Menaxhimi i kohës sa më efikas. Menaxhimi i kohës: si të mësoni të menaxhoni kohën tuaj? Rregullat bazë për menaxhimin efektiv të kohës

"Mbaje kohën: është pëlhura nga e cila është krijuar jeta."

S. Richardson

Neve na mësohet disiplina që nga fëmijëria, dhe në një mënyrë apo tjetër jemi të detyruar t'u përmbahemi kufizimeve të caktuara gjatë gjithë jetës sonë. Ushqimi dhe gjumi sipas rutinës ditore, orët e planifikuara, puna dhe pushimi në kohën e caktuar. Ne u bindemi lehtësisht rregullave të lojës së dikujt tjetër, në fakt, duke ndihmuar dikë që të arrijë qëllimin e tij. Por kur bëhet fjalë për vetëdisiplinën, shumë nuk janë gati të heqin dorë edhe nga dobësitë e vogla, si zakoni i gjumit 10 minuta shtesë në mëngjes.

Shkathtësi kufizoni veten për të arritur qëllime të caktuara- një aftësi e vlefshme që jo shumë njerëz e zotërojnë. Por vetëm ata, në fund, ia dalin. Politikanë, biznesmenë, aktorë të njohur kanë shkuar drejt famës vetëm falë punës së përditshme në emër të qëllimit të tyre. Aftësia, talenti, madje edhe gjenialiteti është vetëm një për qind e suksesit, nëntëdhjetë e nëntë të tjerat janë punë e vështirë.

Menaxhimi i kohës është komponenti kryesor i sistemit të efektivitetit personal për çdo person ambicioz. Nuk ka rëndësi se cili është qëllimi: humbni peshë, merrni një diplomë të kuqe, filloni biznesin tuaj ... asnjë nga këto gjëra nuk është e mundur pa aftësi vetë-organizuese. Menaxhimi i kohës është një udhëzues praktik për veprim, falë të cilit ju mund të përcaktoni prioritetet tuaja të jetës, të krijoni vizionin tuaj të suksesit. Zhvillimi i motivimeve efektive ju lejon jo vetëm të kurseni kohë, por të zhvilloheni si person. Vetë-disiplinë - të jetosh sipas rregullave strikte që një person vendos për veten e tij, në interesat e tij. Korniza të tilla të ngurta, çuditërisht, nuk e kufizojnë personalitetin. Kundër, është e vetmja rrugë drejt lirisë së vërtetë.

Menaxhimi i kohës është mjeti më i mirë për vetë-përmirësim. Para së gjithash, planifikimi mëson kontrollin mbi ngjarjet e jashtme, mjedisin, kohën dhe hapësirën. Aftësitë e vetëkontrollit të fituara si rezultat i punës me vetveten ju lejojnë të menaxhoni ndjenjat tuaja, dëshirat momentale, zakonet e këqija. Dhe vetëkontrolli është një shenjë e një natyre të fortë, me vullnet të fortë. Zhvillimi i aftësive të përqendrimit ju lejon të arrini rezultate më të mira në punë, duke shpenzuar më pak përpjekje. Kështu lirohet koha për përmirësimin intelektual dhe shpirtëror. A nuk është ky kuptimi i jetës njerëzore?

Aftësitë e vetëdisiplinës nuk fitohen brenda natës. Për më tepër, ju mund t'i zhvilloni ato në veten tuaj vetëm me stërvitje të vazhdueshme të vullnetit. E njëjta gjë vlen edhe për sistemin e menaxhimit të kohës. Kushdo që dëshiron të arrijë sukses në jetë është thjesht i detyruar ta trajtojë kohën me kujdes.

7 teknikat më të njohura të menaxhimit të kohës

“Nëse do të kisha 9 orë për të prerë një pishë, do të shpenzoja 6 orë duke mprehur sëpatën time.”

Abraham Lincoln

Ka shumë teknika për përdorimin efikas të kohës. Ne sjellim në vëmendjen tuaj teknikat më të njohura, pa të cilat asnjë sistem i menaxhimit të kohës nuk mund të bëjë.

Matrica Eisenhower

Teknika e mori emrin e saj për nder të presidentit amerikan D. Eisenhower, i cili i ndau të gjitha detyrat me të cilat u përball në 4 kategori, të udhëhequr nga urgjenca dhe rëndësia e tyre.

Bazuar në këtë, rastet u renditën në qelizat e matricës më të thjeshtë si më poshtë:

• Kategoria A - urgjente dhe e rëndësishme, e cila duhet të zgjidhet menjëherë;
• Kategoria B - vendimi i tyre mund të shtyhet për një periudhë të caktuar, por nuk ia vlen të vonohet me ta;
• Kategoria B - detyra, ekzekutimi i të cilave mund t'u delegohet palëve të treta;
• Kategoria D - gjërat që është më mirë t'i dërgoni menjëherë në koshin e plehrave, sepse nuk ia vlen koha dhe mundi.

Sipas ekspertëve, gabimi i shumicës së njerëzve është prioritizimi i gabuar. Ata janë më të gatshëm të marrin përsipër detyrat e dy kategorive të fundit, pasi është shumë më e lehtë për t'i bërë këto gjëra. Rezultatet e shpejta kontribuojnë në zhvillimin e një vlerësimi të gabuar të efektivitetit personal. Rezulton se njeriu shpenzon përpjekje për aktivitete dytësore duke lënë pas atë që ka vërtet rëndësi.

Teknika e kohës

Regjistrimi i kohës së punonjësve për të përmirësuar disiplinën e punës është përdorur për më shumë se një duzinë vjet. Programet e automatizimit dhe të kontabilitetit regjistrojnë mbërritjen dhe nisjen në kohë, kohëzgjatjen e ditës së punës së punonjësit. Por teknologjia moderne ka shkuar edhe më tej. Sot jo vetëm që mund të zbuloni nëse një person është i pranishëm në vendin e punës, por edhe të kontrolloni se çfarë po bën.

Qindra sisteme të tilla kontrolli janë zhvilluar deri më sot. Programet janë në gjendje të regjistrohen automatikisht: mungesë për shkak të sëmundjes, udhëtime pune, pushime, pushim, punë në një orar fleksibël. Sistemi merr parasysh kohëzgjatjen e pushimit të drekës, largimin e parakohshëm ose vonesën, mungesën.

Me gjithë përsosmërinë e tyre, modulet e frekuentimit ofrojnë vetëm kohë sipërfaqësore, ndërsa spyware si "Maxapt QuickEye" ndihmon në gjurmimin e punës në kompjuter. Me ndihmën e tyre, menaxheri do të kuptojë menjëherë se Maria Ivanovna nga departamenti i kontabilitetit është e zënë duke mos punuar në raport, por duke komunikuar në faqen e internetit Odnoklassniki. Sigurisht, edhe me ndihmën e programeve të tilla, nuk do të jetë e mundur të bëhet një kohë minutë pas minutë, duke marrë parasysh pushimet e tymit, festat e çajit, bisedat e përzemërta dhe "koha të tjera të mbeturinave", por më shpesh nuk ka nevoja për këtë.

Metoda Pareto

Ligji i Vilfredo Paretos thotë: "20% e përpjekjeve tuaja japin 80% të rezultatit, ndërsa 80% e mbetur sjell vetëm 20% të rezultatit." Mund ta interpretoni në një mënyrë tjetër: “20% e punonjësve i sjellin kompanisë 80% të fitimeve”. E thënë thjesht, vetëm 1/5 e ekipit funksionon në mënyrë efektive. Efikasiteti i shumicës dërrmuese të punëtorëve është shumë i ulët. Puna e tyre është thjesht një imitim i aktivitetit të dhunshëm. Nëse e drejtoni këtë energji në drejtimin e duhur, produktiviteti i përgjithshëm do të rritet ndjeshëm.

Metoda Pareto është të izoloni nga e gjithë masa e 20% të rasteve kryesore dhe të fokusoheni në to. Vendimi për atë që konsiderohet e rëndësishme dhe çfarë është dytësore do të jetë individual në secilin rast. Matrica Eisenhower ose metoda e analizës ABC, e cila përdoret më shpesh në kombinim me metodën Pareto, ju lejon të kategorizoni rastet. Analiza ABC është mënyra më e thjeshtë për të renditur rastet sipas rëndësisë së tyre aktuale.

ABC - analizë

Kjo metodë konsiderohet mënyra më produktive dhe vizuale për të renditur rastet. Kjo ju lejon të hiqni të gjitha të panevojshmet, të përqendroheni në arritjen e qëllimeve kryesore. Sipas kësaj metode, të gjitha rastet ndahen në kategori:

• Grupi A ka prioritetin më të lartë, këto janë çështje të rëndësishme dhe urgjente. Çështje të tilla duhet të zgjidhen sa më shpejt të jetë e mundur. Kontributi i këtyre rasteve në arritjen e qëllimit përfundimtar është 65%, megjithëse do të duhet vetëm 15% e kohës për t'i përfunduar ato. Kjo do të thotë, më shumë se gjysma e të gjithë punës do të përfundojë në kohën më të shkurtër të mundshme.
• Grupi B përfshin rastet që nuk janë urgjente, por të nevojshme për ekzekutim. Zgjidhja e këtyre detyrave mund t'u besohet palëve të treta. Është e rëndësishme të kontrollohet koha e ekzekutimit të tyre, pasi rastet e grupit B priren të kalojnë në kategorinë A nëse shkelen afatet.
• Grupi C - detyra që zakonisht quhen "rutinë zyre". Pikërisht në to shpenzohet pjesa e luanit të kohës së punës së stafit dhe menaxherit. Megjithëse një person me kualifikime të ulëta mund të përballojë lehtësisht raportimin, blerjen e artikujve shkrimi dhe punë të tjera rutinë.

Organizimi i pavarur i kohës së punës

Vetë-menaxhimi është ndoshta më efektive nga të gjitha taktikat e menaxhimit të kohës. Ai është i zbatueshëm si për një subjekt të vetëm ashtu edhe për kolektivin në tërësi. Për të siguruar që punonjësi ka punuar në mënyrë produktive, sistemi i stimujve dhe ndëshkimeve materiale lejon. Në terma laik, gjoba apo shpërblime stimuloni mirë individin për të kryer detyrën që i është caktuar. Duhet theksuar se edhe vetë punonjësi duhet të interesohet për organizimin kompetent të procesit të punës.

Qëllimi më i rëndësishëm i vetë-menaxhimit është realizimi maksimal i potencialit të çdo personi në punë, krijimtari dhe jetë personale. Përdorimi i kësaj metode jep përfitimet e mëposhtme:

• Zvogëlohet koha dhe përpjekja për të përfunduar detyrat e punës;
• Rritja e produktivitetit;
• Eliminohen arsyet e stresit, puna emergjente, nxitimi;
• Kënaqësia morale me aktivitetin e punës rritet;
• Kualifikimet rriten, ka një nxitje për rritje personale.

Vetë-menaxhimi fillon me një analizë të stilit të punës që përfshin një inventar të plotë të kohës. Kjo ju lejon të identifikoni pikat e forta dhe të dobëta të organizimit të procesit të punës, t'i rregulloni ato në drejtimin e duhur. Një përshkrim i të gjitha aktiviteteve përfshin:

1. Detyrat kryesore të punës;
2. “Ndërhyrje” apo pushime të detyruara, e ashtuquajtura “koha e plehrave”.

Arsyet e humbjes së kohës mund të jenë faktorë personalë, si çorganizimi, neglizhenca e detyrave të punës, mungesa e vetëdisiplinës, dëshira për të bërë gjithçka shpejt, me nxitim. Megjithatë, zelli i tepruar, dëshira për të marrë të gjitha rastet në të njëjtën kohë, gjithashtu rrallë jep një rezultat pozitiv.

Trajneri i njohur amerikan i biznesit, Dan Kennedy, beson se telefonatat, vizitorët e paplanifikuar, takimet e stërzgjatura janë humbja më e keqe e kohës për një lider. Nëse është e mundur, ato duhet të eliminohen ose minimizohen.

Metoda Pomodoro

Kjo teknikë taktike me një emër qesharak u shpik në vitet 80 të shekullit të kaluar nga italiani Francesco Cirillo. Duke qenë një nga studentët e mbetur, i riu vendosi të fillojë të punojë me veten për të përmirësuar performancën e tij akademike. Pasi kreu një “debriefing” të detajuar, ai kuptoi se nuk mund të përqendrohej në studimet e tij, duke u shpërqendruar nga shumë gjëra të vogla. Pastaj Françesko solli një kohëmatës në formën e një domateje nga kuzhina, e vendosi para tij dhe caktoi orën e klasës.

Praktikisht u zbulua se ai ishte në gjendje të studionte shkencën me përqendrim për 25 minuta. Gjatë kësaj periudhe, studenti nuk u shpërqendrua kurrë nga libri. Më pas, u vendos ndani të gjithë kohën e caktuar për klasat në blloqe. Intervali gjysmë ore përfshinte kohën e përqendrimit maksimal - 25 minuta, si dhe kohën e pushimit, e cila është caktuar vetëm për ato gjëra shumë të vogla. Metoda "pomodoro" është bërë e përhapur sot, për shkak të thjeshtësisë, aksesueshmërisë dhe efektivitetit të saj.

Ka shumë përkufizime të menaxhimit të kohës. Çdo autor që përpiqet të zbulojë temën e specifikuar sjell diçka të re në përkufizimin e konceptit të specifikuar. Megjithatë, ngarkesa semantike e këtij koncepti mbetet ende e njëjtë. "Menaxhimi i kohës" si një proces që synon përdorimin e vetëdijshëm dhe të përgjegjshëm të kohës së dikujt (biznes, personal, etj.), i cili i lejon dikujt të vendosë qëllime kuptimplota dhe t'i arrijë ato në kohën më të shkurtër të mundshme.

Menaxhimi i kohës mund të përkufizohet si planifikim, organizim i shpërndarjes dhe kontrollit mbi përdorimin e kohës së punës në organizatë dhe kohës së vetë menaxherit, në mënyrë që të përmirësohet efikasiteti i departamenteve individuale dhe i organizatës në tërësi.

Për shkak të faktit se ekonomia e tregut filloi të zhvillohet në Rusi jo shumë kohë më parë, dhe gjithashtu duke marrë parasysh mentalitetin e popullit rus në Rusi, menaxhimi i kohës ka karakteristikat e veta. Planet duhet të rishikohen vazhdimisht, qëllimet me të cilat përballet menaxheri nuk janë gjithmonë të qarta dhe të qëndrueshme. Shumësia e qëllimeve, e kombinuar me ekzistencën e grupeve dhe interesave të ndryshme, shpesh çon në kontradikta. Pamundësia e vendosjes së qëllimeve të qarta dhe të qëndrueshme çon në një shkelje që në fazën e parë të vetë-menaxhimit. Rrjedhimisht, proceset e planifikimit dhe të vendimmarrjes bëhen më të vështira (lindin detyra të papritura, është e pamundur të jepet qartë prioriteti).

Në vendin tonë, proporcioni i kohës së shpenzuar për punë rutinë në buxhetin kohor të menaxherëve është i madh. Kjo tregon probleme me delegacionin e menaxherëve rusë. Shumë prej tyre nuk e delegojnë punën rutinë, ose sepse vartësit tashmë janë të ngarkuar me punë, ose sepse besojnë se ata vetë do ta bëjnë këtë punë më mirë. Si rezultat, menaxheri nuk ka kohë të mjaftueshme për detyra vërtet të rëndësishme, premtuese. Një veçori tjetër në përdorimin e kohës së punës është se marrëdhëniet miqësore midis kolegëve janë më të zakonshme në kompanitë ruse. Shumë njerëz preferojnë ta nisin ditën e tyre të punës me komunikim joformal me kolegët, dhe jo me gjërat më të rëndësishme; diskutimi i kushteve të kontratës mund të kthehet pa probleme në një bisedë miqësore. Në Rusi, imazhi i një udhëheqësi është zhvilluar si një person që vazhdimisht nuk ka kohë, dhe sa më shumë që i mungon koha, aq më domethënës duket. Disa drejtues deklarojnë me entuziazëm se punojnë 12-13 orë ditë në shenjë përkushtimi ndaj punës së tyre. Objektivisht, kjo do të thotë vetëm se një person nuk mund të japë përparësi dhe të organizojë siç duhet kohën e tij. Në thelb, sa efektivisht një lider e menaxhon kohën e tij varet nga personaliteti i tij, nëse ai dëshiron të riorganizojë aktivitetet e tij, duke futur vazhdimisht rregullat dhe parimet e vetë-menaxhimit në punën e tij, sepse. kjo nuk kërkon ndonjë përpjekje të mbinatyrshme as për liderin rus, as për një person në ndonjë vend tjetër.

Menaxhimi i kohës përfshin elementët e mëposhtëm:

1. Vendosja e qëllimeve: aftësia për të veçuar më të rëndësishmet nga shumë, aftësia për t'i kthyer problemet në detyra realiste të punës me nënshtrimin e qëllimeve dytësore ndaj atyre kryesore, duke përdorur formulime të përgjegjshme, duke krijuar motivim adekuat dhe duke vendosur kritere të qarta për arritjen e qëllimi.

2. Orientimi në rezultat: "Kush dëshiron të arrijë, duke kërkuar mundësi, kush nuk dëshiron - flet për rrethanat". Fokusi në rezultatet përfshin fleksibilitet të arsyeshëm, i cili ju lejon të përshtateni me ndryshimet në situatë, megjithatë duke ruajtur kursin për detyrat e vendosura, zgjuarsinë e kësaj bote, e cila ju lejon të kapërceni pengesa të ndryshme dhe të përdorni në mënyrë adekuate edhe periudha të vogla të kohës së punës për aktivitete produktive. , dhe aftësia për t'u marrë me kohën e punës së absorbuesve tradicionalë.

3. Metodat dhe teknikat e matjes së kohës - njohuri për metodat themelore të llogaritjes efektive të kohës së punës: përzgjedhja e detajeve optimale të matjes së kohës, një formular i përshtatshëm regjistrimi, aftësia për të tërhequr një protestë kundër vetëkontrollit, frekuenca optimale e skemat e analizës dhe analizës së kohës së punës.

4. Mënyrat dhe teknikat e planifikimit - aftësia për të dhënë përparësi, të kuptuarit e parimit Pareto dhe njohja me sistemin e vendosjes së qëllimeve jetësore të B. Franklin, metoda Alpa, matrica Eisenhower dhe analiza ABC, njohja e rregullave për përpilimin e një -lista do, përdorimi i kohës së vogël dhe të mesme.

5. Teknikat e vetëorganizimit në punë - taktikat e përdorimit të mbështetjes së jashtme dhe stimulimit negativ, organizimi i mjedisit: "përkujtues", gjoba dhe përforcim pozitiv, mënyra për të formuar një humor pozitiv emocional.

6. Puna me informacion - aftësia e kërkimit të adresave, aftësia për të punuar me tekst, nxjerrja në pah e tezave kryesore nga informacioni dytësor, njohja e veçorive të motorëve të kërkimit në internet, prezantimi i informacionit në një formë të pranueshme për klientin.

7. Organizimi i vendit të punës - organizimi hapësinor i vendit të punës, puna operative me letra, mënyrat e ruajtjes së përshtatshme të korrespondencës, eliminimi i ndërhyrjeve në punë.

8. Puna me organizatorin - njohja e veçorive të organizatorëve në letër dhe elektronike, zgjedhja e modelit optimal, rregullat e mbajtjes së shënimeve në organizator, zotërimi i punës me organizatorin.

9. Shpërndarja e kohës dhe e përgjegjësive: aftësia për të thënë “jo”, ndjenja e të drejtës për të dhënë detyra dhe për të kërkuar ndihmë, kujdesi për pushimin në kohë, shfrytëzimi i kujdesshëm i kohës së njerëzve të tjerë dhe të kuptuarit e përshtatshmërisë së delegimit, aftësisë. për të negociuar me punonjësit dhe eprorët.

10. Aftësia për të organizuar njerëz dhe situata: të kuptuarit e përshtatshmërisë së një qasjeje formale dhe "njerëzore", zakoni i të kuptuarit përpara se të përgjigjet, taktikat e përdorimit të kërkesave dhe kërkesave, aftësia për të luajtur me interesat dhe për të ndërtuar detyrat e veta në qëllimet. të njerëzve të tjerë.

11. Udhëheqja efektive: aftësia për të vendosur kontakte me punonjësit, përdorimi i një qasjeje individuale, aftësia e një qasjeje pozitive, synimi dhe mendueshmëria e udhëzimeve, aftësia për të vendosur detyra specifike dhe të realizueshme, disiplinë e saktë e performancës, përdorimi i mostrave. dhe metoda të tjera të trajnimit në sfond për punonjësit.

12. Organizimi i takimeve dhe puna në grup - aftësia për të vendosur një qëllim të qartë për mbledhjen dhe për të formuluar rendin e ditës, njohja e pengesave tipike në organizimin efektiv të takimeve dhe aftësia për t'i kapërcyer ato, aftësia për të punuar me ambiciet personale të pjesëmarrësit.

Shumë studiues që studiojnë problemet e organizimit të kohës së punës identifikojnë arsyet e mëposhtme për mungesën e kohës së punës:

1. Nxitimi i vazhdueshëm. Në një gjendje nxitimi të vazhdueshëm, drejtuesi nuk ka kohë të përqendrohet në detyrën që po kryen për momentin. Ai ndjek rrugën që i erdhi fillimisht në mendje, në vend që të mendojë për mënyra të tjera, ndoshta më racionale për zgjidhjen e këtij problemi.

2. Mungesa e një shpërndarjeje të qartë të punës sipas shkallës së rëndësisë së tyre. Në të njëjtën kohë, udhëheqësi fillon të përfshihet në gjërat më të lehta dhe të këndshme, jo aq të rëndësishme. Si rezultat, ai nuk ka kohë të mjaftueshme për të zgjidhur detyrat kryesore, premtuese.

3. Përmirësime të vazhdueshme në shtëpi. Puna e një menaxheri është e lidhur në një farë mase me aktivitetin intelektual, prandaj është e vështirë të ndahen proceset mendore që lidhen me këtë aktivitet në ato të kryera gjatë punës dhe kohës së lirë. Kjo çon në depërtimin e kohës së punës në kohën e lirë. Në të njëjtën kohë, punonjësi nuk ka kohë për të pushuar, gjë që ndikon në performancën dhe shëndetin e tij.

4. Një lumë e madhe rastesh rutinë, shpesh urgjente, të cilat kërkojnë shumë kohë për t'u punuar.

5. “Vjedhës të kohës” – të paparashikuara dhe për shkak të planifikimit të pamjaftueshëm. Hajdutët më të mëdhenj të kohës janë telefonatat, vizitorët e paftuar, rastet që menaxheri merr përsipër sepse nuk mund të refuzojë një kërkesë.

6. Ngatërresa. Ky është rezultat i organizimit të dobët të ditës, dhe gjithashtu ndonjëherë varet nga impulsiviteti dhe karakteristikat e personit.

7. Motivimi i dobët i punës. Rezultati është produktiviteti i ulët, i cili krijon një mungesë kronike të kohës.

Analiza e përdorimit të kohës do të ndihmojë në identifikimin e humbjeve të përkohshme, për të treguar pikat e forta dhe të dobëta të stilit të praktikuar të punës. Një analizë e tillë është thjesht e nevojshme nëse nuk dihet se për çfarë kohe është shpenzuar fare, nuk dihet se sa kohë duhet për të përfunduar detyra të caktuara, nuk dihet se cilët faktorë stimulojnë ose kufizojnë performancën. Për të analizuar problemin, ju duhet një regjistrim i besueshëm kohor. Mënyra më efektive për të mbajtur gjurmët e kohës është mbajtja e shënimeve. Është më e këshillueshme që të mbahen shënime në procesin e punës, sepse. duke e bërë atë në mbrëmje, mund të humbasësh diçka. Niveli i detajeve të të dhënave duhet të jetë i tillë që të jetë e mundur të gjykohet rëndësia dhe domosdoshmëria e çdo lloj pune. Për të marrë pamjen më objektive, duhet të mbani shënime brenda një jave (ose më gjatë nëse është e nevojshme). Në fletëpalosje ... është e nevojshme të regjistrohen jo vetëm ndërhyrjet e jashtme, por edhe rastet kur vetë kreu ishte iniciatori i shkeljes së rrjedhës së ditës së punës. Pikat e forta të përdorimit të kohës së punës duhet të identifikohen dhe zbatohen në punën e përditshme. Për dobësitë, është e nevojshme të zhvillohet një strategji për t'i kapërcyer ato. Para së gjithash, çdo punë duhet të analizohet duke përdorur pyetjet e mëposhtme:

A ishte e nevojshme puna? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës është shpenzuar për punë të panevojshme, kjo tregon probleme me delegimin dhe prioritizimin);

A ishte koha e justifikuar? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës përbëhej nga raste për të cilat koha e kaluar nuk ishte e justifikuar, është e nevojshme të analizohen arsyet pse koha është shpenzuar shumë dhe të përpiqemi t'i marrim parasysh në punën e ardhshme);

A ia vlente të bëhej puna? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës është shpenzuar për detyra që ishin të papërshtatshme, atëherë duhet t'i kushtoni vëmendje planifikimit, organizimit, vetë-realizimit);

A është caktuar qëllimisht një afat kohor për punën që duhet bërë? (nëse më shumë se 10% e kohës së punës është shpenzuar në detyra, intervali kohor për të cilin është përcaktuar spontanisht, atëherë ka probleme me planifikimin e kohës së punës).

Sa më i lëvizshëm dhe i ndryshueshëm të jetë mjedisi i jashtëm, aq më e madhe është nevoja për planifikim si mjet për të zhvilluar një linjë të caktuar sjelljeje në këtë mjedis. Studiuesit amerikanë kanë krijuar një korrelacion të lartë pozitiv midis planifikimit dhe suksesit në jetën e njeriut. Në të vërtetë, një person që e kupton qartë se çfarë dhe kur duhet të bëjë, ka përparësi të dukshme ndaj dikujt që detyrohet të kalojë rastësisht nga një çështje në tjetrën, duke mos vënë re se pjesa e luanit të kohës shpenzohet për zgjidhjen e detyrave dytësore që mund t'i delegohen. vartësit..

Planifikimi kryhet në faza, fillimisht për një periudhë të gjatë kohore (disa vite), pastaj kjo periudhë ndahet në intervale më të vogla kohore. Sa më e shkurtër të jetë periudha kohore, aq më i detajuar duhet të jetë plani. Pas hartimit të planit për vitet e ardhshme, hartohet një plan për vitin dhe më pas një plan tremujor, i cili shërben si mjet për kontrollin e buxhetit vjetor. Bazuar në treguesit e planit tremujor, hartohet një plan mujor dhe plane dhjetëditore, duke përfshirë tregues sasiorë specifikë që duhet të arrihen në periudhën e ardhshme. Faza e fundit në planifikimin e kohës së punës është plani ditor, i cili është faza më e rëndësishme e planifikimit. Është një listë detyrash specifike që duhet të kryhen gjatë ditës, dhe gjithashtu përfshin ndarjen e rasteve në grupe sipas rëndësisë së tyre dhe nënvizimin e detyrave që duhet të delegohen.

Parimet dhe rregullat për planifikimin e kohës tuaj të punës:

1. Raporti (60:40).

Përvoja tregon se është më mirë të planifikohet vetëm për një pjesë të caktuar të kohës së punës (60%).

Ngjarjet që janë të vështira për t'u parashikuar, shpërqendrimet ("fundosja" e kohës) nuk mund të planifikohen plotësisht pa lënë gjurmë.

2. Bashkimi i detyrave - një plan veprimi.

Për të bërë një plan të mirë kohor, është e rëndësishme të keni gjithmonë një ide për biznesin e ardhshëm. Këshillohet që t'i ndani ato në detyra afatgjata, afatmesme dhe afatshkurtra, të vendosni përparësinë e tyre dhe të veproni në përputhje me të.

3. Rregullsia - konsistenca - qëndrueshmëria. Duhet të punoni rregullisht dhe sistematikisht në plane kohore, duke e çuar vazhdimisht deri në fund punën që keni nisur.

4. Planifikimi realist. Ato. ju duhet të planifikoni vetëm një vëllim të tillë detyrash që menaxheri mund t'i përballojë realisht.

5. Kompensimi për kohën e humbur. Është më mirë të kompensoni kohën e humbur sa më shpejt të jetë e mundur, për shembull, është më mirë të punoni më gjatë një herë në mbrëmje sesa të kapni atë që keni humbur një ditë më parë gjatë gjithë ditës tjetër.

6. Rregullimi i rezultateve në vend të veprimeve.

Është e nevojshme të fiksohen rezultatet ose qëllimet në plane, dhe jo vetëm veprimet, në mënyrë që fillimisht përpjekjet të drejtohen drejtpërdrejt në arritjen e qëllimit. Kjo do të ndihmojë për të shmangur aktivitetet e paplanifikuara.

7. Vendosja e normave të përkohshme.

Përvoja tregon se si rregull, në punë shpenzohet aq kohë sa është në dispozicion. Prandaj, është e nevojshme të përcaktohen standarde të sakta kohore, për të parashikuar në plan saktësisht aq kohë për këtë apo atë biznes sa kërkon realisht.

8. Afati.

Për të shmangur zvarritjen dhe shtyrjen e rasteve, është e nevojshme të vendosen afate të sakta për të gjitha aktivitetet.

9. Riciklimi - kontrolli i dyfishtë.

Plani duhet të rishikohet vazhdimisht dhe të rishikohet nëse disa detyra mund të kryhen plotësisht.

10. Koordinimi i planeve të përkohshme. Për të zbatuar me sukses planet e tyre, udhëheqësi duhet t'i koordinojë ato me planet e njerëzve të tjerë (sekretari, shefi, vartësit, kolegët).

vendosje qellimi- faza më e rëndësishme në planifikim, pasi një qëllim i formuluar qartë shërben për të përqendruar përpjekjet në fusha të rëndësishme. Përcaktimi i qëllimeve kërkon shprehjen e nevojave, interesave, dëshirave ose detyrave tona të qarta dhe të fshehura në formën e synimeve të qarta dhe formulimeve të sakta, si dhe orientimin e veprimeve dhe veprimeve tona drejt këtyre qëllimeve dhe zbatimin e tyre.

Vendosja e qëllimeve do të thotë të shikosh nga e ardhmja. Orientimi dhe përqendrimi i forcave dhe aktivitetit tonë në atë që duhet të arrihet. Kështu, qëllimi përshkruan rezultatin përfundimtar. Nuk ka të bëjë me atë që bën një person, por me arsyen pse e bën atë. Qëllimet janë një sfidë dhe e motivojnë një person për të ndërmarrë veprime. Pa qëllime, nuk ka kriter vlerësimi me të cilin të matet puna. Qëllimet, përveç kësaj, janë gjithashtu një shkallë për vlerësimin e asaj që është arritur. Edhe metoda më e mirë e punës është e pavlefshme nëse paraprakisht nuk është e përcaktuar qartë dhe pa mëdyshje se çfarë dëshiron të arrijë një person.

Qëllimet janë “nxitësit” e veprimit, motivet që përcaktojnë veprimtarinë njerëzore. Nëse ndonjë individ i ka vendosur një qëllim vetes, atëherë si rezultat i kësaj lind një gjendje tensioni, e cila vepron si një forcë lëvizëse dhe që zhduket vetëm kur të arrihet qëllimi.

Për të vendosur qëllime, duhet të mendoni për të ardhmen. Mendimi tradicional brenda kuadrit të detyrave të veçanta është i mbushur me faktin se një person mund të humbasë në vogëlsira. Të menduarit në terma të qëllimeve promovon nënshtrimin e të veçantës ndaj së tërës. Bëhet e qartë se në cilin drejtim duhet të lëvizni dhe cili duhet të jetë rezultati përfundimtar.

Vendosja e qëllimeve është një proces i vazhdueshëm sepse qëllimet nuk vendosen një herë e përgjithmonë. Ato mund të ndryshojnë me kalimin e kohës, për shembull, nëse gjatë procesit vijues rezulton se perceptimet e mëparshme ishin thelbësisht të gabuara, ose se kërkesat ishin të mbaruara ose më pak.

Vendosja e qëllimit nënkupton zbatimin e ndërgjegjshëm të veprimeve të dikujt në përputhje me një linjë udhëzuese ose pikë referimi. Me rëndësi thelbësore këtu është vetëdija se ku dëshiron të shkojë një person dhe ku nuk dëshiron të shkojë (d.m.th., vetëvendosja), në mënyrë që të mos përfundojë atje ku duan të tjerët ta çojnë. Qëllimet shërbejnë për të përqendruar forcat në fusha vërtet kyçe.

Të njohësh qëllimet e tua dhe të përpiqesh vazhdimisht për to do të thotë të përqendrosh energjinë tënde në gjërat që kanë vërtet rëndësi, në vend që të harxhosh kot energjinë tënde.

Njohja e qëllimeve tuaja mund të nënkuptojë vetë-motivim të rëndësishëm për të punuar. Sukseset e rastësishme janë të mira, por të rralla. Sukseset e planifikuara janë më të mira sepse janë të menaxhueshme dhe ndodhin më shpesh.

Parakushti për planifikim - dhe për këtë arsye për sukses - është të dish saktësisht se çfarë, kur dhe në çfarë shkalle të arrihet. Vendosja e qëllimeve është një parakusht absolut për planifikimin, vendimmarrjen dhe punën e përditshme.

Shumë studiues në fushën e "menaxhimit të kohës" dallojnë rregullat e mëposhtme për përcaktimin e qëllimeve:

1. Shkalla e qëllimeve.

Qëllimet në menaxhim përcaktohen nga periudha e planifikimit. Nëse hartohet një plan për të ardhmen, atëherë këtu vendosen qëllimet më të përgjithshme, strategjike. Ato pasqyrojnë rezultatet më të rëndësishme, globale që duhet të arrijë një person për të përmbushur detyrat që i janë caktuar.

Kur hartohet një plan për një periudhë 3-5 vjeçare, qëllimet formulohen më konkretisht dhe shumë prej tyre kanë karakteristika sasiore shumë specifike. Këto qëllime mund të lidhen me përmirësimin e mirëqenies së vetë personit, për shembull, blerja e një apartamenti, një makine, vendosja e një fëmije në një institucion arsimor prestigjioz.

Më specifike janë qëllimet që duhen arritur brenda një periudhe më të shkurtër kohore. Në këtë rast zhvillohen detyra mjaft specifike dhe vendosen tregues që duhen arritur.

Ndërsa horizonti i planifikimit i afrohet një dite specifike, shtrirja e qëllimeve ngushtohet. Duke u marrë me përcaktimin e qëllimeve për një periudhë të caktuar, një person është i angazhuar njëkohësisht në planifikimin e kohës, duke përcaktuar se në cilat intervale kohore duhet të arrihet çdo rezultat specifik.

2. Qartësia, specifika dhe matshmëria e qëllimeve.

Mënyra më e lehtë për të siguruar që një qëllim është arritur në mënyrë efektive është ta paraqisni atë në një mënyrë që të jetë e matshme. Gjetja e qëllimeve të jetës personale dhe përcaktimi i tyre do të thotë t'i jepni drejtim jetës suaj. Kjo do të krijojë kushte për një vlerësim objektiv të ecurisë së punës, si dhe të masave që ndërmerren nga një person për të arritur këtë qëllim. Një nga metodat për konkretizimin e qëllimeve është regjistrimi i tyre me shkrim, gjë që kontribuon në faktin se shpesh regjistrohen ide dhe dëshira pak a shumë të guximshme. Kështu, një person mëson të angazhohet vazhdimisht në qëllimet e tij dhe t'i përsosë ato. Në të shkruar, qëllimet janë gjithashtu të shtypura vizualisht dhe më pak të prirur për të harruar. Nëse qëllimet janë të përcaktuara qartë, atëherë ato bëhen automatikisht të detyrueshme: të fiksuara në letër, ato inkurajojnë analizën e përhershme, ri-kontrollin dhe rishikimin.

3. Qëllimet e arritshme.

Qëllimet që menaxhmenti vendos për organizatën dhe punonjësit e saj duhet të jenë në përputhje me burimet financiare, prodhuese dhe burimet e tjera në dispozicion. Përndryshe, një organizatë që ngre shumë lart shiritin mund të përfundojë në një situatë katastrofike.

4. Qëllimet mbështetëse reciproke.

Qëllimet nuk duhet të jenë në kundërshtim me njëri-tjetrin, por përkundrazi, duhet të mbështesin njëri-tjetrin në mënyrë që arritja e një qëllimi të mos ndërhyjë në arritjen e të tjerëve. Kjo ju lejon të kontrolloni në mënyrë më efektive procesin e kryerjes së detyrave të caktuara në rast të ndonjë problemi, të gjeni shpejt dhe eliminoni shkakun.

Për të pasur sukses, duhet të mësoni se si të zgjidhni qëllimet e duhura. Çdo person ka një qëllim kryesor, më të rëndësishëm, i cili ndahet në shumë qëllime të vogla të ndërmjetme të nivelit më të ulët, arritja e të cilave siguron arritjen e një qëllimi të nivelit më të lartë dhe, në fund të fundit, një qëllimi më të lartë. Është e nevojshme të vendosen qëllime të qarta, të dakorduara reciprokisht, të cilat mund të shndërrohen në veprime të drejtpërdrejta në mënyrë që ato të mund të planifikohen drejtpërdrejt. Qëllimet e përcaktuara qartë të fiksuara në letër bëhen automatikisht të detyrueshme, duke nxitur analiza, ri-kontroll dhe rishikim të vazhdueshëm.

Për të arritur diçka dhe për të qenë i suksesshëm, duhet të shpenzoni kohë dhe para. Për të arritur qëllimin sa më mirë dhe në një kohë të arsyeshme janë të nevojshme metoda të caktuara dhe një qëndrim i kujdesshëm:

Çfarë synimesh dëshironi të arrini?

A pajtohen me njëri-tjetrin?

A ka një të ashtuquajtur qëllim më të lartë dhe qëllime të caktuara të ndërmjetme në rrugën drejt atij kryesor?

A e dini se çfarë mund të bëni vetë për këtë (anët e forta) dhe për çfarë duhet të punoni akoma (dobësitë)?

Gjetja e qëllimeve personale mund të arrihet përmes katër hapave të mëposhtëm.

(1) Zhvillimi i ideve të përgjithshme për aspiratat e jetës.

(2) Diferencimi në kohë të qëllimeve të jetës.

(3) Zhvillimi i ideve udhëzuese në fushën profesionale.

(4) Qëllimet e inventarit.

Ekzistojnë rregulla për organizimin e ditës së punës, të cilat mund të ndahen në 3 grupe:

rregullat për fillimin e ditës, pjesën kryesore të ditës dhe fundin e ditës.

Rregullat për fillimin e ditës

1. Filloni ditën me një qëndrim pozitiv. Përpiquni të gjeni një fillim pozitiv për çdo ditë, pasi mendësia me të cilën filloni të përballeni me sfidat përpara është thelbësore për suksesin tuaj. Bëjini vetes tre pyetje çdo mëngjes:

1. Si mund të më afrojë kjo ditë drejt arritjes së qëllimeve të mia?

2. Çfarë duhet të bëj për të marrë sa më shumë gëzim prej tij?

3. Çfarë mund të bëj sot për të ruajtur stilin tim të jetesës (për të mbështetur shëndetin tim)?

Krijimi i një qëndrimi pozitiv zakonisht nuk merr më shumë se dy minuta. Jepini vetes ato dy minuta përpara se të filloni "rutinën tuaj standarde të mëngjesit".

2. Hani një mëngjes të mirë dhe pa nxitim - për të punuar. Pa gjumë, pa mëngjes, sa më shpejt të jetë e mundur për të punuar - një fillim i tillë thjesht mund të prishë ditën! Mos thoni se nuk keni kohë për një mëngjes të qetë, është çështje prioritare (thjesht duhet të shkoni në shtrat herët për të fjetur mjaftueshëm dhe për të ngrënë një mëngjes të bollshëm).

3. Filloni punën në të njëjtën kohë. Ky është një element i vetëdisiplinës, duke kontribuar në mobilizimin e forcave.

4. Kontrolloni planet tuaja për ditën. Përdorni metodën e analizës ABC ose parimin Eisenhower. Është vërtetuar se një përgatitje dhjetë minutëshe për një ditë pune kursen deri në dy orë kohë pune. Ndaj fitoni këto dy orë! Për më tepër, kur planifikoni një ditë pune, merrni parasysh rregullin e mëposhtëm: nuk duhet të planifikoni më shumë se 60% të kohës tuaj, dhe 40% është një fond rezervë për çështje të papritura dhe urgjente.

5. Merreni me biznesin pa rritje. Ju duhet të refuzoni kategorikisht një "ritual mëngjesi" të tillë si përshëndetjet e ripërdorshme, diskutimet e gjata të lajmeve më të fundit, etj. (Mendoni për harxhuesit e kohës). Natyrisht, kontaktet sociale janë të nevojshme dhe ju nuk jeni robot. Megjithatë, ato mund të zhvendosen në periudha më pak stresuese, si dreka dhe pasditja.

6. Së pari - detyrat kryesore. Ditën e punës duhet ta nisni me detyrat e grupit A, të gjitha gjërat e tjera mund të presin. Mos shikoni përmes korrespondencës së pari - posta e biznesit në hyrje rrallë merret me çështje që kanë përparësinë më të lartë dhe duhet të plotësohen menjëherë.

7. Koordinoni planin e ditës me sekretaren. Sekretarja, nëse keni një të tillë, është partneri juaj më i rëndësishëm kur bëhet fjalë për krijimin e kushteve optimale për aktivitete. Ju duhet t'i kushtoni atij kohën e parë të ditës së punës, edhe nëse është disa minuta. Sekretari duhet të jetë i vetëdijshëm për punët tuaja. Koordinoni me të të gjitha datat, prioritetet dhe planet për ditën. Një sekretar i mirë dyfishon efikasitetin e shefit të tij, dhe një sekretar i keq e zvogëlon atë përgjysmë.

Rregullat e caktimit të mesditës.

1. Përgatitni tavolinën tuaj për punë. Hiqni nga tabela të gjitha letrat e panevojshme për zgjidhjen e problemave të grupit A. Nuk duhet të ketë më shumë se gjashtë dokumente në desktop në të njëjtën kohë. Kjo justifikohet psikologjikisht: së pari, letrat shtesë thithin kohën, dhe së dyti, rendi në tryezë stimulon rendin në mendime.

2. Vendosni afate. Ndonjëherë ju ngarkohen detyra, sepse jeni edhe vartës i dikujt. Pra, afatet e vendosura për zgjidhjen e një problemi shumë shpesh pranohen pa kushte, edhe nëse nuk përshtaten mirë në planet tuaja. Dhe ne duhet të përpiqemi t'i përshtatim ato me interesat tona dhe "kohën e pazarit". Me pak fjalë, kërkoni dy herë më shumë kohë nga sa duhet për të përfunduar një detyrë të caktuar; kjo është shpesh më e lehtë se sa mendoni. Sa i përket caktimit të detyrave për vartësit, unë ju këshilloj t'u jepni atyre rreth një të tretën më pak kohë sesa, sipas mendimit tuaj, është e nevojshme për zgjidhjen e problemit. Nëse mjafton, do të kurseni kohë, nëse jo, prapë nuk do të humbni.

3. Shmangni veprimet që shkaktojnë reagime. Shumë drejtues priren të angazhohen në gjithnjë e më shumë raste, probleme dhe ide të reja, dhe duke e bërë këtë, ata shkaktojnë një reagim të përshtatshëm ndaj veprimeve të tyre, gjë që mund të ndikojë në orarin kohor. Për shembull, shumë shpesh, pasi ka marrë pjesë një herë (për interes të pastër) në një takim, menaxheri merr detyra shtesë që nuk parashikohen nga plani i tij. Atij mund t'i besohet diçka, të përfshihet në grupin e punës etj. Prandaj, është mirë që të gjitha veprimet (letrat, bisedat telefonike, marrëveshjet për afatet, etj.) të kontrollohen dy herë në lidhje me domosdoshmërinë e tyre dhe rrezikun e një përgjigjeje. .

4. Refuzoni çështjet shtesë të ngutshme që lindin. Në çdo ndërmarrje, në çdo departament lindin rrethana të ndryshme urgjente ose situata të paparashikuara. Duhet mbajtur mend se shpërqendrimi nga të ashtuquajturat rrethana urgjente çon në harrimin e gjërave të rëndësishme të planifikuara për një kohë. Nëse ia vlen ta bëni këtë - vendosni rast pas rasti, në varësi të rrethanave.

“Ne lodhemi dhe rraskapitemi jo sepse punojmë shumë, por sepse punojmë dobët, punojmë në mënyrë të paorganizuar, punojmë marrëzisht.”

Fiziologu N.E. Vvedensky

Koha - menaxher t është një teknikë e menaxhimit të kohës që përfshin rregulla dhe parime që ndihmojnë një person të organizojë siç duhet kohën e tij dhe të arrijë efikasitetin maksimal në çdo biznes. Me ndihmën e menaxhimit të kohës, një person mund të kontrollojë me vetëdije kohën që shpenzon në aktivitete të ndryshme, duke rritur efikasitetin dhe produktivitetin e punës ose kohës së lirë. Planifikimi, shpërndarja, prioritizimi, vendosja e qëllimeve e ndihmon një person të përballet me ritmin e çmendur të jetës moderne. Menaxhimi i kohës ndihmon një person të bëjë gjithçka pa stres dhe të shmangë lodhjen kronike.

Fillimisht, teknikat e menaxhimit të kohës u përdorën vetëm kur bëni biznes, organizoni punë. Por tani metodat e menaxhimit të kohës përdoren edhe në jetën personale të një personi për të arritur të përballen me çështjet e përditshme, të organizojnë siç duhet kohën e lirë dhe pushimin e tyre.

Historia e menaxhimit të kohës

Në vitet 1920, Organizata Shkencore e Punës tha se efikasiteti i përdorimit të kohës varet nga efikasiteti personal i vetë personit. U shfaq Lidhja “Koha”, e cila botonte artikuj në gazeta me emrin “Lufta për kohën”. Në vitet '70, metoda e matjes së kohës, e cila u zhvillua nga biologu Lyubishchev, fitoi popullaritet. Kjo metodë është një mjet për zhvillimin e të menduarit efektiv njerëzor, i cili kontribuon në menaxhimin racional të kohës personale dhe rritjen e efikasitetit personal.

Në 2007, departamenti i parë i menaxhimit të kohës u hap në Moskë në Institutin Financiar dhe Industrial. Sot, ky drejtim është bërë shumë popullor dhe popullor. Ka shumë trajnime, seminare për planifikimin dhe shpërndarjen racionale të kohës.

menaxher i kohës Ky është një person që merr parasysh karakteristikat psikologjike të njerëzve, kushtet e punës dhe ofron orare më efikase të punës. Ai është në gjendje të zbulojë te një person të gjitha rezervat e tij të fshehura dhe të sugjerojë se si të rrisë efikasitetin e tij.

Procesi i komunikimit midis një menaxheri të kohës dhe një klienti është i ngjashëm me një konsultim psikologjik në të cilin ai dëgjon një person, jep këshilla dhe këshilla se si të ndajë kohën, sa kohë t'i kushtohet pushimit, si t'i japë përparësi. Si ta planifikoni ditën tuaj në mënyrë që të bëni gjithçka pa stres.

Menaxherët e kohës kryejnë jo vetëm konsultime individuale. Shpesh ata ftohen nga kompanitë si ekspertë për të ndihmuar në përmirësimin e procesit të punës. Para së gjithash, mësoni menaxherin se si të shpërndajë saktë kohën e tij të punës dhe të shpërndajë saktë detyrat në ekip. Ata studiojnë aktivitetet e kompanisë, sasinë e kohës së nevojshme për të zgjidhur probleme të caktuara. Pas mbledhjes së informacionit dhe analizës, menaxheri i kohës bën rregullime në rutinën e përditshme të kompanisë.

• Analiza e kohës së shpenzuar për detyra të caktuara.
• Deklarata, formulimi dhe përcaktimi i qëllimit.
• Bërja e një plani për arritjen e qëllimit, si dhe vendosja e prioriteteve.
• Realizimi i qëllimit. Një sugjerim se çfarë hapash duhet të ndërmerrni sipas planit.
• Bërja e listave të gjërave për të bërë.
• Regjistrimi i kohës me matjen e kohës.

Cilat janë avantazhet e një personi që ka mësuar se si të planifikojë siç duhet kohën e tij?

“Koha e humbur është ekzistencë; Koha e përdorur për përdorim të mirë është jeta."

E.Jung

• Arrin qëllimet e vendosura.
• Arritni qëllimet tuaja shumë më shpejt se të tjerët.
• Të aftë për të arritur sukses në çdo fushë të veprimtarisë.
• Ai ka më shumë kohë për pushim, komunikim me të afërmit dhe miqtë.
• Mund të bëjë shumë më tepër gjëra në një kohë të caktuar.
• Mund të rrisë të ardhurat e tij dhe të dalë në pension duke shpërndarë siç duhet përgjegjësitë ndërmjet punonjësve.
• Mund të heqë qafe lodhjen kronike, nuk i nënshtrohet stresit.
• Gjithmonë ka një plan të qartë veprimi.
• Ka një ndjenjë lirie të brendshme dhe kontrollon në mënyrë të pavarur jetën e saj.

Llojet e menaxhimit të kohës

Tani ka shumë qasje të ndryshme për problemin e menaxhimit të kohës. Ekspertët dallojnë tre lloje kryesore:

• Menaxhimi personal (personal) i kohës. Ajo shoqërohet me vetë-zhvillimin personal të një personi, aftësinë për të organizuar siç duhet dhe frytshëm ditën e tij.
• Menaxhimi profesional i kohës ndihmon një person të kryejë në mënyrë efektive punën e tij, të organizojë saktë kohën e tij të punës ose të ndajë në mënyrë të arsyeshme përgjegjësitë në një ekip.
• Menaxhimi i kohës sociale rregullon marrëdhëniet ndërpersonale ose menaxhimin e kohës së disa njerëzve. Për shembull, korporata.

Konceptet themelore të menaxhimit të kohës

Koncepti i menaxhimit të kohës -është një mënyrë për të kuptuar dhe perceptuar kohën. Koncepti i menaxhimit të kohës ndihmon për të përcaktuar arsyen dhe qëllimin pse një person duhet të mësojë se si të menaxhojë kohën e tij. Kuptoni vlerën e këtij procesi, si dhe kuptoni parimet bazë të menaxhimit të kohës.

Teknikat e Menaxhimit të Kohës- një sekuencë e caktuar veprimesh që do të ndihmojnë në zgjidhjen e një problemi specifik.

Sistemi i menaxhimit të kohës- një grup konceptesh dhe metodash që do t'ju lejojnë të arrini qëllimin tuaj sa më shpejt dhe me efikasitet.

Organizimi jo i duhur i punës ose organizimi analfabet i aktiviteteve nga menaxhmenti çon në faktin se punonjësit e kompanisë ndjejnë mungesë të vazhdueshme kohe. Kjo ndikon në efikasitetin dhe suksesin e ndërmarrjes në tërësi.

Mungesa e kohës ndodh kur:

• Nuk ka orar ditor.
• Nëse ndihmësi i menaxherit nuk është në dijeni të rutinës së tij të përditshme.
• Telefonatat dhe vizitorët shpesh shpërqendrohen nga aktiviteti kryesor.
• Nëse menaxheri nuk di të shpërndajë përgjegjësitë.
• Nëse puna kryhet me nxitim të vazhdueshëm, gjë që çon në lodhje të shpejtë.
• Nëse punonjësit nuk korrespondojnë me pozicionet e tyre.
• Nëse punonjësit vlerësojnë në mënyrë joadekuate aftësitë e tyre, shpejtësinë e punës.
• Nëse nuk ka motivim midis punonjësve (për shembull, paga është shumë e ulët).

Për të përmirësuar efikasitetin e ndërmarrjes, është e nevojshme t'i mësoni punonjësit se si të planifikojnë punën për ditën. Kur hartoni një plan, duhet t'i kushtoni 60% të kohës detyrave kryesore, 20% të paparashikuara dhe 20% rasteve spontane. Gjëja kryesore është të mësoni ekipin të bëjë plane për ditën në mënyrë sistematike dhe të rregullt.

Efektiviteti i menaxhimit të kohës në menaxhim varet nga mënyra se si punonjësit janë trajnuar në planifikimin, prioritizimin, kontrollin e kohës për kryerjen e detyrave, si dhe sekuencën e saktë të detyrave.

Për të zgjidhur këto probleme, mund të ftoni një ekspert në menaxhimin e kohës ose të trajnoni menaxherin e ndërmarrjes suaj, i cili do t'u lëshojë detyra punonjësve dhe do të monitorojë efektivitetin e punës së tyre. Menaxheri duhet të lëshojë si detyra themelore ashtu edhe disa detyra rezervë. Në fund të ditës, punonjësi paraqet një raport progresi.

Menaxhimi i kohës personale në menaxhimin e kohës

Sa i përket menaxhimit të kohës personale, ekzistojnë rregulla bazë të menaxhimit të kohës që zbatohen në jetën personale:

1. Asnjëherë mos e merrni punën në shtëpi.
2. Organizoni jetën tuaj në atë mënyrë që të marrë një minimum kohe.
3. Planifikoni paraprakisht kohën e lirë. Kjo duhet të përfshijë kënaqësi emocionale (duke shkuar në kinema, teatër, koncert, muze). Po ashtu edhe fizike (sportive, kërcimi etj.).
4. Për pushim, përdorni jo vetëm fundjavat, por të paktën një ditë në mes të javës. Për shembull, ngasni një biçikletë pas punës ose shkoni në saunë me miqtë.
5. Gjatë pushimeve, kufizoni thirrjet, postën, internetin në mënyrë që të relaksoheni vërtet.

1. Rregulli bazë i menaxhimit të kohës është vendosja e saktë e qëllimit.

Nëse mësoni të përcaktoni qartë qëllimet tuaja, si dhe të përcaktoni se cilat detyra janë dytësore, atëherë do të kurseni shumë kohë.

Nëse shpenzon kohën për diçka, do të thotë që në atë moment mendon se është shumë e rëndësishme. Por a është ajo? Pyesni veten, a do t'ju ndihmojë rezultati i këtij veprimi t'i afroheni qëllimit tuaj? Çfarë është një qëllim? Qëllimi është dëshira e një personi për diçka, kur i gjithë procesi synon rezultatin përfundimtar.

Kur vendosni një qëllim, së pari duhet të përcaktoni vlerat kryesore.

Njihni aftësitë dhe motivimin tuaj. Analizoni problemet, nevojat dhe vështirësitë që mund të shfaqen në rrugën drejt qëllimit. Paraqisni qartë qëllimin tuaj në detajet më të vogla, rezultatin e tij përfundimtar. Planifikoni veprimet tuaja, kërkoni burime dhe filloni të zbatoni.

Ka metoda të ndryshme të përcaktimit të qëllimeve. Por të gjitha metodat kanë një algoritëm të përbashkët për vendosjen e qëllimeve:

1. Qëllimi duhet të jetë sa më specifik që të jetë e mundur me një rezultat përfundimtar të qartë.
2. Nevoja për të arritur qëllimin duhet të arsyetohet. Pse është e nevojshme kjo dhe çfarë do të marr prej saj?
3. Qëllimi duhet të jetë realist dhe mekanizmi për arritjen e tij duhet të jetë i qartë.
4. Është e nevojshme të përcaktohen qartë kufijtë kohorë për të cilët duhet të arrihet qëllimi.

2. Rregulli i dytë bazë i menaxhimit të kohës është prioritizimi.

Është shumë e rëndësishme të dini se si të jepni përparësi. Ka gjëra që janë më pak të rëndësishme në arritjen e qëllimit, dhe ka nga ato që luajnë një rol të madh.

3. Rregulli i tretë bazë i menaxhimit të kohës është planifikimi.

Pas vendosjes së një qëllimi, hapi tjetër është planifikimi. Planifikimi është një pjesë integrale e menaxhimit të kohës. Ai përbëhet nga hapat kryesorë të mëposhtëm:

1. Hartimi i një plani të menaxhimit të kohës.
2. Faza e hartimit të një projekti, në të cilën mund të manovroni, mendoni për opsione të ndryshme për arritjen e qëllimit.
3. Faza e identifikimit të burimeve të nevojshme.
4. Faza e identifikimit të njerëzve që mund t'ju ndihmojnë në rrugën drejt qëllimit.
5. Faza e fiksimit të rezultateve të planifikimit në formën e një projekti biznesi, një hartë.

Kur një person fillon të angazhohet në planifikim, të menduarit aktivizohet, kreativiteti ndizet. Duke bërë një plan, qëllimi juaj bëhet më specifik, filloni të kuptoni se çfarë dëshironi me të vërtetë dhe si ta arrini atë. Ky është një lloj udhëzuesi praktik për veprim.

Derisa një person të bëjë një plan për zbatimin e asaj që dëshiron, ai është në reflektim të vazhdueshëm për këtë temë. Por jo mendimet, por veprimet ju sjellin më afër qëllimit. Kur hartohet një plan i detajuar, i cili merr parasysh mënyra të ndryshme për të arritur qëllimin, kjo ju jep mundësinë për të manovruar. Nuk funksionon me disa mjete dhe metoda, mund të provoni të tjera. Planifikimi zhvillon tek një person fleksibilitet dhe gatishmëri për çdo situatë.

Bërja e një plani ju jep një shans të lartë për sukses. Të kesh një plan ju jep besim në veten dhe aftësitë tuaja. Të gjithë njerëzit dhe sipërmarrësit e suksesshëm po planifikojnë.

Teknikat bazë të planifikimit. Përshkrim i shkurtër

1. Planifikimi ABC bazohet në faktin se së pari duhet të bëni gjërat më domethënëse (nën shkronjën A), dhe më pas B dhe C.

Rastet e kategorisë A janë më të rëndësishmet. Ato përbëjnë 15% të të gjitha rasteve dhe sjellin 65% të rezultateve. B - raste të rëndësishme që përbëjnë 20% të të gjitha rasteve dhe sjellin 20% të rezultateve. Kategoria C - këto janë rastet me më pak rëndësi, ato përbëjnë 65% dhe japin një rezultat - 15%.

2. Rregulli Pareto Ose parimi 80/20. Ky parim vlen për çdo aktivitet të përditshëm. 80% e gjërave që bëni në një ditë ju japin 20% të rezultateve që dëshironi. Dhe 20% e gjërave të rëndësishme të planifikuara ju sjellin më afër rezultatit me 80%.

Për shembull: 20% e njerëzve zotërojnë 80% të kapitalit, 80% e njerëzve zotërojnë 20% të kapitalit. 20% e klientëve japin 80% fitim, dhe 80% e klientëve japin 20% fitim.

3. Koha- kjo metodë qëndron në faktin se ju duhet të regjistroni çdo minutë të të gjitha veprimeve tuaja dhe sa kohë keni shpenzuar për to. Kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni se ku dhe për çfarë shpenzoni kohën tuaj dhe si ta rregulloni orarin tuaj.

4. Bërja e një liste detyrash- Kjo është metoda më e thjeshtë e planifikimit që ju lejon të planifikoni si kohën ashtu edhe punët.

Si të bëni një listë të duhur të detyrave dhe ta ndiqni atë?

1. Për të filluar, vëzhgoni veten. Sa kohë ju duhet për të përfunduar detyra të ndryshme.
2. Shkruani një listë të detyrave për mbrëmjen.
3. Shkruani artikuj të veçantë. Për shembull: shkoni në dyqan. Bashkangjitni një listë blerjesh me këtë artikull.
4. Planifikoni gjithë ditën tuaj, jo vetëm punën.
5. Filloni ditën tuaj duke bërë detyra të thjeshta. Të kontrollosh menjëherë kutitë dhe të gëzohesh gjatë gjithë ditës me mendimin se ndjekja e një liste detyrash nuk është aq e vështirë.. Për shembull, të bësh ushtrime dhe të përgatitësh mëngjesin.
6. Lista e detyrave duhet të jetë gjithmonë në sy.
7. Mos shkruani më shumë se 7 raste prioritare në listë që të mos nervozoheni më vonë se nuk keni pasur kohë të bëni diçka.

• Provoni të gjitha metodat e planifikimit dhe zgjidhni më të përshtatshmet.
• Mbani shënime.
• Mos u mundoni të bëni gjithçka. Së pari bëni gjërat më të rëndësishme dhe prioritare.
• Planifikoni çdo ditë tuajën. Dhe gjithashtu bëni një plan shtesë për javën.
• Mbani gjithmonë një stilolaps dhe bllok shënimesh me vete.
• Filloni një ditar suksesi, ai do t'ju motivojë dhe do t'ju kujtojë se jeni në rrugën e duhur.
• Mësoni të thoni "jo". Kjo do të ndihmojë për të shmangur komunikimin me njerëz të panevojshëm, duke bërë gjëra të panevojshme.
• Para se të bëni ndonjë gjë, merrni parasysh sa urgjente është, sa e rëndësishme është dhe si do t'ju afrojë ky veprim me qëllimin tuaj.
• Analizoni zakonet tuaja, aktivitetet që ju humbin kohën. Sipas kohës, është e lehtë të gjurmosh ato veprime që duhet të heqësh qafe.
• Mos bëni punën e të tjerëve. Mos u bëni një mjet për të arritur qëllimet e dikujt tjetër. Përqendrohuni në qëllimin tuaj.
• Merrni kohë për vetë-përmirësim.
• Mos u ndal me kaq. Pasi të keni arritur një qëllim, vendosni një tjetër.

1. Stephen Covey në 7 zakonet e njerëzve shumë efektivë e konsideron menaxhimin e kohës si një element të vetë-përmirësimit. Këtu janë këshillat e tij:

• Bëni atë që duhet të bëni së pari. Mos i shtyni gjërat e rëndësishme për më vonë.
• Qëllimi juaj duhet të jetë një prioritet dhe i rëndësishëm. Lëvizni drejt saj.
• Kryeni të gjitha veprimet në bazë të prioriteteve.
• Mos shpenzoni shumë përpjekje për të arritur një qëllim të parëndësishëm. Burimet e shpenzuara dhe rezultati përfundimtar duhet të jenë proporcional.
• Kërkoni të gjitha mënyrat për ta bërë jetën më të lehtë.

2. David Allen këshillon të organizoni siç duhet vendin e punës, per te marre te gjitha materialet e nevojshme shkrimi. Gjithashtu, krijoni një kabinet skedarësh, për çdo rast, krijoni një dosje përkatëse. Allen këshillon gjithashtu të shkruani 4 lista detyrash:

• Bëni një listë të gjërave që duhet të bëhen në të ardhmen e afërt;
• Përfshini në një listë të veçantë projektet që kërkojnë një qasje të integruar;
• Bëni një listë të veçantë të projekteve që, për një arsye ose një tjetër, ende nuk mund të përfundohen;
• Lista "Një ditë".

3.Julia Morgenstern këshillon që së pari të vlerësohet sa kohë shpenzoni për të bërë detyrat tuaja. Cilët faktorë po ju shpërqendrojnë. Ju mund të shpërqendroheni nga mediat sociale, përgjegjësitë shtesë, afatet joreale ose pengesat psikologjike.

• Për çdo veprim, duhet të caktohet një kornizë kohore.
• Nëse nuk mund të kryeni ndonjë veprim, atëherë analizoni atë, ndoshta mund të shtyhet për një kohë, t'u delegohet punonjësve të tjerë ose të braktiset plotësisht.
• Renditni gjërat dhe punët, pastroni hapësirën nga gjithçka që mund të bëni pa. Jepini secilës gjë vendin e vet dhe çdo detyre kohën e vet.

"Hani një bretkocë për mëngjes"

Që gjithë ditën mendimet tuaja të mos kthehen në detyrën që nuk dëshironi të bëni ose është e pakëndshme për ju, filloni ditën me të. Kështu do të çliroheni nga stresi dhe ngarkesa emocionale që do të duhet të mbani gjatë gjithë ditës.

"Biftek elefant"

Nëse përballeni me një detyrë globale, për zgjidhjen e së cilës duhet të bëni shumë veprime, atëherë ndajeni këtë punë në pjesë. Mos bëni një elefant prej tij, priteni në copa. Kjo do ta bëjë më të lehtë fillimin e detyrës në fjalë. Dhe gjithashtu kjo qasje kontribuon në një kuptim më të mirë të këtij problemi.

Mësoni të thoni "jo"

Menaxhimi i kohës nuk ju mëson se si të bëni sa më shumë që të jetë e mundur, por si të bëni atë që duhet bërë në mënyrë korrekte. Thuaj "jo" gjërave të panevojshme, njerëz. Mos u bëni mjet për askënd për të arritur qëllimet e tij. Përqendrohuni në qëllimet tuaja.

Përpiquni për automatizimin dhe thjeshtimin maksimal të aktiviteteve tuaja.

Bëni gjëra të ngjashme me radhë, pasi truri mësohet me një zonë të caktuar aktiviteti. Dhe çdo herë ai e kalon atë më shpejt.

Dëgjoni ritmet tuaja biologjike. Bëni punë në një kohë kur ndjeni një rritje të veçantë të forcës dhe aktivitetit. Gjatë periudhës së aktivitetit më të vogël, jepini vetes një pushim. Dëgjoni nevojat e trupit tuaj. Ndonjëherë një pushim 15-minutësh është i mjaftueshëm për të hapur një "erë të dytë".

Librat më të mirë të menaxhimit të kohës për të lexuar:

• Menaxhimi efektiv i kohës. B. Trejsi
• Udhëtim në kohë. Si të arrini të jetoni dhe të punoni. G. Arkhangelsky
• Menaxhimi i vështirë i kohës: merrni kontrollin e jetës tuaj. D. Kennedy
• Punoni më pak, bëni më shumë. C. Gleason
• Në ferr me të gjitha këto! Merre dhe bëje. R. Branson
• Menaxhimi ekstrem i kohës. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
• Kurs praktik mbi menaxhimin e kohës. I. Abramovsky
• Si të punoni 4 orë në javë dhe në të njëjtën kohë të mos rrini në zyrë "nga thirrja në telefon", të jetoni kudo dhe të pasuroheni. T. Ferris
• Bërja e gjërave: Arti i produktivitetit pa stres. D. Allen

Efektiviteti i menaxhimit të kohës varet nga ndjekja e rregullave të tij bazë, si dhe nga një kuptim i qartë se pse ju nevojitet, si ta menaxhoni kohën tuaj dhe çfarë përfitimesh do të keni.

Kjo teknikë mund të përdoret jo vetëm në punë, por edhe në jetën e përditshme, përpiquni t'i mësoni fëmijët tuaj që nga fëmijëria. Matur - Analizuar - Planifikuar - Ekzekutuar - Analizuar. Disa hapa në fazën fillestare dhe përsëritja e përsëritur do të çojnë në ekzekutimin e veprimeve në makinë, pas njëfarë kohe do të bëhet zakon dhe do të kryhet në një nivel nënndërgjegjeshëm.

Menaxhimi i kohës është i përshtatshëm

Në përgjithësi, mund dhe duhet të personalizohet. Shpesh organizimi i kohës kërkohet vetëm në ato raste kur e bëjmë sepse është e nevojshme, e keni vënë re? Duket se është një gjë interesante, por mund të jetë pak e lodhur, ndoshta disponimi ose mirëqenia nuk janë të përshtatshme, ndoshta vetëm dembelizmi, atëherë duhet të ndizni mekanizmat e brendshëm të vetëdisiplinës, të përshtatni motivimin me nivelin e dëshiruar dhe kontrolloni aktivitetet tuaja.

Dhe kur nuk ju duhet ta bëni atë, mbani mend? Në dy raste: kur përtacia dhe përtacia janë të plota dhe kur jemi aq të apasionuar pas punës apo biznesit sa nuk e vërejmë se si koha po nxiton. Në raste të tilla, ata thonë: "Nuk kisha kohë të shikoja prapa, por dita e punës mbaroi".

Ku është e vërteta?

E vërteta është gjithmonë diku në mes, megjithatë, nëse disa rekomandime ndihmojnë një person të jetë më efektiv, atëherë ato mund të jenë efektive për të paktën disa njerëz të tjerë. Tani nuk do të diskutojmë se si ta organizojmë kohën kur përtacia e nënës na ka kapërcyer, ose kur entuziazmi digjet në shpirt. Unë do të ndaj me ju dy mënyra të thjeshta që mund të jenë efektive për ju kur thjesht duhet të punoni.

2 mënyra të thjeshta për të organizuar kohën tuaj

Mënyra e parë:

Vetëm Bëje.

Mënyra e dytë:

Thjesht bëni më shumë pushime.

A jeni duke qeshur? E shoh keqkuptimin tuaj... Ne fakt miq, metodat jane te testuara me kohe. Ju siguroj se për disa prej jush do të jenë një litar shpëtimi në momentin e duhur. Është më mirë të bëni më shumë pushime, ndoshta pas pesëmbëdhjetë minutash, ndoshta pas 10 ose 5 minutash, por edhe në këtë rast, do të ecni përpara, dhe nuk do të qëndroni në vend. Nuk do e vini re sesi përfshiheni në punë dhe nuk do keni më nevojë për pushime.

Rreth teknikave

Këto janë mënyra shumë të thjeshta për të organizuar kohën tuaj. E di që aplikimi i gjërave të tilla si planifikimi i detyrave, ndarja e detyrave në të rëndësishme dhe urgjente, teknika Pomodoro, mbajtja e një ditari, përdorimi - etj., si rezultat, do të përshpejtojë ndjeshëm aktivitetet tona, kjo është e padiskutueshme.

Por megjithatë, ju duhet të gjeni gjënë kryesore që trupi juaj dëgjon, dhe vetëdija nuk reziston fort. Gjeni atë që do t'ju ndihmojë.

Ne ndajmë biznesin tonë

Le të kujtojmë edhe një herë se të gjitha punët tona mund të ndahen në 4 grupe:

• Urgjente - E rëndësishme
• E rëndësishme - Jo urgjente
• Urgjente - Jo e rëndësishme
• Jo urgjente - Jo e rëndësishme

Gjeni informacion në lidhje me këtë metodë Eisenhower dhe mësoni se si ta zbatoni atë kur planifikoni. Dhe së pari bëni gjërat më të rëndësishme: urgjente dhe të rëndësishme. Kjo metodë më ndihmoi shumë për të përballuar xhiron e madhe të rasteve, e cila nuk kishte fund në kohën kur punoja si drejtuese e degës së një kompanie reklamuese dhe njëkohësisht punohej në disa fusha të barabarta. rëndësi në rëndësi.

Kush e kontrollon kë?

Gradualisht u bë e qartë se nuk ishte më qarkullimi që më kontrollonte, por menaxhoja punët dhe organizoja me sukses kohën time. Këshillat e Artem Farievich për "majmunin" që menaxherët më vendosnin vazhdimisht në qafë ndihmuan me kohë, mësova t'u ktheja "majmunin" e tyre, ata vetë duhej të pajtoheshin me të. Mësova të them "jo" me kohë, të refuzoja pa ofenduar një person tjetër, të mbyllja me mirësjellje bisedën nëse e kuptoja se ai po më vidhte kohën.

Miq, e gjithë kjo është shumë interesante, në fakt. Tani, ndonjëherë, është madje e vështirë të kuptohet se çfarë është më efektive në zgjidhjen dhe kryerjen e detyrave të caktuara. Është e rëndësishme të kuptoni se do të keni metodat tuaja që do të funksionojnë për ju.

Kur e kuptoni se dini të vlerësoni kohën tuaj dhe kohën e njerëzve të tjerë, bëhet e qartë se filloni të bëni më shumë në të njëjtën kohë si më parë. Ju gradualisht zotëroni artin e menaxhimit të kohës, detyra kryesore e të cilit është që të organizimi i kohës.

Në paraburgim

Miq, duhet të mbani mend gjithmonë se nëse fillon një mbingarkesë, mund të ndaloni dhe të merrni frymë thellë dhe të nxirrni. Gjithashtu një mjet i shkëlqyeshëm - ndihmon! Ne duam gjithmonë ekuilibër: mendor, fizik dhe material... Jeta jonë varet drejtpërdrejt nga cilësia e kohës që i kushtojmë punës, familjes, miqve, udhëtimeve.

Kur e dimë pse po punojmë vetë, dhe sigurisht që jemi ne dhe njerëzit më të dashur në jetën tonë, pa asnjë dyshim, cilësia e jetës sonë do të përmirësohet. Dhe pikërisht kjo ia vlen të jetosh, të krijosh dhe të arrish një ekuilibër mes shëndetit, pasurisë dhe lumturisë.