Gestão do tempo tão eficiente. Gestão do tempo: como aprender a gerir o seu tempo? Regras básicas para gerenciamento eficaz do tempo

"Mantenha o tempo: é o tecido do qual a vida é feita."

S. Richardson

Aprendemos disciplina desde a infância e, de uma forma ou de outra, somos forçados a aderir a certas restrições por toda a vida. Comer e dormir de acordo com a rotina diária, aulas programadas, trabalhar e descansar no tempo previsto. Obedecemos facilmente às regras do jogo de outra pessoa, de fato, ajudando outra pessoa a atingir seu objetivo. Mas quando se trata de autodisciplina, muitos não estão dispostos a desistir nem mesmo de pequenas fraquezas, como o hábito de dormir 10 minutos a mais pela manhã.

Habilidade limite-se para atingir certos objetivos- uma habilidade valiosa que poucas pessoas possuem. Mas só eles, no final, conseguem. Políticos, empresários e atores famosos só alcançaram a fama graças ao trabalho diário em nome de seu objetivo. Habilidade, talento e até genialidade são apenas um por cento do sucesso, os outros noventa e nove são trabalho duro.

A gestão do tempo é o principal componente do sistema de eficácia pessoal para qualquer pessoa ambiciosa. Não importa qual seja o objetivo: perder peso, obter um diploma vermelho, abrir seu próprio negócio ... nada disso é possível sem habilidades de auto-organização. A gestão do tempo é um guia prático de ação, graças ao qual você pode determinar suas próprias prioridades de vida, criar sua própria visão de sucesso. O desenvolvimento de motivações eficazes permite não só poupar tempo, mas desenvolver-se como pessoa. Autodisciplina - viver de acordo com regras estritas que uma pessoa estabelece para si mesma, em seu próprio interesse. Essas estruturas rígidas, curiosamente, não limitam a personalidade. Contra, é o único caminho para a verdadeira liberdade.

Tempo - o gerenciamento é a melhor ferramenta para o autoaperfeiçoamento. Em primeiro lugar, o planejamento ensina o controle sobre eventos externos, ambiente, tempo e espaço. As habilidades de autocontrole adquiridas como resultado do trabalho sobre si mesmo permitem que você controle seus próprios sentimentos, desejos momentâneos, maus hábitos. E o autocontrole é um sinal de uma natureza forte e obstinada. O desenvolvimento de habilidades de concentração permite alcançar melhores resultados no trabalho, gastando menos esforço. Assim, o tempo é liberado para o aperfeiçoamento intelectual e espiritual. Não é esse o significado da vida humana?

Habilidades de autodisciplina não são adquiridas da noite para o dia. Além disso, você pode desenvolvê-los em si mesmo apenas treinando constantemente a força de vontade. O mesmo vale para o sistema de gerenciamento de tempo. Quem deseja ter sucesso na vida é simplesmente obrigado a tratar o tempo com cuidado.

As 7 técnicas de gerenciamento de tempo mais populares

“Se eu tivesse 9 horas para derrubar um pinheiro, passaria 6 horas afiando meu machado.”

Abraham Lincoln

Existem muitas técnicas para o uso eficiente do tempo. Chamamos a sua atenção para as técnicas mais populares, sem as quais nenhum sistema de gerenciamento de tempo pode funcionar.

Matriz de Eisenhower

A técnica recebeu esse nome em homenagem ao presidente dos Estados Unidos, D. Eisenhower, que dividiu todas as tarefas que enfrentou em 4 categorias, pautadas por sua urgência e importância.

Com base nisso, os casos foram dispostos nas células da matriz mais simples da seguinte forma:

• Categoria A - urgente e importante, que deve ser resolvida imediatamente;
• Categoria B - sua decisão pode ser adiada por um determinado período, mas não vale a pena atrasar com eles;
• Categoria B - tarefas cuja execução pode ser delegada a terceiros;
• Categoria D - coisas que é melhor enviar para o lixo imediatamente, porque não valem o tempo e o esforço.

Segundo especialistas, o erro da maioria das pessoas é a priorização errada. Eles estão mais dispostos a assumir as tarefas das duas últimas categorias, pois é muito mais fácil fazer essas coisas. Resultados rápidos contribuem para o desenvolvimento de uma avaliação incorreta da eficácia pessoal. Acontece que o homem gasta esforço em atividades secundárias deixando para trás o que realmente importa.

técnica de cronometragem

O registro do tempo dos funcionários para melhorar a disciplina de trabalho é usado há mais de uma dúzia de anos. Os programas de automação e contabilidade registram a chegada e a saída pontuais, a duração da jornada de trabalho do funcionário. Mas a tecnologia moderna foi ainda mais longe. Hoje você pode não apenas descobrir se uma pessoa está presente no local de trabalho, mas também verificar o que ela está fazendo.

Centenas de tais sistemas de controle foram desenvolvidos até o momento. Os programas são capazes de registrar automaticamente: ausência por motivo de doença, viagens de negócios, férias, folgas, trabalho em horário flexível. O sistema leva em consideração a duração do intervalo para almoço, saídas ou atrasos intempestivos, absenteísmo.

Apesar de toda a sua perfeição, os módulos de atendimento fornecem apenas temporização superficial, enquanto spywares como o "Maxapt QuickEye" ajudam a rastrear o trabalho no computador. Com a ajuda deles, o gerente entenderá imediatamente que Maria Ivanovna, do departamento de contabilidade, está ocupada não trabalhando no relatório, mas se comunicando no site Odnoklassniki. É claro que, mesmo com a ajuda de tais programas, não será possível fazer uma cronometragem minuto a minuto, levando em consideração pausas para fumar, chás, conversas sinceras e outras “horas do lixo”, mas na maioria das vezes não há necessidade disso.

método de Pareto

A Lei de Vilfredo Pareto afirma: “20% de seus esforços fornecem 80% do resultado, enquanto os 80% restantes trazem apenas 20% do resultado.” Você pode interpretar de outra forma: "20% dos funcionários trazem para a empresa 80% dos lucros". Simplificando, apenas 1/5 da equipe trabalha de forma eficaz. A eficiência da grande maioria dos trabalhadores é muito baixa. O trabalho deles é apenas uma imitação de atividade violenta. Se você direcionar essa energia na direção certa, a produtividade geral aumentará significativamente.

O método de Pareto é isolar de toda a massa de 20% dos casos principais e focar neles. A decisão sobre o que é considerado importante e o que é secundário será individual em cada caso. A matriz de Eisenhower ou o método de análise ABC, que é mais frequentemente usado em combinação com o método de Pareto, permite categorizar os casos. A análise ABC é a maneira mais simples de classificar os casos de acordo com sua importância atual.

ABC - análise

Esse método é considerado a maneira mais produtiva e visual de classificar casos. Ele permite que você elimine todos os desnecessários, concentre-se em alcançar os objetivos principais. De acordo com este método, todos os casos são divididos em categorias:

• O grupo A tem a maior prioridade, são assuntos importantes e urgentes. Tais problemas devem ser resolvidos o mais rápido possível. A contribuição desses casos para o alcance do objetivo final é de 65%, embora demore apenas 15% do tempo para concluí-los. Ou seja, mais da metade de todo o trabalho será concluído no menor tempo possível.
• O grupo B inclui casos que não são urgentes, mas necessários para a execução. A solução de tais tarefas pode ser confiada a terceiros. É importante controlar o tempo de sua execução, pois os casos do grupo B tendem a passar para a categoria A caso os prazos sejam descumpridos.
• Grupo C - tarefas comumente chamadas de "rotina de escritório". É com eles que se gasta a maior parte do tempo de trabalho dos funcionários e do gerente. Embora uma pessoa com baixas qualificações possa facilmente lidar com relatórios, comprar artigos de papelaria e outros trabalhos de rotina.

Organização independente do tempo de trabalho

O autogerenciamento é talvez a mais eficaz de todas as táticas de gerenciamento de tempo. É aplicável tanto a um único sujeito quanto ao coletivo como um todo. Para garantir que o funcionário trabalhe de forma produtiva, o sistema de incentivos e punições materiais permite. Em termos leigos, multas ou bônus bem estimular o indivíduo a realizar a tarefa que lhe foi atribuída. Ressalta-se que o próprio empregado também deve se interessar pela organização competente do processo de trabalho.

O objetivo mais importante da autogestão é a realização máxima do potencial de cada pessoa no trabalho, na criatividade e na vida pessoal. O uso desse método oferece os seguintes benefícios:

• O tempo e o esforço para concluir as tarefas de trabalho são reduzidos;
• Produtividade aumentada;
• Motivos de estresse, trabalho de emergência, pressa são eliminados;
• A satisfação moral com a atividade laboral aumenta;
• As qualificações aumentam, há um incentivo para o crescimento pessoal.

A autogestão começa com uma análise do estilo de trabalho que inclui um inventário completo do tempo. Ele permite identificar os pontos fortes e fracos da organização do processo de trabalho, ajustá-los na direção certa. Uma descrição de todas as atividades inclui:

1. Principais tarefas de trabalho;
2. "Interferência" ou pausas forçadas, o chamado "tempo de lixo".

Os motivos da perda de tempo podem ser fatores pessoais, como desorganização, descuido com os deveres de trabalho, falta de autodisciplina, vontade de fazer tudo rápido, com pressa. Porém, o zelo excessivo, a vontade de assumir todos os casos de uma vez, também raramente dá resultado positivo.

O conhecido treinador de negócios americano Dan Kennedy acredita que telefonemas, visitantes não programados e reuniões prolongadas são as piores perdas de tempo para um líder. Se possível, devem ser eliminados ou minimizados.

O Método Pomodoro

Essa técnica tática de nome engraçado foi inventada na década de 80 do século passado pelo italiano Francesco Cirillo. Sendo um dos alunos atrasados, o jovem decidiu começar a trabalhar em si mesmo para melhorar seu desempenho acadêmico. Após realizar um "debriefing" detalhado, ele percebeu que não conseguia se concentrar nos estudos, distraindo-se com muitas pequenas coisas. Então Francesco trouxe da cozinha um cronômetro em forma de tomate, colocou-o à sua frente e cronometrou a aula.

Praticamente, foi revelado que ele conseguiu estudar ciências com concentração por 25 minutos. Durante este período, o aluno nunca se distraiu do livro. Posteriormente, foi decidido dividir todo o tempo alocado para as aulas em blocos. O intervalo de meia hora incluiu o tempo de concentração máxima - 25 minutos, bem como o tempo de descanso, que é destinado apenas para aquelas ninharias. O método "pomodoro" tornou-se amplamente difundido hoje, devido à sua simplicidade, acessibilidade e eficácia.

Existem muitas definições de gerenciamento de tempo. Cada autor que tenta revelar o tópico especificado traz algo novo para a definição do conceito especificado. No entanto, a carga semântica desse conceito ainda permanece a mesma. "Gestão do tempo" como um processo que visa o uso consciente e responsável do próprio tempo (profissional, pessoal, etc.), que permite estabelecer metas significativas e alcançá-las no menor tempo possível.

A gestão do tempo pode ser definida como planejamento, organização, distribuição e controle sobre o uso do tempo de trabalho na organização e do próprio gerente, a fim de melhorar a eficiência de departamentos individuais e da organização como um todo.

Pelo fato de a economia de mercado ter começado a se desenvolver na Rússia não faz muito tempo, e também levando em consideração a mentalidade do povo russo na Rússia, o gerenciamento do tempo tem características próprias. Os planos têm que ser constantemente revistos, as metas que se colocam ao gestor nem sempre são claras e consistentes. A pluralidade de objetivos, aliada à existência de diferentes grupos e interesses, muitas vezes leva a contradições. A impossibilidade de estabelecer metas claras e consistentes leva a uma violação logo no primeiro estágio da autogestão. Consequentemente, os processos de planejamento e tomada de decisão tornam-se mais difíceis (aparecem tarefas inesperadas, é impossível priorizar com clareza).

Em nosso país, é grande a proporção de tempo gasto em trabalhos rotineiros no orçamento de tempo dos gestores. Isso indica problemas com a delegação de gerentes russos. Muitos deles não delegam trabalhos rotineiros, seja porque os subordinados já estão sobrecarregados de trabalho, seja porque acreditam que eles próprios farão melhor esse trabalho. Como resultado, o gerente não tem tempo suficiente para tarefas realmente importantes e promissoras. Outra característica do uso do tempo de trabalho é que as relações amistosas entre colegas são mais comuns nas empresas russas. Muitas pessoas preferem começar o dia de trabalho com uma comunicação informal com os colegas, e não com as coisas mais importantes; a discussão dos termos do contrato pode facilmente se transformar em uma conversa amigável. Na Rússia, desenvolveu-se a imagem de um líder como uma pessoa que constantemente não tem tempo e, quanto mais falta de tempo, mais significativo ele parece. Alguns executivos declaram com entusiasmo que trabalham de 12 a 13 horas por dia como sinal de dedicação ao trabalho. Objetivamente, isso significa apenas que uma pessoa não consegue priorizar e organizar adequadamente seu tempo. Basicamente, a eficácia com que um líder administra seu tempo depende de sua personalidade, se ele deseja otimizar suas atividades, introduzindo consistentemente as regras e os princípios da autogestão em seu trabalho, porque. isso não requer nenhum esforço sobrenatural nem para o líder russo nem para uma pessoa em qualquer outro país.

A gestão do tempo inclui os seguintes elementos:

1. Estabelecimento de metas: a capacidade de destacar o mais importante de muitos, a habilidade de transformar problemas em tarefas de trabalho realistas com a subordinação de objetivos secundários ao principal, usando uma redação responsável, criando motivação adequada e estabelecendo critérios claros para atingir o objetivo meta.

2. Orientação para o resultado: “Quem quer realizar, procura oportunidades, quem não quer - fala das circunstâncias”. O foco nos resultados inclui razoável flexibilidade, que permite adaptar-se às mudanças da situação, mas mantendo o rumo para as tarefas definidas, engenhosidade mundana, que permite superar vários obstáculos e usar adequadamente mesmo pequenos períodos de tempo de trabalho para atividades produtivas , e a capacidade de lidar com o tempo de trabalho dos absorvedores tradicionais.

3. Métodos e técnicas de cronometragem - conhecimento dos métodos básicos de contabilização eficaz do próprio tempo de trabalho: seleção dos detalhes ideais de cronometragem, um formulário de registro conveniente, a capacidade de retirar um protesto contra o autocontrole, a frequência ideal de análise e esquemas de análise do próprio tempo de trabalho.

4. Formas e técnicas de planejamento - capacidade de priorizar, compreensão do princípio de Pareto e familiaridade com o sistema de estabelecimento de metas de vida de B. Franklin, método Alpa, matriz de Eisenhower e análise ABC, conhecimento das regras para compilar a para -fazer lista, o uso de tempo pequeno e médio.

5. Técnicas de auto-organização no trabalho - tácticas de utilização de apoios externos e estímulos negativos, organização do ambiente: "lembretes", multas e reforço positivo, formas de formar um estado emocional positivo.

6. Trabalhar com informação - habilidade de busca de endereços, habilidade para trabalhar com texto, destacando as principais teses a partir de informações secundárias, conhecimento das funcionalidades dos buscadores na Internet, apresentando informações de forma aceitável para o cliente.

7. Organização do local de trabalho - organização espacial do local de trabalho, trabalho operacional com papéis, formas de armazenamento conveniente de correspondência, eliminação de interferências no trabalho.

8. Trabalhando com o organizador - conhecimento das características dos organizadores de papel e eletrônicos, a escolha do modelo ideal, as regras para manter registros no organizador, dominando o trabalho com o organizador.

9. Distribuição de tempo e responsabilidades: a capacidade de dizer “não”, o sentimento de direito de dar tarefas e pedir ajuda, zelar pelo descanso oportuno, uso cuidadoso do tempo alheio e compreender a pertinência da delegação, a capacidade negociar com empregados e superiores.

10. Capacidade de organizar pessoas e situações: entender a adequação de uma abordagem formal e "humana", o hábito de entender antes de responder, as táticas de usar solicitações e requisitos, a capacidade de jogar com os interesses e incorporar as próprias tarefas aos objetivos de outras pessoas.

11. Liderança eficaz: a capacidade de estabelecer contato com os funcionários, o uso de uma abordagem individual, a habilidade de uma abordagem positiva, o direcionamento e consideração das instruções, a capacidade de definir tarefas específicas e viáveis, a disciplina de desempenho exigente, o uso de amostras e outros métodos de treinamento de base para funcionários.

12. Organização de reuniões e trabalhos de grupos - habilidade de definir um objetivo claro para a reunião e formular a pauta, conhecimento dos obstáculos típicos na organização eficaz de reuniões e capacidade de superá-los, capacidade de trabalhar com as ambições pessoais dos participantes.

Muitos pesquisadores que estudam os problemas de organização do tempo de trabalho identificam as seguintes razões para a escassez de tempo de trabalho:

1. Pressa constante. Em estado de pressa constante, o líder não tem tempo para se concentrar na tarefa que está realizando no momento. Ele segue o caminho que primeiro lhe veio à mente, em vez de pensar em outras formas, talvez mais racionais, de resolver esse problema.

2. Falta de distribuição clara dos trabalhos de acordo com seu grau de importância. Ao mesmo tempo, o líder começa a se envolver nas coisas mais fáceis e agradáveis, não tão importantes. Como resultado, ele não tem tempo suficiente para resolver tarefas importantes e promissoras.

3. Melhorias constantes em casa. O trabalho de um gerente está relacionado em certa medida à atividade intelectual, portanto é difícil dividir os processos mentais associados a essa atividade naqueles realizados durante o trabalho e no tempo livre. Isso leva à penetração do tempo de trabalho no tempo livre. Ao mesmo tempo, o funcionário não tem tempo para descansar, o que afeta seu desempenho e saúde.

4. Grande fluxo de casos rotineiros, muitas vezes urgentes, que demandam muito tempo para serem resolvidos.

5. "Ladrões de tempo" - imprevistos e por falta de planejamento. Os maiores ladrões de tempo são telefonemas, visitas não convidadas, casos que o gerente assume porque não pode recusar um pedido.

6. Exigência. Isso é resultado de uma má organização do dia, e às vezes também depende da impulsividade e das características da pessoa.

7. Fraca motivação laboral. O resultado é baixa produtividade, o que gera uma falta crônica de tempo.

Análise de uso do tempo ajudará a identificar perdas temporárias, mostrará os pontos fortes e fracos do estilo de trabalho praticado. Tal análise é simplesmente necessária se não se sabe em que tempo é gasto, não se sabe quanto tempo leva para concluir determinadas tarefas, não se sabe quais fatores estimulam ou limitam o desempenho. Para analisar o problema, você precisa de um registro de tempo confiável. A maneira mais eficaz de controlar o tempo é manter registros. É mais aconselhável manter registros no processo de trabalho, porque. fazendo isso à noite, você pode perder alguma coisa. O nível de detalhamento dos registros deve ser tal que seja possível julgar a importância e a necessidade de cada tipo de trabalho. Para obter a imagem mais objetiva, você precisa fazer anotações em uma semana (ou mais, se necessário). No folheto ... é necessário registrar não apenas as interferências externas, mas também os casos em que o próprio chefe foi o iniciador da violação do curso da jornada de trabalho. Os pontos fortes do uso do tempo de trabalho precisam ser identificados e aplicados no trabalho diário. Para os pontos fracos, é necessário desenvolver uma estratégia para superá-los. Em primeiro lugar, cada obra deve ser analisada com base nas seguintes questões:

O trabalho era necessário? (se mais de 10% do tempo de trabalho foi gasto em trabalho desnecessário, isso indica problemas de delegação e priorização);

O tempo foi justificado? (se mais de 10% do tempo de trabalho consistir em casos para os quais o tempo gasto não foi justificado, é necessário analisar os motivos pelos quais o tempo foi gasto demais e tentar levá-los em consideração em trabalhos futuros);

Valeu a pena fazer o trabalho? (se mais de 10% do tempo de trabalho foi gasto em tarefas inadequadas, é preciso prestar atenção ao planejamento, organização, autorrealização);

Um prazo foi deliberadamente definido para o trabalho a ser feito? (se mais de 10% do tempo de trabalho foi gasto em tarefas, cujo intervalo de tempo foi determinado espontaneamente, há problemas com o planejamento do tempo de trabalho).

Quanto mais móvel e mutável for o ambiente externo, maior a necessidade de planejamento como forma de desenvolver uma determinada linha de comportamento nesse ambiente. Pesquisadores americanos estabeleceram uma alta correlação positiva entre planejamento e sucesso na vida humana. De fato, uma pessoa que entende claramente o que e quando precisa fazer tem vantagens óbvias sobre alguém que é forçado a passar aleatoriamente de um assunto para outro, sem perceber que a maior parte do tempo é gasta na resolução de tarefas secundárias que poderiam ser delegadas a subordinados. .

O planejamento é realizado em etapas, primeiro por um longo período de tempo (vários anos), depois esse período é dividido em intervalos de tempo menores. Quanto menor o período de tempo, mais detalhado o plano deve ser. Depois de traçado o plano para os próximos anos, é feito um plano para o ano e depois um plano trimestral, que serve como ferramenta de controle do orçamento anual. Com base nos indicadores do plano trimestral, são elaborados um plano mensal e planos decenais, incluindo indicadores quantitativos específicos que precisam ser alcançados no próximo período. A última etapa do planejamento do tempo de trabalho é o plano diário, que é a etapa mais importante do planejamento. É uma lista de tarefas específicas que precisam ser concluídas durante o dia, e também envolve a divisão dos casos em grupos de acordo com sua importância e destacando as tarefas que precisam ser delegadas.

Princípios e regras para planear o seu tempo de trabalho:

1. Proporção (60:40).

A experiência mostra que é melhor planejar apenas uma certa parte do tempo de trabalho (60%).

Eventos difíceis de prever, distrações ("afundadores" do tempo) não podem ser planejados inteiramente sem deixar vestígios.

2. Reunir as tarefas - um plano de ação.

Para fazer um bom cronograma, é importante sempre ter uma ideia dos próximos negócios. É aconselhável dividi-los em tarefas de longo, médio e curto prazo, definir sua prioridade e agir de acordo com ela.

3. Regularidade - consistência - consistência. Você precisa trabalhar nos planos de tempo regular e sistematicamente, trazendo de forma consistente o trabalho que começou até o fim.

4. Planejamento realista. Aqueles. você precisa planejar apenas um volume de tarefas com o qual o gerente possa lidar de forma realista.

5. Compensação por tempo perdido. É melhor compensar o tempo perdido o mais rápido possível, por exemplo, é melhor trabalhar mais uma vez à noite do que recuperar o que foi perdido no dia anterior durante todo o dia seguinte.

6. Fixar resultados em vez de ações.

É preciso fixar resultados ou metas em planos, e não ações quaisquer, para que inicialmente os esforços sejam direcionados diretamente para o alcance da meta. Isso ajudará a evitar atividades não planejadas.

7. Estabelecimento de normas temporárias.

A experiência mostra que, via de regra, gasta-se no trabalho o máximo de tempo disponível. Portanto, é necessário estabelecer padrões de tempo precisos, para fornecer no plano exatamente o tempo que este ou aquele negócio realmente requer.

8. Prazo.

Para evitar a procrastinação e o adiamento de casos, é necessário estabelecer prazos exatos para todas as atividades.

9. Reciclagem - verificação dupla.

O plano precisa ser constantemente revisado e verificado novamente em termos de se certas tarefas podem ser totalmente concluídas.

10. Coordenação de planos temporários. Para implementar com sucesso seus planos, o líder precisa coordená-los com os planos de outras pessoas (secretária, chefe, subordinados, colegas).

definição de metas- a etapa mais importante do planejamento, pois um objetivo claramente formulado serve para concentrar esforços em áreas importantes. A definição de metas requer expressar nossas necessidades, interesses, desejos ou tarefas explícitas e ocultas na forma de intenções claras e formulações precisas, bem como orientar nossas ações e ações em direção a essas metas e sua implementação.

O estabelecimento de metas significa olhar para o futuro. Orientação e concentração de nossas forças e atividades no que deve ser alcançado. Assim, o objetivo descreve o resultado final. Não é sobre o que uma pessoa faz, mas sobre por que ela faz isso. As metas são um desafio e motivam uma pessoa a agir. Sem metas, não há critério de avaliação para medir o trabalho. Metas, além disso, também são uma escala para avaliar o que foi alcançado. Mesmo o melhor método de trabalho é inútil se não for definido de forma clara e inequívoca com antecedência o que uma pessoa deseja alcançar.

As metas são os "incitadores" da ação, os motivos que determinam a atividade humana. Se algum indivíduo estabeleceu uma meta para si mesmo, surge um estado de tensão como resultado disso, que atua como uma força motriz e que desaparece apenas quando a meta é alcançada.

Para definir metas, você precisa pensar no futuro. O pensamento tradicional no âmbito de tarefas específicas está repleto do fato de que uma pessoa pode se perder em ninharias. Pensar em termos de objetivos promove a subordinação do particular ao todo. Fica claro em que direção seguir e qual deve ser o resultado final.

A definição de metas é um processo contínuo porque as metas não são definidas de uma vez por todas. Eles podem mudar ao longo do tempo, por exemplo, se durante o processo de acompanhamento se descobrir que as percepções anteriores estavam fundamentalmente erradas ou que as solicitações estavam acima ou abaixo.

O estabelecimento de metas significa a implementação consciente das próprias ações de acordo com uma linha orientadora ou referência. De fundamental importância aqui é a consciência de onde uma pessoa quer ir e onde ela não quer ir (ou seja, autodeterminação), para não chegar aonde os outros querem levá-la. As metas servem para concentrar forças em áreas realmente importantes.

Conhecer seus objetivos e lutar consistentemente por eles significa concentrar sua energia nas coisas que realmente importam, em vez de desperdiçá-la em vão.

Conhecer seus objetivos pode significar auto-motivação significativa para o trabalho. Sucessos aleatórios são bons, mas raros. Sucessos planejados são melhores porque são administráveis ​​e acontecem com mais frequência.

O pré-requisito para o planejamento - e, portanto, para o sucesso - é saber exatamente o que, quando e em que escala alcançar. O estabelecimento de metas é um pré-requisito absoluto para planejamento, tomada de decisões e trabalho diário.

Muitos pesquisadores no campo do "gerenciamento do tempo" distinguem as seguintes regras para estabelecer metas:

1. A escala dos objetivos.

Os objetivos na gestão são determinados pelo período de planejamento. Se um plano for traçado para o futuro, os objetivos estratégicos mais gerais serão definidos aqui. Eles refletem os resultados globais mais importantes que uma pessoa deve alcançar para cumprir as tarefas que lhe são atribuídas.

Ao traçar um plano para um período de 3-5 anos, os objetivos são formulados de forma mais específica e muitos deles têm características quantitativas muito específicas. Esses objetivos podem estar relacionados à melhoria do bem-estar da própria pessoa, por exemplo, adquirir um apartamento, um carro, colocar um filho em uma instituição educacional de prestígio.

Os mais específicos são os objetivos que precisam ser alcançados dentro da execução de um período de tempo mais curto. Nesse caso, são desenvolvidas tarefas bastante específicas e definidos indicadores que devem ser alcançados.

À medida que o horizonte de planejamento se aproxima de um dia específico, o escopo das metas diminui. Ao lidar com a definição de metas para um determinado período, uma pessoa está simultaneamente engajada no planejamento do tempo, estabelecendo em que intervalos de tempo cada resultado específico deve ser alcançado.

2. Clareza, especificidade e mensurabilidade dos objetivos.

A maneira mais fácil de garantir que um objetivo seja efetivamente alcançado é apresentá-lo de forma quantificável. Encontrar objetivos de vida pessoal e defini-los significa dar direção à sua vida. Isso criará condições para uma avaliação objetiva do andamento do trabalho, bem como das medidas que são tomadas por uma pessoa para atingir esse objetivo. Um dos métodos de concretização dos objetivos é o seu registro por escrito, o que contribui para que muitas vezes sejam registradas ideias e desejos mais ou menos ousados. Assim, uma pessoa aprende a se envolver constantemente em seus objetivos e aprimorá-los. Por escrito, os objetivos também são impressos visualmente e menos propensos ao esquecimento. Se os objetivos forem claramente definidos, eles automaticamente se tornam obrigatórios: fixados no papel, eles incentivam a análise permanente, a reavaliação e a revisão.

3. Metas atingíveis.

As metas que a administração estabelece para a organização e seus funcionários devem ser consistentes com os recursos financeiros, de produção e outros disponíveis. Caso contrário, uma organização que eleva a fasquia muito alto pode acabar em uma situação catastrófica.

4. Objetivos de apoio mútuo.

As metas não devem se contradizer, mas, ao contrário, devem se apoiar para que a conquista de uma meta não interfira na conquista de outras. Isso permite que você controle com mais eficiência o processo de execução das tarefas atribuídas em caso de problemas, encontre e elimine rapidamente a causa.

Para ter sucesso, você precisa aprender a escolher os objetivos certos. Cada pessoa tem um objetivo principal e mais importante, que é dividido em muitos pequenos objetivos intermediários de nível inferior, cuja realização garante a realização de um objetivo de nível superior e, finalmente, um objetivo superior. É necessário estabelecer metas claras e mutuamente acordadas que possam ser transformadas em ações diretas para que possam ser diretamente planejadas. Objetivos claramente definidos e fixados no papel tornam-se automaticamente obrigatórios, levando a análises, reavaliações e revisões constantes.

Para conseguir algo e ter sucesso, você precisa gastar tempo e dinheiro. Certos métodos e disposição cuidadosa são necessários para atingir o objetivo da melhor maneira possível e em tempo razoável:

Que objetivos você quer alcançar?

Eles concordam entre si?

Existe um chamado objetivo maior e certos objetivos intermediários no caminho para o principal?

Você sabe o que você mesmo pode fazer para isso (pontos fortes) e o que ainda precisa trabalhar (pontos fracos)?

Encontrar objetivos pessoais pode ser alcançado através das quatro etapas a seguir.

(1) Desenvolvimento de ideias gerais sobre aspirações de vida.

(2) Diferenciação no tempo das metas de vida.

(3) Desenvolvimento de ideias orientadoras no âmbito profissional.

(4) Metas de inventário.

Existem regras para organizar a jornada de trabalho, que podem ser divididas em 3 grupos:

regras para o início do dia, a parte principal do dia e o final do dia.

Regras para começar o dia

1. Comece o dia com uma atitude positiva. Tente encontrar um começo positivo para cada dia, pois a mentalidade com a qual você começa a enfrentar os desafios futuros é essencial para o seu sucesso. Faça a si mesmo três perguntas todas as manhãs:

1. Como este dia pode me deixar mais perto de alcançar meus objetivos?

2. O que devo fazer para obter dele o máximo de alegria possível?

3. O que posso fazer hoje para manter meu estilo de vida (para manter minha saúde)?

Criar uma atitude positiva geralmente não leva mais de dois minutos. Dê a si mesmo esses dois minutos antes de iniciar sua "rotina matinal padrão".

2. Tome um bom café da manhã e sem pressa - para o trabalho. Sem dormir, sem café da manhã, o mais rápido possível para trabalhar - esse começo pode estragar o dia! Não diga que não tem tempo para um café da manhã tranquilo, é uma questão de prioridade (você só precisa ir para a cama cedo para dormir o suficiente e tomar um café da manhã farto).

3. Comece a trabalhar ao mesmo tempo. Este é um elemento de autodisciplina, contribuindo para a mobilização de forças.

4. Verifique seus planos para o dia. Use o método de análise ABC ou o princípio de Eisenhower. Foi estabelecido que uma preparação de dez minutos para um dia de trabalho economiza até duas horas de trabalho. Então ganhe essas duas horas! Além disso, ao planejar uma jornada de trabalho, considere a seguinte regra: você não precisa planejar mais do que 60% do seu tempo e 40% é um fundo de reserva para assuntos inesperados e urgentes.

5. Comece a trabalhar sem acúmulo. Você deve recusar categoricamente um "ritual matinal" como saudações reutilizáveis, longas discussões sobre as últimas notícias, etc. (Pense em desperdiçadores de tempo). Claro, contatos sociais são necessários e você não é um robô. No entanto, eles podem ser transferidos para horários menos estressantes, como almoço e tarde.

6. Primeiro - as principais tarefas. Você deve começar o dia de trabalho com as tarefas do grupo A, todas as outras tarefas podem esperar. Não olhe primeiro a correspondência - a correspondência comercial recebida raramente lida com casos que têm a mais alta prioridade e devem ser concluídos imediatamente.

7. Coordene o plano do dia com a secretária. A secretária, se tiver, é a sua parceira mais importante na hora de criar as condições ideais para as atividades. Você deve dedicar a ele a primeira hora do dia de trabalho, mesmo que seja alguns minutos. A secretária deve estar ciente de seus assuntos. Coordene com ele todas as datas, prioridades e planos para o dia. Uma boa secretária dobra a eficiência de seu chefe, e uma má secretária a reduz pela metade.

Regras de programação do meio-dia.

1. Prepare sua mesa para o trabalho. Remova da mesa todos os papéis desnecessários para resolver problemas do grupo A. Não deve haver mais de seis documentos na área de trabalho ao mesmo tempo. Isso é psicologicamente justificado: em primeiro lugar, papéis extras absorvem o tempo e, em segundo lugar, a ordem na mesa estimula a ordem nos pensamentos.

2. Estabeleça prazos. Às vezes, as tarefas são atribuídas a você, porque você também é subordinado de alguém. Assim, os prazos estabelecidos para a resolução de um problema muitas vezes são aceitos incondicionalmente, mesmo que não se encaixem bem nos seus planos. E devemos tentar adaptá-los aos nossos interesses e "tempo de barganha". Resumindo, peça o dobro do tempo necessário para realizar determinada tarefa; isso geralmente é mais fácil do que você pensa. Quanto à atribuição de tarefas aos subordinados, aconselho-o a dar-lhes cerca de um terço a menos do que, na sua opinião, é necessário para resolver o problema. Se isso for suficiente, você economizará tempo, se não, ainda não perderá.

3. Evite ações que causem reação. Muitos líderes tendem a se envolver em cada vez mais novos casos, problemas e ideias e, ao fazer isso, causam uma reação adequada às suas ações, o que pode afetar o cronograma. Por exemplo, muitas vezes, tendo participado uma vez (por puro interesse) de uma reunião, o gerente recebe funções adicionais que não estão previstas em seu plano. Ele pode ser encarregado de algo, incluído no grupo de trabalho, etc. Portanto, é melhor verificar novamente todas as ações (cartas, conversas telefônicas, acordos de prazos, etc.) do ponto de vista de sua necessidade e perigo de uma resposta.

4. Rejeite outras questões prementes que surgirem. Em cada empresa, em cada departamento, surgem vários tipos de circunstâncias urgentes ou situações imprevistas. Deve-se lembrar que a distração pelas chamadas circunstâncias urgentes leva ao esquecimento por um tempo das coisas importantes planejadas. Se vale a pena fazer isso - decida caso a caso, dependendo das circunstâncias.

“Ficamos cansados ​​e exaustos não porque trabalhamos muito, mas porque trabalhamos mal, trabalhamos de forma desorganizada, trabalhamos estupidamente.”

Fisiologista N.E. Vvedensky

Tempo - gerente t é uma técnica de gerenciamento de tempo que inclui regras e princípios que ajudam uma pessoa a organizar adequadamente seu tempo e alcançar a máxima eficiência em qualquer negócio. Com a ajuda do gerenciamento do tempo, uma pessoa pode controlar conscientemente o tempo que gasta em várias atividades, aumentando a eficiência e a produtividade de seu trabalho ou lazer. Planejamento, distribuição, priorização, estabelecimento de metas ajudam a pessoa a lidar com o ritmo louco da vida moderna. O gerenciamento do tempo ajuda a pessoa a fazer tudo sem estresse e a evitar a fadiga crônica.

Inicialmente, as técnicas de gerenciamento de tempo eram usadas apenas para fazer negócios, organizar o trabalho. Mas agora os métodos de gerenciamento de tempo também são usados ​​\u200b\u200bna vida pessoal de uma pessoa para lidar com as questões cotidianas, organizar adequadamente seus momentos de lazer e descanso.

A história da gestão do tempo

Na década de 1920, a Organização Científica do Trabalho dizia que a eficiência do uso do tempo depende da eficiência pessoal da própria pessoa. Surgiu a Liga "Tempo", que publicou artigos em jornais sob o nome de "Luta pelo Tempo". Na década de 70, o método de cronometragem, desenvolvido pelo biólogo Lyubishchev, ganhou popularidade. Este método é uma ferramenta para desenvolver o pensamento humano eficaz, que contribui para a gestão racional do tempo pessoal e para o aumento da eficiência pessoal.

Em 2007, o primeiro departamento de gerenciamento de tempo foi aberto em Moscou no Instituto Financeiro e Industrial. Hoje, essa direção se tornou muito popular e popular. São muitos treinamentos, seminários sobre planejamento e distribuição racional de tempo.

gerente de tempoé uma pessoa que leva em consideração as características psicológicas das pessoas, as condições de trabalho e oferece horários de trabalho mais eficientes. Ele é capaz de revelar em uma pessoa todas as suas reservas ocultas e sugerir como aumentar sua eficiência.

O processo de comunicação entre um gestor de tempo e um cliente é semelhante a uma consulta psicológica em que ele ouve uma pessoa, dá dicas e conselhos sobre como alocar o tempo, quanto tempo dedicar ao descanso, como priorizar. Como planejar seu dia para que você possa fazer tudo sem estresse.

Os gerentes de tempo conduzem não apenas consultas individuais. Muitas vezes são convidados pelas empresas como especialistas para ajudar a melhorar o processo trabalhista. Em primeiro lugar, ensine o gerente a distribuir corretamente seu tempo de trabalho e distribuir corretamente as funções na equipe. Eles estudam as atividades da empresa, a quantidade de tempo necessária para resolver determinados problemas. Após coletar informações e análises, o gestor do tempo faz ajustes no dia a dia da empresa.

• Análise do tempo gasto em determinadas tarefas.
• Declaração, formulação e definição do objetivo.
• Fazer um plano para atingir a meta, bem como estabelecer prioridades.
• Realização do objetivo. Uma dica sobre quais passos seguir de acordo com o plano.
• Fazendo listas de coisas para fazer.
• Tempo de gravação com cronometragem.

Quais são as vantagens de uma pessoa que aprendeu a planejar corretamente seu tempo?

“Tempo perdido é existência; O tempo bem aproveitado é vida."

E. Jung

• Atinge metas definidas.
• Alcance seus objetivos muito mais rápido do que outros.
• Capaz de alcançar o sucesso em qualquer área de atividade.
• Ele tem mais tempo para descansar, se comunicar com parentes e amigos.
• Pode fazer muito mais coisas em um determinado período de tempo.
• Pode aumentar sua renda e se aposentar distribuindo adequadamente as responsabilidades entre os funcionários.
• Pode se livrar da fadiga crônica, não está sujeito ao estresse.
• Sempre tem um plano de ação claro.
• Tem uma sensação de liberdade interior e controla independentemente sua vida.

Tipos de gerenciamento de tempo

Agora, existem muitas abordagens diferentes para o problema de gerenciamento de tempo. Os especialistas distinguem três tipos principais:

• Gerenciamento de tempo pessoal (pessoal). Está associado ao autodesenvolvimento pessoal de uma pessoa, à capacidade de organizar de forma adequada e frutífera o seu dia.
• Gestão profissional do tempo ajuda uma pessoa a realizar seu trabalho com eficiência, organizar seu tempo de trabalho corretamente ou distribuir razoavelmente as responsabilidades em uma equipe.
• Tempo social - gestão regula as relações interpessoais ou a gestão do tempo de várias pessoas. Por exemplo, corporativo.

Conceitos básicos de gestão do tempo

Conceito de gerenciamento de tempo-é uma forma de entender e perceber o tempo. O conceito de gerenciamento de tempo ajuda a determinar o motivo e o propósito pelo qual uma pessoa precisa aprender a administrar seu tempo. Perceba o valor desse processo, bem como entenda os princípios básicos do gerenciamento de tempo.

Técnicas de gerenciamento de tempo- uma certa sequência de ações que ajudará a resolver um problema específico.

Sistema de gerenciamento de tempo- um conjunto de conceitos e métodos que lhe permitirão atingir o seu objetivo da forma mais rápida e eficiente possível.

A organização inadequada do trabalho ou a organização analfabeta das atividades pela administração leva ao fato de os funcionários da empresa sentirem uma constante falta de tempo. Isso afeta a eficiência e o sucesso da empresa como um todo.

A falta de tempo ocorre quando:

• Não há programação diária.
• Se o gerente adjunto não estiver ciente de sua rotina diária.
• Telefonemas e visitantes muitas vezes desviam a atenção da atividade principal.
• Se o gerente não souber distribuir responsabilidades.
• Se o trabalho for feito com pressa constante, o que leva a um cansaço rápido.
• Se os funcionários não correspondem aos seus cargos.
• Se os funcionários avaliam inadequadamente suas capacidades, a velocidade do trabalho.
• Se não houver motivação entre os funcionários (por exemplo, o salário é muito baixo).

Para melhorar a eficiência da empresa, é necessário ensinar os funcionários a planejar o trabalho do dia. Ao traçar um plano, você precisa dedicar 60% do tempo às tarefas principais, 20% aos imprevistos e 20% aos casos espontâneos. O principal é acostumar a equipe a fazer planos para o dia de forma sistemática e regular.

A eficácia do gerenciamento do tempo na gestão depende de como os funcionários são treinados no planejamento, priorização, controle do tempo para a conclusão das tarefas, bem como na sequência correta das tarefas.

Para resolver esses problemas, você pode convidar um especialista em gerenciamento de tempo ou treinar o gerente de sua empresa, que dará tarefas aos funcionários e monitorará a eficácia de seu trabalho. O gerente deve emitir tarefas básicas e várias sobressalentes. No final do dia, o funcionário apresenta um relatório de progresso.

Gestão do tempo pessoal na gestão do tempo

Quanto ao gerenciamento de tempo pessoal, existem regras básicas de gerenciamento de tempo que se aplicam à vida pessoal:

1. Nunca leve trabalho para casa.
2. Organize sua vida de forma que demore um mínimo de tempo.
3. Planeje o tempo livre com antecedência. Isso deve incluir o prazer emocional (ir ao cinema, teatro, concerto, museu). Bem como físico (esportes, dança, etc.).
4. Para descansar, use não apenas os finais de semana, mas pelo menos um dia no meio da semana. Por exemplo, ande de bicicleta depois do trabalho ou vá à sauna com os amigos.
5. Durante as férias, limite as chamadas, o correio, a Internet para relaxar verdadeiramente.

1. A regra básica do gerenciamento de tempo é a definição correta de metas.

Se você aprender a definir claramente seus objetivos, bem como determinar quais tarefas são secundárias, economizará muito tempo.

Se você gasta seu tempo em algo, significa que naquele momento você acha que é muito importante. Mas é? Pergunte a si mesmo: o resultado dessa ação o ajudará a se aproximar de seu objetivo? O que é uma meta? O objetivo é o desejo de uma pessoa por algo, quando todo o processo visa o resultado final.

Ao definir uma meta, você deve primeiro determinar os valores principais.

Reconheça suas habilidades e motivação. Analise os problemas, necessidades e dificuldades que possam surgir no caminho para a meta. Apresente claramente seu objetivo nos mínimos detalhes, seu resultado final. Planeje suas ações, busque recursos e comece a implementar.

Existem diferentes métodos de definição de metas. Mas todos os métodos têm um algoritmo comum de definição de metas:

1. O objetivo deve ser o mais específico possível, com um resultado final claro.
2. A necessidade de atingir o objetivo deve ser justificada. Por que isso é necessário e o que vou obter com isso?
3. O objetivo deve ser realista e o mecanismo para alcançá-lo deve ser claro.
4. É necessário definir claramente os prazos para os quais a meta deve ser alcançada.

2. A segunda regra básica de gerenciamento de tempo é a priorização.

Saber priorizar é muito importante. Há coisas que são menos importantes para atingir o objetivo e há aquelas que desempenham um papel importante.

3. A terceira regra básica da administração do tempo é o planejamento.

Depois de definir uma meta, o próximo passo é o planejamento. O planejamento é parte integrante da gestão do tempo. É composto pelas seguintes etapas principais:

1. Elaboração de um plano de gerenciamento de tempo.
2. A fase de elaboração de um projeto, na qual você pode manobrar, pensar em várias opções para atingir o objetivo.
3. A fase de identificação dos recursos necessários.
4. O estágio de identificar pessoas que podem ajudá-lo no caminho para a meta.
5. A etapa de fixação dos resultados do planejamento na forma de um projeto empresarial, um mapa.

Quando uma pessoa começa a se envolver no planejamento, o pensamento é ativado, a criatividade é ativada. Ao fazer um plano, seu objetivo se torna mais específico, você começa a entender o que realmente deseja e como alcançá-lo. Este é um tipo de guia prático para a ação.

Até que uma pessoa faça um plano para a implementação do que deseja, ela está em constante reflexão sobre o assunto. Mas não pensamentos, mas ações o aproximam do objetivo. Quando é elaborado um plano detalhado, que leva em consideração diferentes formas de atingir o objetivo, isso lhe dá a oportunidade de manobrar. Não funciona com alguns meios e métodos, você pode tentar outros. O planejamento desenvolve na pessoa flexibilidade e prontidão para qualquer situação.

Fazer um plano lhe dá uma grande chance de sucesso. Ter um plano lhe dá confiança em si mesmo e em suas habilidades. Todas as pessoas e empreendedores de sucesso estão planejando.

Técnicas básicas de planejamento. Pequena descrição

1. Planejamento ABC baseia-se no fato de que você precisa fazer as coisas mais importantes primeiro (sob a letra A) e depois B e C.

Os casos da categoria A são os mais importantes. Eles representam 15% de todos os casos e trazem 65% dos resultados. B - casos importantes que compõem 20% de todos os casos e trazem 20% dos resultados. Categoria C - são os casos de menor importância, perfazem 65% e dão resultado - 15%.

2. Regra de Pareto Ou o princípio 80/20. Este princípio se aplica a qualquer atividade diária. 80% das coisas que você faz em um dia lhe dão 20% dos resultados que você deseja. E 20% das coisas importantes planejadas aproximam você do resultado em 80%.

Por exemplo: 20% das pessoas possuem 80% do capital, 80% das pessoas possuem 20% do capital. 20% dos clientes dão 80% de lucro e 80% dos clientes dão 20% de lucro.

3. Tempo- esse método reside no fato de que você precisa registrar cada minuto de todas as suas ações e quanto tempo gastou nelas. Isso ajudará você a entender onde e em que seu tempo é gasto e como ajustar sua programação.

4. Fazendo uma lista de tarefas- Este é o método de planejamento mais simples que permite planejar o tempo e os negócios.

Como fazer uma lista de tarefas adequada e segui-la?

1. Para começar, observe a si mesmo. Quanto tempo você precisa para concluir diferentes tarefas.
2. Escreva uma lista de tarefas para a noite.
3. Anote itens específicos. Por exemplo: vá à loja. Anexe uma lista de compras a este item.
4. Planeje todo o seu dia, não apenas o trabalho.
5. Comece o seu dia fazendo tarefas fáceis. Para marcar imediatamente as caixas e se animar o dia inteiro com o pensamento de que seguir uma lista de tarefas não é tão difícil. Por exemplo, fazer exercícios e preparar o café da manhã.
6. A lista de tarefas deve estar sempre à vista.
7. Não escreva mais de 7 casos prioritários na lista para não ficar nervoso depois por não ter tempo de fazer algo.

• Experimente todos os métodos de planejamento e escolha o mais adequado.
• Manter registros.
• Não tente fazer tudo. Faça as coisas mais importantes e prioritárias primeiro.
• Planeje todos os dias. E também faça um plano adicional para a semana.
• Sempre carregue uma caneta e um bloco de notas com você.
• Comece um diário de sucesso, isso irá motivá-lo e lembrá-lo de que você está no caminho certo.
• Aprenda a dizer "não". Isso ajudará a evitar a comunicação com pessoas desnecessárias, fazendo coisas desnecessárias.
• Antes de fazer qualquer coisa, considere o quanto é urgente, o quanto é importante e como essa ação o aproximará do seu objetivo.
• Analise seus hábitos, atividades que desperdiçam seu tempo. Ao cronometrar, é fácil rastrear as ações das quais você precisa se livrar.
• Não faça o trabalho dos outros. Não seja uma ferramenta para alcançar os objetivos de outra pessoa. Concentre-se no seu objetivo.
• Reserve um tempo para o autoaperfeiçoamento.
• Não pare por aí. Depois de atingir um objetivo, defina o próximo.

1. Stephen Covey em Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes considera a gestão do tempo como um elemento de auto-aperfeiçoamento. Aqui estão as dicas dele:

• Faça o que você tem que fazer primeiro. Não deixe coisas importantes para depois.
• Seu objetivo deve ser uma prioridade e importante. Mova-se em direção a ela.
• Execute todas as ações com base em prioridades.
• Não gaste muito esforço para alcançar um objetivo insignificante. Os recursos gastos e o resultado final devem ser proporcionais.
• Procure todas as maneiras de tornar a vida mais fácil.

2. David Allen aconselha a organizar adequadamente o local de trabalho, para adquirir todos os artigos de papelaria necessários. Além disso, crie um gabinete de arquivo, para cada caso, crie uma pasta correspondente. Allen também aconselha escrever 4 listas de tarefas:

• Faça uma lista de coisas que precisam ser feitas em um futuro próximo;
• Incluir em uma lista separada projetos que requerem uma abordagem integrada;
• Faça uma lista separada de projetos que, por um motivo ou outro, ainda não podem ser concluídos;
• Lista "Algum dia".

3.Julia Morgenstern aconselha avaliar primeiro quanto tempo você gasta fazendo suas tarefas. Quais fatores estão distraindo você. Você pode se distrair com mídias sociais, responsabilidades extras, prazos irrealistas ou obstáculos psicológicos.

• Para cada ação, um período de tempo deve ser definido.
• Se você não pode realizar alguma ação, analise-a, talvez ela possa ser adiada por um tempo, delegada a outros funcionários ou totalmente abandonada.
• Classifique coisas e assuntos, limpe o espaço de tudo o que você pode prescindir. Dê a cada coisa o seu lugar e a cada tarefa o seu tempo.

"Coma um sapo no café da manhã"

Para que o dia todo seus pensamentos não voltem para a tarefa que você não quer fazer ou é desagradável para você, comece o dia com ela. Assim, você ficará livre do estresse emocional e do fardo que teria que carregar o dia todo.

"Bife Elefante"

Se você se depara com uma tarefa global, para cuja solução precisa realizar muitas ações, divida este trabalho em partes. Não faça dele um elefante, corte-o em pedaços. Isso facilitará o início da tarefa em mãos. E também esta abordagem contribui para uma melhor compreensão deste problema.

Aprenda a dizer "não"

A gestão do tempo não ensina como fazer o máximo possível, mas como fazer o que precisa ser feito corretamente. Diga "não" para coisas desnecessárias, pessoal. Não se torne uma ferramenta para ninguém alcançar seus objetivos. Concentre-se em seus objetivos.

Esforce-se para automação e simplificação máxima de suas atividades.

Faça coisas semelhantes seguidas, pois o cérebro se acostuma com uma determinada área de atividade. E toda vez que ele passa por isso mais rápido.

Ouça seus ritmos biológicos. Trabalhe no momento em que sentir uma onda especial de força e atividade. Durante o período de menor atividade, faça uma pausa. Ouça as necessidades do seu corpo. Às vezes, uma pausa de 15 minutos é suficiente para abrir um "segundo fôlego".

Os melhores livros de gerenciamento de tempo para ler:

• Gestão eficaz do tempo. B. Tracy
• Movimentação do tempo. Como conseguir viver e trabalhar. G. Arkhangelsky
• Gerenciamento de tempo difícil: assuma o controle de sua vida. D. Kennedy
• Trabalhe menos, faça mais. C. Gleason
• Para o inferno com tudo isso! Pegue e faça. R. Branson
• Gerenciamento de tempo extremo. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
• Curso prático de gestão do tempo. I. Abramovsky
• Como trabalhar 4 horas por semana e ao mesmo tempo não ficar no escritório “de chamada em ligação”, morar em qualquer lugar e ficar rico. T. Ferris
• Fazendo as coisas: a arte da produtividade sem estresse. D. Allen

A eficácia da gestão do tempo depende de você seguir suas regras básicas, bem como entender claramente por que você precisa dela, como administrar seu tempo e quais benefícios você terá.

Essa técnica pode ser usada não só no trabalho, mas também no dia a dia, tente ensinar seus filhos desde a infância. Medido - Analisado - Planejado - Executado - Analisado. Alguns passos no estágio inicial e repetições repetidas levarão à execução de ações na máquina, depois de algum tempo isso se tornará um hábito e será realizado no nível subconsciente.

A gestão do tempo é conveniente

Em geral, pode e deve ser customizado. Muitas vezes a organização do tempo é exigida apenas naqueles casos em que a gente faz porque é necessário, já reparou? Parece ser uma coisa interessante, mas pode ser um pouco farto, talvez o humor ou bem-estar não seja adequado, talvez apenas preguiça, então você tem que ligar os mecanismos internos de autodisciplina, ajustar a motivação ao nível desejado e controlar suas atividades.

E quando você não precisa fazer, lembra? Em dois casos: quando a preguiça e a ociosidade são completas, e quando estamos tão apaixonados pelo trabalho ou pelos negócios que não percebemos como o tempo corre. Nesses casos, dizem: “Não tive tempo de olhar para trás, mas a jornada de trabalho acabou”.

Onde está a verdade?

A verdade está sempre em algum lugar no meio, no entanto, se algumas recomendações ajudam uma pessoa a ser mais eficaz, elas podem ser eficazes para pelo menos várias outras pessoas. Agora não vamos discutir como organizar nosso tempo quando a preguiça materna nos domina ou quando o entusiasmo arde na alma. Vou compartilhar com você duas maneiras simples que podem ser eficazes para você quando você só precisa trabalhar.

2 maneiras fáceis de organizar seu tempo

Primeira maneira:

Apenas faça.

Segunda via:

Apenas faça mais pausas.

Você está sorrindo? Entendo seu mal-entendido... Na verdade, amigos, os métodos são testados pelo tempo. Garanto-vos que, para alguns de vós, serão uma tábua de salvação no momento certo. É melhor fazer mais pausas, talvez depois de quinze minutos, talvez depois de 10 ou 5 minutos, mas mesmo assim você vai seguir em frente, e não ficar parado. Você não notará como se envolve no trabalho e não precisará mais de pausas.

sobre técnicas

Estas são maneiras muito simples de organizar seu tempo. Eu sei que aplicar coisas como planejamento de tarefas, dividir tarefas em importantes e urgentes, a técnica Pomodoro, manter um diário, usar - etc., como resultado, vai acelerar significativamente nossas atividades, isso é indiscutível.

Mesmo assim, você precisa encontrar a coisa principal que seu corpo ouve, e a consciência não resiste fortemente. Encontre o que irá ajudá-lo.

Nós compartilhamos nosso negócio

Lembremos mais uma vez que todos os nossos assuntos podem ser divididos em 4 grupos:

• Urgente - Importante
• Importante - Não urgente
• Urgente - Não é importante
• Não urgente - Não importante

Encontre informações sobre esse método de Eisenhower e saiba como aplicá-lo ao planejar. E faça as coisas mais importantes primeiro: o urgente e o importante. Esse método me ajudou muito a lidar com a enorme rotatividade de casos, que não tinha fim na época em que trabalhava como chefe de filial de uma empresa de publicidade e, ao mesmo tempo, trabalhava em várias áreas de igual importância em importância.

Quem controla quem?

Aos poucos ficou claro que não era mais a rotatividade que me controlava, mas eu administrava os negócios e organizava meu tempo com sucesso. O conselho de Artem Farievich sobre o “macaco” que os gerentes constantemente colocam no meu pescoço ajudou com o tempo, aprendi a devolver o próprio “macaco” para eles, eles próprios tiveram que concordar com isso. Aprendi a dizer “não” na hora, a recusar sem ofender a outra pessoa, a encerrar educadamente a conversa se entendesse que ele estava roubando meu tempo.

Amigos, tudo isso é muito interessante, de fato. Agora, às vezes, fica até difícil entender o que é mais eficaz na resolução e execução de determinadas tarefas. É importante entender que você terá seus próprios métodos que funcionarão para você.

Quando você percebe que sabe valorizar o seu tempo e o tempo das outras pessoas, fica claro que você começa a fazer mais no mesmo tempo de antes. Você gradualmente domina a arte do gerenciamento de tempo, cuja principal tarefa é organização do tempo.

Em custódia

Amigos, vocês devem sempre lembrar que se uma sobrecarga começar, vocês podem parar e respirar fundo e expirar. Também é uma ótima ferramenta - ajuda! Queremos sempre o equilíbrio: mental, físico e material... Nossa vida depende diretamente da qualidade do nosso tempo que dedicamos ao trabalho, família, amigos, viagens.

Quando soubermos porque estamos trabalhando por conta própria, e certamente somos nós mesmos e as pessoas mais queridas de nossas vidas, sem dúvida, a qualidade de nossa vida melhorará. E é exatamente isso que vale a pena viver, criar e alcançar o equilíbrio entre saúde, riqueza e felicidade.