životě. Člověk, který jasně rozumí tomu, co a kdy má dělat, má zjevné výhody oproti někomu, kdo je nucen náhodně přecházet od jednoho problému k druhému, aniž by si všimnul, že lví podíl času stráví řešením sekundárních úkolů, které by mohly být delegovány na podřízení..

Plánování probíhá po etapách, nejprve na dlouhé časové období (několik let), poté je toto období rozděleno na menší časové intervaly. Čím kratší časový úsek, tím podrobnější by měl být plán. Po sestavení plánu na další roky se sestaví plán na rok a následně čtvrtletní plán, který slouží jako nástroj pro kontrolu ročního rozpočtu. Na základě ukazatelů čtvrtletního plánu je sestaven měsíční plán a desetidenní plány včetně konkrétních kvantitativních ukazatelů, kterých je potřeba v následujícím období dosáhnout. Poslední fází plánování pracovní doby je denní plán, který je nejdůležitější fází plánování. Jde o seznam konkrétních úkolů, které je třeba během dne splnit, a zahrnuje také rozdělení případů do skupin podle jejich důležitosti a zvýraznění úkolů, které je třeba delegovat.

Zásady a pravidla pro plánování vaší pracovní doby:

1. Poměr (60:40).

Praxe ukazuje, že je nejlepší plánovat jen na určitou část pracovní doby (60 %).

Události, které je obtížné předvídat, rozptýlení („propady“ času) nelze zcela beze zbytku naplánovat.

2. Sloučení úkolů – akční plán.

Pro vytvoření dobrého časového plánu je důležité mít vždy představu o nadcházejícím podnikání. Je vhodné je rozdělit na dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé úkoly, stanovit jim prioritu a v souladu s ní jednat.

3. Pravidelnost - důslednost - důslednost. Na časových plánech je potřeba pracovat pravidelně a systematicky, důsledně dotahovat započatou práci do konce.

4. Realistické plánování. Tito. musíte plánovat jen takový objem úkolů, který manažer reálně zvládne.

5. Náhrada za ztracený čas. Je lepší dohnat ztracený čas co nejdříve, například je lepší jednou večer pracovat déle, než dohánět to, co bylo ztraceno předchozího dne během dalšího celého dne.

6. Opravování výsledků místo akcí.

V plánech je nutné fixovat výsledky nebo cíle, a ne ledajaké akce, aby úsilí zpočátku směřovalo přímo k dosažení cíle. To pomůže vyhnout se neplánovaným činnostem.

7. Stanovení dočasných norem.

Zkušenosti ukazují, že se prací zpravidla tráví tolik času, kolik je k dispozici. Proto je nutné stanovit přesné časové normy, poskytnout v plánu přesně tolik času na to či ono podnikání, kolik skutečně vyžaduje.

8. Termín.

Aby se předešlo prokrastinaci a odkládání případů, je nutné stanovit přesné termíny pro všechny činnosti.

9. Recyklace - dvojitá kontrola.

Plán je třeba neustále revidovat a znovu kontrolovat, zda lze určité úkoly zcela dokončit.

10. Koordinace dočasných plánů. K úspěšné realizaci svých plánů je vedoucí potřebuje koordinovat s plány ostatních lidí (sekretářka, šéf, podřízení, kolegové).

stanovení cílů- nejdůležitější fáze plánování, protože jasně formulovaný cíl slouží k soustředění úsilí na důležité oblasti. Stanovení cílů vyžaduje ve formě jasných záměrů a přesných formulací vyjádřit své výslovné i skryté potřeby, zájmy, touhy či úkoly, stejně jako orientovat naše jednání a činy k těmto cílům a jejich realizaci.

Stanovení cílů znamená pohled do budoucnosti. Orientace a koncentrace našich sil a aktivity na to, čeho je třeba dosáhnout. Cíl tedy popisuje konečný výsledek. Nejde o to, co člověk dělá, ale o to, proč to dělá. Cíle jsou výzvou a motivují člověka k akci. Bez cílů neexistuje žádné hodnotící kritérium, podle kterého by se měla práce měřit. Cíle jsou navíc také měřítkem pro hodnocení toho, čeho bylo dosaženo. I sebelepší metoda práce je bezcenná, pokud není předem jasně a jednoznačně definováno, čeho chce člověk dosáhnout.

Cíle jsou „podněcovateli“ jednání, motivy, které určují lidskou činnost. Pokud si nějaký jedinec stanovil cíl, pak v důsledku toho vzniká stav napětí, který působí jako hnací síla a který mizí až po dosažení cíle.

Abyste si stanovili cíle, musíte myslet na budoucnost. Tradiční myšlení v rámci konkrétních úkolů je plné skutečnosti, že se člověk může ztratit v maličkostech. Myšlení z hlediska cílů podporuje podřízení konkrétního celku. Je jasné, jakým směrem se pohnout a jaký by měl být konečný výsledek.

Stanovení cílů je neustálý proces, protože cíle nejsou stanoveny jednou provždy. Mohou se v průběhu času měnit, například pokud se během následného procesu ukáže, že předchozí vnímání bylo zásadně chybné nebo že požadavky byly překročeny nebo podhodnoceny.

Stanovení cílů znamená vědomou realizaci svých činů v souladu s vůdčí linií nebo měřítkem. Zásadní význam zde má uvědomění si toho, kam člověk chce a kam nechce (tedy sebeurčení), aby neskončil tam, kam ho chtějí ostatní vzít. Branky slouží k soustředění sil na skutečně klíčové oblasti.

Znát své cíle a důsledně o ně usilovat znamená soustředit svou energii na věci, na kterých skutečně záleží, místo toho, abyste zbytečně plýtvali energií.

Znát své cíle může znamenat významnou sebemotivaci k práci. Náhodné úspěchy jsou dobré, ale vzácné. Plánované úspěchy jsou lepší, protože jsou zvládnutelné a stávají se častěji.

Předpokladem plánování – a tím i úspěchu – je přesně vědět, čeho, kdy a v jakém měřítku dosáhnout. Stanovení cílů je absolutním předpokladem plánování, rozhodování a každodenní práce.

Mnoho výzkumníků v oblasti „time managementu“ rozlišuje následující pravidla pro stanovování cílů:

1. Rozsah cílů.

Cíle v managementu jsou určeny plánovacím obdobím. Pokud se sestavuje plán do budoucna, pak se zde stanovují ty nejobecnější, strategické cíle. Odrážejí nejdůležitější, globální výsledky, kterých musí člověk dosáhnout, aby splnil úkoly, které mu byly přiděleny.

Při sestavování plánu na období 3-5 let jsou cíle formulovány konkrétněji a mnohé z nich mají velmi specifické kvantitativní charakteristiky. Tyto cíle se mohou týkat zlepšení blahobytu samotné osoby, například získání bytu, auta, umístění dítěte do prestižní vzdělávací instituce.

Nejkonkrétnější jsou cíle, kterých je potřeba dosáhnout v rámci realizace kratšího časového období. V tomto případě jsou vypracovány zcela konkrétní úkoly a stanoveny ukazatele, kterých je třeba dosáhnout.

Jak se plánovací horizont blíží ke konkrétnímu dni, rozsah cílů se zužuje. Člověk se zabývá definicí cílů pro určité období a současně se zabývá časovým plánováním a stanovuje, v jakých časových intervalech by měl být každý konkrétní výsledek dosažen.

2. Jasnost, konkrétnost a měřitelnost cílů.

Nejjednodušší způsob, jak zajistit, aby bylo cíle efektivně dosaženo, je prezentovat jej způsobem, který je kvantifikovatelný. Najít osobní životní cíle a definovat je znamená dát svému životu směr. Tím se vytvoří podmínky pro objektivní posouzení postupu prací a také těch opatření, která člověk k dosažení tohoto cíle přijímá. Jednou z metod konkretizace cílů je jejich písemná evidence, která přispívá k tomu, že jsou často zaznamenány více či méně odvážné nápady a touhy. Člověk se tak učí neustále zapojovat do svých cílů a zdokonalovat je. Při psaní jsou cíle také vizuálně otištěny a méně náchylné k zapomínání. Jsou-li cíle jasně definovány, stávají se automaticky závaznými: zafixované na papíře podporují trvalou analýzu, překontrolování a revizi.

3. Dosažitelné cíle.

Cíle, které management stanoví pro organizaci a její zaměstnance, by měly být v souladu s dostupnými finančními, výrobními a jinými zdroji. V opačném případě může organizace, která zvedne laťku příliš vysoko, skončit v katastrofální situaci.

4. Vzájemně se podporující cíle.

Cíle by si neměly odporovat, ale naopak by se měly podporovat, aby dosažení jednoho cíle nezasahovalo do dosažení ostatních. To umožňuje efektivněji řídit proces plnění zadaných úkolů v případě jakýchkoli problémů, rychle najít a odstranit příčinu.

Abyste uspěli, musíte se naučit, jak si vybrat správné cíle. Každý člověk má jeden hlavní, nejdůležitější cíl, který se dělí na mnoho malých středních cílů nižší úrovně, jejichž dosažení zajišťuje dosažení cíle vyšší úrovně a nakonec i cíle vyššího. Je nutné stanovit jasné, vzájemně dohodnuté cíle, které lze proměnit v přímé akce, aby je bylo možné přímo plánovat. Jasně definované cíle stanovené na papíře se automaticky stávají povinnými, což vede k neustálé analýze, opětovné kontrole a revizi.

Abyste něčeho dosáhli a byli úspěšní, musíte utrácet čas a peníze. K dosažení cíle co nejlépe a v rozumném čase jsou nutné určité metody a pečlivá dispozice:

Jakých cílů chcete dosáhnout?

Souhlasí spolu?

Jsou na cestě k tomu hlavnímu takzvaný vyšší cíl a určité mezicíle?

Víte, co pro to můžete sami udělat (silné stránky) a na čem musíte ještě zapracovat (slabé stránky)?

Nalezení osobních cílů lze dosáhnout pomocí následujících čtyř kroků.

(1) Rozvoj obecných představ o životních aspiracích.

(2) Diferenciace cílů v době života.

(3) Rozvoj vůdčích myšlenek v profesní oblasti.

(4) Cíle inventarizace.

Existují pravidla pro organizaci pracovního dne, která lze rozdělit do 3 skupin:

pravidla pro začátek dne, hlavní část dne a konec dne.

Pravidla pro začátek dne

1. Začněte den s pozitivním přístupem. Pokuste se najít nějaký pozitivní začátek každého dne, protože myšlení, s nímž začnete řešit výzvy, které vás čekají, je pro váš úspěch zásadní. Každé ráno si položte tři otázky:

1. Jak mě tento den může přiblížit k dosažení mých cílů?

2. Co mám dělat, abych z něj měl co nejvíc radosti?

3. Co mohu dnes udělat pro udržení svého životního stylu (pro podporu svého zdraví)?

Vytvoření pozitivního postoje obvykle nezabere více než dvě minuty. Dejte si ty dvě minuty, než začnete se svou „standardní ranní rutinou“.

2. Dobře se nasnídejte a beze spěchu – do práce. Bez spánku, bez snídaně, co nejdříve do práce – takový začátek může jen zkazit den! Neříkejte, že nemáte čas na klidnou snídani, jde o to, upřednostnit (stačí jít brzy spát, abyste se dostatečně vyspali a snídali vydatnou snídani).

3. Ve stejnou dobu začněte pracovat. Jedná se o prvek sebekázně, který přispívá k mobilizaci sil.

4. Zkontrolujte své plány na daný den. Použijte metodu analýzy ABC nebo Eisenhowerův princip. Bylo zjištěno, že desetiminutová příprava na pracovní den ušetří až dvě hodiny pracovní doby. Tak vyhrajte tyto dvě hodiny! Při plánování pracovního dne navíc zvažte následující pravidlo: musíte plánovat maximálně 60 % svého času a 40 % tvoří rezervní fond pro neočekávané a naléhavé záležitosti.

5. Pusťte se do práce bez nahromadění. Měli byste kategoricky odmítnout takový „ranní rituál“, jako jsou opakovaně použitelné pozdravy, zdlouhavé diskuse o nejnovějších zprávách atd. (Mysli na žrouty času). Samozřejmě jsou potřeba sociální kontakty a nejste robot. Lze je však přesunout na méně stresující období, jako je oběd a odpoledne.

6. První - klíčové úkoly. Pracovní den byste měli začít úkoly skupiny A, všechny ostatní úkoly mohou počkat. Neprohlížejte si nejprve korespondenci – příchozí obchodní pošta se zřídka zabývá případy, které mají nejvyšší prioritu a musí být okamžitě dokončeny.

7. Koordinujte plán dne se sekretářkou. Sekretářka, pokud ji máte, je vaším nejdůležitějším partnerem, pokud jde o vytváření optimálních podmínek pro aktivity. Měli byste mu věnovat první čas pracovního dne, i když je to pár minut. Sekretářka by si měla být vědoma vašich záležitostí. Zkoordinujte s ním všechna data, priority a plány na daný den. Dobrá sekretářka zdvojnásobí výkonnost svého šéfa a špatná sekretářka ji sníží na polovinu.

Pravidla půldenního plánování.

1. Připravte si stůl na práci. Odstraňte ze stolu všechny nepotřebné papíry pro řešení problémů skupiny A. Na ploše by nemělo být současně více než šest dokumentů. To je psychologicky opodstatněné: za prvé, další papíry absorbují čas a za druhé, pořádek na stole stimuluje pořádek v myšlenkách.

2. Stanovte si termíny. Někdy jsou vám přiděleny úkoly, protože jste také něčí podřízený. Termíny stanovené pro řešení problému jsou tedy velmi často přijímány bezpodmínečně, i když příliš nezapadají do vašich plánů. A musíme se je pokusit přizpůsobit našim zájmům a „vyjednávat“. Stručně řečeno, požádejte o dvojnásobek času, než je potřeba ke splnění daného úkolu; to je často jednodušší, než si myslíte. Co se týče zadávání úkolů podřízeným, radím jim věnovat asi o třetinu méně času, než je podle vás nutné k vyřešení problému. Pokud to bude stačit, ušetříte čas, pokud ne, stejně neztratíte.

3. Vyvarujte se akcí, které způsobují zpětnou reakci. Mnoho vůdců má tendenci zapojovat se do stále více nových případů, problémů a nápadů a tím způsobí přiměřenou reakci na své jednání, které může ovlivnit časový harmonogram. Například velmi často, když se manažer jednou (z čistého zájmu) zúčastnil schůzky, dostává další povinnosti, které nejsou stanoveny jeho plánem. Může být něčím pověřen, zařazen do pracovní skupiny apod. Proto je nejlepší si všechny úkony (dopisy, telefonické rozhovory, domluvy na termínech apod.) dvakrát prověřit z hlediska jejich nutnosti a nebezpečí reakce. .

4. Odmítněte další naléhavé problémy, které se objeví. V každém podniku, v každém oddělení vznikají různé druhy naléhavých okolností nebo nepředvídaných situací. Je třeba připomenout, že rozptýlení takzvanými naléhavými okolnostmi vede k tomu, že na chvíli zapomenete na plánované důležité věci. Zda to stojí za to udělat - rozhodněte případ od případu v závislosti na okolnostech.

"Jsme unavení a vyčerpaní ne proto, že tvrdě pracujeme, ale protože pracujeme špatně, pracujeme neorganizovaně, pracujeme hloupě."

Fyziolog N.E. Vvedenský

Čas - manažer t je technika řízení času, která zahrnuje pravidla a zásady, které pomáhají člověku správně organizovat svůj čas a dosáhnout maximální efektivity v jakémkoli podnikání. Pomocí time managementu může člověk vědomě kontrolovat čas, který tráví různými činnostmi, a zároveň zvyšovat efektivitu a produktivitu své práce či volného času. Plánování, distribuce, stanovování priorit, stanovování cílů pomáhá člověku vyrovnat se s šíleným rytmem moderního života. Time management pomáhá člověku dělat vše bez stresu a vyhnout se chronické únavě.

Zpočátku se techniky time managementu používaly pouze při podnikání, organizaci práce. Nyní se však metody time managementu používají také v osobním životě člověka, aby se dokázal vyrovnat s každodenními problémy, správně organizovat svůj volný čas a odpočinek.

Historie time managementu

Ještě ve dvacátých letech minulého století Vědecká organizace práce říkala, že efektivita využití času závisí na osobní výkonnosti člověka samotného. Objevila se Liga „Čas“, která publikovala články v novinách pod názvem „Boj o čas“. V 70. letech si získala popularitu metoda měření času, kterou vyvinul biolog Lyubishchev. Tato metoda je nástrojem rozvoje efektivního lidského myšlení, který přispívá k racionálnímu hospodaření s osobním časem a zvyšování osobní efektivity.

V roce 2007 bylo v Moskvě na Finančním a průmyslovém institutu otevřeno první oddělení time managementu. Dnes se tento směr stal velmi populárním a oblíbeným. Je spousta školení, seminářů o plánování a racionálním rozložení času.

správce času jedná se o člověka, který zohledňuje psychické vlastnosti lidí, pracovní podmínky a nabízí efektivnější pracovní rozvrhy. Dokáže v člověku odhalit všechny jeho skryté rezervy a navrhnout, jak zvýšit jeho výkonnost.

Proces komunikace mezi time managerem a klientem je podobný psychologické konzultaci, při které člověku naslouchá, dává tipy a rady, jak si rozvrhnout čas, kolik času věnovat odpočinku, jak si stanovit priority. Jak si naplánovat den tak, abyste vše zvládli bez stresu.

Time manažeři vedou nejen individuální konzultace. Často jsou zváni společnostmi jako odborníci, aby pomohli zlepšit pracovní proces. V první řadě naučit manažera, jak si správně rozvrhnout pracovní čas a správně rozdělit povinnosti v týmu. Studují činnost společnosti, množství času potřebného k řešení určitých problémů. Po shromáždění informací a analýze provede správce času úpravy každodenní rutiny společnosti.

• Analýza času stráveného na určitých úkolech.
• Prohlášení, formulace a definice cíle.
• Vytvoření plánu k dosažení cíle a také stanovení priorit.
• Realizace cíle. Tip, jaké kroky podniknout podle plánu.
• Vytváření seznamů věcí, které je třeba udělat.
• Záznam času s časomírou.

Jaké výhody má člověk, který se naučil správně si plánovat čas?

„Ztracený čas je existence; Čas použitý k dobrému využití je život."

E.Jung

• Dosahuje stanovených cílů.
• Dosáhněte svých cílů mnohem rychleji než ostatní.
• Schopnost dosáhnout úspěchu v jakékoli oblasti činnosti.
• Má více času na odpočinek, komunikaci s příbuznými a přáteli.
• Dokáže udělat mnohem více věcí za daný čas.
• Správným rozdělením povinností mezi zaměstnance může zvýšit svůj příjem a odejít do důchodu.
• Dokáže se zbavit chronické únavy, nepodléhá stresu.
• Vždy má jasný akční plán.
• Má pocit vnitřní svobody a nezávisle řídí svůj život.

Typy time managementu

Nyní existuje mnoho různých přístupů k problému řízení času. Odborníci rozlišují tři hlavní typy:

• Osobní (osobní) time management. Je spojena s osobním seberozvojem člověka, schopností správně a plodně organizovat svůj den.
• Profesionální time management pomáhá člověku efektivně vykonávat svou práci, správně si organizovat pracovní dobu nebo rozumně rozdělovat povinnosti v týmu.
• Společenský čas - management upravuje mezilidské vztahy nebo time management více lidí. Například firemní.

Základní pojmy time managementu

Koncepce řízení času - je to způsob chápání a vnímání času. Koncept time managementu pomáhá určit důvod a účel, proč se člověk potřebuje naučit řídit svůj čas. Uvědomit si hodnotu tohoto procesu a také porozumět základním principům time managementu.

Techniky řízení času- určitý sled akcí, které pomohou vyřešit konkrétní problém.

Systém řízení času- soubor konceptů a metod, které vám umožní dosáhnout vašeho cíle co nejrychleji a nejefektivněji.

Nesprávná organizace práce nebo negramotná organizace činností ze strany vedení vede k tomu, že zaměstnanci firem pociťují neustálý nedostatek času. To ovlivňuje efektivitu a úspěšnost podniku jako celku.

K nedostatku času dochází, když:

• Neexistuje žádný denní rozvrh.
• Pokud si asistent manažera není vědom svého denního režimu.
• Telefonáty a návštěvy často odvádějí pozornost od hlavní činnosti.
• Pokud manažer neví, jak rozdělit povinnosti.
• Pokud se práce provádí v neustálém spěchu, což vede k rychlé únavě.
• Pokud zaměstnanci neodpovídají jejich pozicím.
• Pokud zaměstnanci nedostatečně hodnotí své schopnosti, rychlost práce.
• Pokud mezi zaměstnanci není žádná motivace (například plat je příliš nízký).

Pro zvýšení efektivity podniku je nutné naučit zaměstnance, jak plánovat práci na daný den. Při sestavování plánu je třeba věnovat 60 % času hlavním úkolům, 20 % nepředvídatelným a 20 % spontánním případům. Hlavní je navyknout tým, aby si plánoval na den systematicky a pravidelně.

Efektivita time managementu v managementu závisí na tom, jak jsou zaměstnanci vyškoleni v plánování, stanovování priorit, kontrole času na plnění úkolů a také na správném sledu úkolů.

K řešení těchto problémů si můžete pozvat odborníka na time management nebo vyškolit manažera vašeho podniku, který bude zaměstnancům zadávat úkoly a sledovat efektivitu jejich práce. Manažer musí vydat základní i několik náhradních úkolů. Na konci dne zaměstnanec předloží zprávu o postupu.

Osobní time management v time managementu

Pokud jde o osobní time management, existují základní pravidla time managementu, která platí v osobním životě:

1. Nikdy si nenoste práci domů.
2. Uspořádejte si život tak, aby vám zabral minimum času.
3. Volný čas plánujte předem. To by mělo zahrnovat emocionální požitek (návštěva kina, divadla, koncertu, muzea). Stejně tak fyzické (sport, tanec atd.).
4. K odpočinku využijte nejen víkendy, ale alespoň jeden den uprostřed týdne. Po práci si třeba zajeďte na kolo nebo zajděte s přáteli do sauny.
5. Během prázdnin omezte volání, poštu, internet, abyste si opravdu odpočinuli.

1. Základním pravidlem time managementu je správné stanovení cílů.

Pokud se naučíte jasně definovat své cíle a také určit, které úkoly jsou vedlejší, pak ušetříte spoustu času.

Pokud něčemu věnujete svůj čas, znamená to, že si v tu chvíli myslíte, že je to velmi důležité. Ale je to tak? Zeptejte se sami sebe, pomůže vám výsledek této akce přiblížit se k vašemu cíli? co je to cíl? Cílem je touha člověka po něčem, kdy celý proces směřuje ke konečnému výsledku.

Při stanovování cíle musíte nejprve určit hlavní hodnoty.

Uvědomte si své schopnosti a motivaci. Analyzujte problémy, potřeby a obtíže, které mohou nastat na cestě k cíli. Jasně prezentujte svůj cíl do nejmenších detailů, jeho konečný výsledek. Naplánujte si své akce, vyhledejte zdroje a začněte implementovat.

Existují různé metody stanovení cílů. Ale všechny metody mají společný algoritmus pro stanovení cílů:

1. Cíl by měl být co nejkonkrétnější s jasným konečným výsledkem.
2. Potřeba dosáhnout cíle musí být zdůvodněna. Proč je to potřeba a co tím získám?
3. Cíl musí být realistický a mechanismus jeho dosažení musí být jasný.
4. Je nutné jasně definovat časové limity, za které musí být cíle dosaženo.

2. Druhým základním pravidlem time managementu je stanovení priorit.

Vědět, jak stanovit priority, je velmi důležité. Jsou věci, které jsou pro dosažení cíle méně důležité, a jsou ty, které hrají hlavní roli.

3. Třetím základním pravidlem time managementu je plánování.

Po stanovení cíle je dalším krokem plánování. Plánování je nedílnou součástí time managementu. Skládá se z následujících hlavních kroků:

1. Sestavení plánu řízení času.
2. Fáze vypracování projektu, ve které můžete manévrovat, přemýšlet o různých možnostech dosažení cíle.
3. Fáze identifikace potřebných zdrojů.
4. Fáze identifikace lidí, kteří vám mohou pomoci na cestě k cíli.
5. Fáze fixace výsledků plánování ve formě obchodního projektu, mapy.

Když se člověk začne věnovat plánování, aktivuje se myšlení, zapne se kreativita. Vytvořením plánu se váš cíl stane konkrétnějším, začnete chápat, co vlastně chcete a jak toho dosáhnout. Jedná se o jakýsi praktický průvodce akcí.

Dokud si člověk neudělá plán na realizaci toho, co chce, je v neustálé reflexi tohoto tématu. Ale ne myšlenky, ale činy vás přibližují k cíli. Když je vypracován podrobný plán, který bere v úvahu různé způsoby, jak dosáhnout cíle, máte možnost manévrovat. S některými prostředky a metodami to nefunguje, můžete zkusit jiné. Plánování rozvíjí v člověku flexibilitu a připravenost na jakékoli situace.

Sestavení plánu vám dává vysokou šanci na úspěch. Mít plán vám dává důvěru v sebe a své schopnosti. Všichni úspěšní lidé a podnikatelé plánují.

Základní plánovací techniky. Stručný popis

1. plánování ABC je založeno na tom, že nejdříve musíte udělat to nejdůležitější (pod písmenem A) a poté B a C.

Případy kategorie A jsou nejdůležitější. Tvoří 15 % všech případů a přinášejí 65 % výsledků. B - důležité případy, které tvoří 20 % všech případů a přinášejí 20 % výsledků. Kategorie C – to jsou případy nejméně důležité, tvoří 65 % a dávají výsledek – 15 %.

2. Paretovo pravidlo Nebo princip 80/20. Tento princip platí pro jakoukoli každodenní činnost. 80 % věcí, které děláte za den, vám dává 20 % výsledků, které chcete. A 20 % naplánovaných důležitých věcí vás o 80 % přiblíží výsledku.

Například: 20 % lidí vlastní 80 % kapitálu, 80 % lidí vlastní 20 % kapitálu. 20% klientů dává 80% zisk a 80% klientů dává 20% zisk.

3. Načasování- tato metoda spočívá v tom, že musíte zaznamenávat každou minutu všech svých akcí a kolik času jste na nich strávili. To vám pomůže pochopit, kde a čím trávíte čas a jak upravit svůj rozvrh.

4. Vytvoření seznamu úkolů- Toto je nejjednodušší plánovací metoda, která vám umožní plánovat čas i záležitosti.

Jak si vytvořit správný seznam úkolů a dodržovat ho?

1. Pro začátek pozorujte sami sebe. Kolik času potřebujete na dokončení různých úkolů.
2. Napište si seznam úkolů na večer.
3. Zapište si konkrétní položky. Například: jít do obchodu. K této položce připojte nákupní seznam.
4. Naplánujte si celý den, nejen práci.
5. Začněte svůj den tím, že budete dělat jednoduché úkoly. Okamžitě zaškrtnout políčka a rozveselit se na celý den s myšlenkou, že dodržovat seznam úkolů není tak těžké.. Například cvičit a připravovat snídani.
6. Seznam úkolů by měl být vždy na očích.
7. Nepište si na seznam více než 7 prioritních případů, abyste nebyli později nervózní, že jste nestihli něco udělat.

• Vyzkoušejte všechny způsoby plánování a vyberte si ten nejvhodnější.
• Uchovávejte záznamy.
• Nesnažte se dělat všechno. Nejprve udělejte nejdůležitější a prioritní věci.
• Naplánujte si každý den. A také si udělejte další plán na týden.
• Vždy s sebou noste pero a poznámkový blok.
• Založte si deník úspěchu, bude vás motivovat a připomene vám, že jste na správné cestě.
• Naučte se říkat „ne“. To pomůže vyhnout se komunikaci s nepotřebnými lidmi, dělat zbytečné věci.
• Než něco uděláte, zvažte, jak je to naléhavé, důležité a jak vás tato akce přiblíží k vašemu cíli.
• Analyzujte své návyky, činnosti, které plýtvají vaším časem. Načasováním je snadné sledovat akce, kterých se potřebujete zbavit.
• Nedělejte práci jiných lidí. Nebuďte nástrojem k dosažení cílů někoho jiného. Soustřeďte se na svůj cíl.
• Udělejte si čas na sebezdokonalování.
• Nezastavujte se tam. Jakmile dosáhnete jednoho cíle, stanovte si další.

1. Stephen Covey v knize 7 návyků vysoce efektivních lidí považuje time management za prvek sebezdokonalování. Zde jsou jeho tipy:

• Udělejte to, co musíte udělat jako první. Neodkládejte důležité věci na později.
• Váš cíl by měl být prioritní a důležitý. Pohybujte se k ní.
• Provádějte všechny akce na základě priorit.
• Nevynakládejte mnoho úsilí na dosažení bezvýznamného cíle. Vynaložené zdroje a konečný výsledek musí být úměrné.
• Hledejte všechny způsoby, jak si usnadnit život.

2. David Allen radí správně organizovat pracoviště, získat všechny potřebné psací potřeby. Vytvořte také kartotéku, pro každý případ vytvořte odpovídající složku. Allen také doporučuje napsat si 4 seznamy úkolů:

• Udělejte si seznam věcí, které je třeba v blízké budoucnosti udělat;
• Zahrnout do samostatného seznamu projekty, které vyžadují integrovaný přístup;
• Vytvořte samostatný seznam projektů, které z toho či onoho důvodu ještě nelze dokončit;
• Seznam "Jednou".

3.Julia Morgenstern radí nejprve zhodnotit kolik času strávíte plněním svých úkolů. Jaké faktory vás rozptylují. Mohou vás rozptylovat sociální sítě, povinnosti navíc, nereálné termíny nebo psychologické překážky.

• Pro každou akci musí být stanoven časový rámec.
• Pokud nemůžete provést nějakou akci, analyzujte ji, možná ji lze na chvíli odložit, delegovat na jiné zaměstnance nebo úplně opustit.
• Třídit věci a záležitosti, vyčistit prostor od všeho, bez čeho se obejdete. Dejte každé věci její místo a každému úkolu čas.

"Snězte k snídani žábu"

Aby se vám celý den myšlenky nevracely k úkolu, který se vám nechce nebo je vám nepříjemný, začněte den s ním. Osvobodíte se tak od emočního stresu a zátěže, kterou byste s sebou museli nést celý den.

"Sloní steak"

Pokud stojíte před globálním úkolem, pro jehož řešení musíte udělat spoustu akcí, rozdělte tuto práci na části. Nedělejte z toho slona, ​​nakrájejte ho na kousky. Usnadní vám to začít s daným úkolem. A také tento přístup přispívá k lepšímu pochopení tohoto problému.

Naučte se říkat "ne"

Time management vás neučí, jak toho udělat co nejvíc, ale jak dělat to, co je potřeba udělat správně. Řekněte „ne“ zbytečným věcem, lidi. Nestaňte se pro nikoho nástrojem k dosažení jeho cílů. Soustřeďte se na své cíle.

Usilujte o automatizaci a maximální zjednodušení svých činností.

Dělejte podobné věci v řadě, protože si mozek zvykne na určitou oblast činnosti. A pokaždé se přes to dostane rychleji.

Poslouchejte své biologické rytmy. Pracujte v době, kdy cítíte zvláštní nával síly a aktivity. V období nejmenší aktivity si dopřejte pauzu. Naslouchejte potřebám svého těla. Někdy stačí 15minutová přestávka, aby se otevřel „druhý dech“.

Nejlepší knihy o time managementu ke čtení:

• Efektivní řízení času. B. Tracy
• Jízda časem. Jak zvládat život a práci. G. Archangelského
• Přísné řízení času: převezměte kontrolu nad svým životem. D. Kennedy
• Pracujte méně, dělejte více. C. Gleason
• K čertu s tím vším! Vezměte to a udělejte to. R. Branson
• Extrémní time management. N. Mrochkovskij, A. Tolkačev
• Praktický kurz time managementu. I. Abramovský
• Jak pracovat 4 hodiny týdně a přitom se nepoflakovat v kanceláři „od hovoru do hovoru“, žít kdekoli a zbohatnout. T. Ferris
• Udělat věci do konce: Umění produktivity bez stresu. D. Allen

Efektivita time managementu závisí na tom, jak budete dodržovat jeho základní pravidla a také jasně pochopíte, proč to potřebujete, jak nakládat se svým časem a jaké výhody z toho budete mít.

Tato technika se dá využít nejen v práci, ale i v běžném životě, snažte se k ní učit své děti už od dětství. Měřeno - Analyzováno - Plánováno - Provedeno - Analyzováno. Několik kroků v počáteční fázi a opakované opakování povede k provedení akcí na stroji, po nějaké době se to stane zvykem a bude se provádět na podvědomé úrovni.

Time management je pohodlný

Obecně platí, že může a měl by být přizpůsoben. Často je organizace času vyžadována pouze v těch případech, kdy to děláme, protože je to nutné, všimli jste si? Zdá se to být zajímavá věc, ale může být trochu otrávený, možná není vhodná nálada nebo pohoda, možná jen lenost, pak musíte zapnout vnitřní mechanismy sebekázně, přizpůsobit motivaci požadovanou úroveň a ovládat své aktivity.

A když to nemusíte dělat, vzpomínáte? Ve dvou případech: když je lenost a zahálka úplná a když jsme tak zapálení pro práci nebo podnikání, že nevnímáme, jak čas spěchá. V takových případech říkají: "Neměl jsem čas se ohlédnout, ale pracovní den skončil."

kde je pravda?

Pravda je vždy někde uprostřed, nicméně pokud některá doporučení pomohou být efektivnější jednomu člověku, pak mohou být účinná minimálně pro několik dalších lidí. Teď nebudeme rozebírat, jak si zorganizovat čas, když nás přemohla mateřská lenost, nebo když v duši hoří nadšení. Podělím se s vámi o dva jednoduché způsoby, které pro vás mohou být účinné, když zrovna potřebujete pracovat.

2 snadné způsoby, jak si zorganizovat čas

První způsob:

Prostě to udělej.

Druhý způsob:

Jen si dej více přestávek.

usmíváš se? Vidím vaše nedorozumění... Ve skutečnosti, přátelé, metody jsou prověřené časem. Ujišťuji vás, že pro některé z vás budou v pravý čas záchranou. Je lepší dělat si více přestávek, třeba po patnácti minutách, možná po 10 nebo 5 minutách, ale i v tomto případě půjdete dopředu a nebudete stát na místě. Nebudete si všímat, jak se zapojíte do práce a už nebudete potřebovat přestávky.

O technikách

Jsou to velmi jednoduché způsoby, jak si zorganizovat čas. Vím, že aplikace takových věcí, jako je plánování úkolů, rozdělování úkolů na důležité a naléhavé, technika Pomodoro, vedení deníku, používání - atd., ve výsledku výrazně zrychlí naši činnost, to je neoddiskutovatelné.

Ale přesto musíte najít to hlavní, co vaše tělo poslouchá, a vědomí se tomu silně nebrání. Najděte, co vám pomůže.

Sdílíme naše podnikání

Ještě jednou si připomeňme, že všechny naše záležitosti lze rozdělit do 4 skupin:

• Naléhavé – důležité
• Důležité – není naléhavé
• Naléhavé – není důležité
• Není naléhavé – není důležité

Najděte informace o této Eisenhowerově metodě a naučte se, jak ji použít při plánování. A nejdříve udělejte ty nejdůležitější věci: naléhavé a důležité. Tato metoda mi velmi pomohla vyrovnat se s obrovskou fluktuací případů, která neměla konce v době, kdy jsem pracoval jako vedoucí pobočky reklamní společnosti, a zároveň se pracovalo na několika rovnocenných oblastech. důležitost v důležitosti.

Kdo koho kontroluje?

Postupně se ukázalo, že už mě neovládá obrat, ale řídím záležitosti a úspěšně si organizuji čas. Rada Artema Farieviche o „opici“, kterou mi manažeři neustále nasazovali na krk, včas pomohla, naučil jsem se jim vracet jejich vlastní „opici“, museli s tím sami souhlasit. Naučil jsem se říkat „ne“ včas, odmítnout, aniž bych urazil jinou osobu, zdvořile ukončit konverzaci, pokud jsem pochopil, že mi krade čas.

Přátelé, to vše je ve skutečnosti velmi zajímavé. Nyní je někdy dokonce obtížné pochopit, co je efektivnější při řešení a provádění určitých úkolů. Je důležité pochopit, že budete mít své vlastní metody, které pro vás budou fungovat.

Když si uvědomíte, že si umíte vážit svého času a času ostatních lidí, je jasné, že začnete dělat více ve stejnou dobu jako dříve. Postupně si osvojíte umění time managementu, jehož hlavním úkolem je organizace času.

Ve vazbě

Přátelé, musíte si vždy pamatovat, že pokud začne přetížení, můžete se zastavit a zhluboka se nadechnout a vydechnout. Také skvělý nástroj - pomáhá! Vždy chceme rovnováhu: duševní, fyzickou i materiální... Náš život přímo závisí na kvalitě našeho času, který věnujeme práci, rodině, přátelům, cestování.

Když víme, proč pracujeme na vlastní pěst, a to jsme jistě my sami a nejdražší lidé v našich životech, kvalita našeho života se bezpochyby zlepší. A to je přesně to, co stojí za to žít, vytvářet a dosahovat rovnováhy mezi zdravím, bohatstvím a štěstím.