إدارة الوقت بالكفاءة. إدارة الوقت: كيف تتعلم إدارة وقتك؟ القواعد الأساسية لإدارة الوقت بفعالية

"حافظ على الوقت: فهو النسيج الذي تصنع منه الحياة."

إس ريتشاردسون

لقد تعلمنا الانضباط منذ الطفولة، وبطريقة أو بأخرى، نحن مجبرون على الالتزام بقيود معينة طوال حياتنا. تناول الطعام والنوم حسب الروتين اليومي والحصص المقررة والعمل والراحة في الوقت المحدد. نحن نطيع بسهولة قواعد اللعبة الخاصة بشخص آخر، وفي الواقع، نساعد شخصًا آخر على تحقيق هدفه. ولكن عندما يتعلق الأمر بالانضباط الذاتي، فإن الكثيرين ليسوا مستعدين للتخلي حتى عن نقاط الضعف الصغيرة، مثل عادة النوم لمدة 10 دقائق إضافية في الصباح.

مهارة تحد نفسك لتحقيق أهداف معينة- مهارة قيمة لا يمتلكها الكثير من الناس. لكنهم وحدهم ينجحون في النهاية. لقد شق السياسيون ورجال الأعمال والممثلون المشهورون طريقهم إلى الشهرة فقط بفضل العمل اليومي باسم هدفهم. القدرة والموهبة وحتى العبقرية هي واحد بالمائة فقط من النجاح، والتسعة والتسعون الباقية هي العمل الجاد.

إدارة الوقت هي المكون الأساسي لنظام الفعالية الشخصية لأي شخص طموح. لا يهم ما هو الهدف: إنقاص الوزن، أو الحصول على الدبلوم الأحمر، أو بدء مشروعك التجاري الخاص... لا شيء من هذه الأشياء ممكن بدون مهارات التنظيم الذاتي. تعد إدارة الوقت دليلاً عمليًا للعمل، حيث يمكنك من خلاله تحديد أولويات حياتك وإنشاء رؤيتك الخاصة للنجاح. إن تطوير الدوافع الفعالة لا يتيح لك توفير الوقت فحسب، بل يسمح لك بالتطور كشخص. الانضباط الذاتي - العيش وفق قواعد صارمة يضعها الإنسان لنفسه، بما يحقق مصلحته الخاصة. ومن الغريب أن مثل هذه الأطر الصارمة لا تحد من الشخصية. ضد، إنها الطريقة الوحيدة للحرية الحقيقية.

الوقت - الإدارة هي أفضل أداة لتحسين الذات. بادئ ذي بدء، يعلم التخطيط السيطرة على الأحداث الخارجية والبيئة والزمان والمكان. تتيح لك مهارات ضبط النفس المكتسبة نتيجة العمل على نفسك التحكم في مشاعرك ورغباتك اللحظية وعاداتك السيئة. وضبط النفس علامة على الطبيعة القوية القوية الإرادة. يتيح لك تطوير مهارات التركيز تحقيق نتائج أفضل في العمل، مع بذل جهد أقل. وهكذا يتم تحرير الوقت للتحسين الفكري والروحي. أليس هذا هو معنى حياة الإنسان؟

لا يتم اكتساب مهارات الانضباط الذاتي بين عشية وضحاها. علاوة على ذلك، لا يمكنك تطويرها في نفسك إلا من خلال التدريب المستمر لقوة الإرادة. الأمر نفسه ينطبق على نظام إدارة الوقت. أي شخص يريد تحقيق النجاح في الحياة ملزم ببساطة بمعاملة الوقت بعناية.

7 تقنيات إدارة الوقت الأكثر شعبية

"لو كان لدي 9 ساعات لقطع شجرة صنوبر، فسأقضي 6 ساعات في شحذ فأسي."

ابراهام لنكون

هناك العديد من التقنيات للاستخدام الفعال للوقت. نلفت انتباهكم إلى التقنيات الأكثر شيوعًا، والتي بدونها لا يمكن لنظام إدارة الوقت الاستغناء عنها.

مصفوفة أيزنهاور

حصلت هذه التقنية على اسمها تكريما للرئيس الأمريكي د. أيزنهاور، الذي قسم جميع المهام التي كانت تواجهه إلى 4 فئات، مسترشدا بإلحاحها وأهميتها.

وبناء على ذلك تم ترتيب الحالات في خلايا المصفوفة الأبسط على النحو التالي:

• الفئة أ - عاجلة وهامة ويجب حلها على الفور؛
• الفئة ب - يمكن تأجيل قرارهم لفترة معينة، لكن لا يستحق التأجيل معهم؛
• الفئة ب - المهام التي يمكن تفويض تنفيذها إلى أطراف ثالثة؛
• الفئة د - الأشياء التي من الأفضل إرسالها إلى سلة المهملات على الفور، لأنها لا تستحق الوقت والجهد.

وفقا للخبراء، فإن خطأ معظم الناس هو تحديد الأولويات بشكل خاطئ. إنهم أكثر استعدادًا لتولي مهام الفئتين الأخيرتين، لأنه من الأسهل بكثير القيام بهذه الأشياء. تساهم النتائج السريعة في تطوير تقييم غير صحيح للفعالية الشخصية. وتبين أن الرجل يبذل الجهد في الأنشطة الثانويةتاركين وراءهم ما يهم حقًا.

تقنية التوقيت

تم استخدام تسجيل وقت الموظفين من أجل تحسين انضباط العمل لأكثر من اثنتي عشرة سنة. تسجل برامج الأتمتة والمحاسبة الوصول والمغادرة في الوقت المناسب ومدة يوم عمل الموظف. لكن التكنولوجيا الحديثة ذهبت إلى أبعد من ذلك. اليوم، لا يمكنك معرفة ما إذا كان الشخص موجودا في مكان العمل فحسب، بل يمكنك أيضا التحقق مما يفعله.

وقد تم تطوير المئات من أنظمة التحكم هذه حتى الآن. البرامج قادرة على التسجيل تلقائيًا: الغياب بسبب المرض، رحلات العمل، الإجازات، الإجازة، العمل وفقًا لجدول زمني مرن. يأخذ النظام في الاعتبار مدة استراحة الغداء، والمغادرة المبكرة أو التأخر، والتغيب عن العمل.

على الرغم من كمالها، توفر وحدات الحضور توقيتًا سطحيًا فقط، بينما تساعد برامج التجسس مثل "Maxapt QuickEye" في تتبع العمل على الكمبيوتر. بمساعدتهم، سيفهم المدير على الفور أن ماريا إيفانوفنا من قسم المحاسبة مشغولة بعدم العمل على التقرير، ولكن التواصل على موقع Odnoklassniki. بالطبع، حتى بمساعدة مثل هذه البرامج، لن يكون من الممكن تحديد توقيت دقيقة بدقيقة، مع مراعاة استراحات التدخين وحفلات الشاي والأحاديث الصادقة وغيرها من "أوقات القمامة"، ولكن في أغلب الأحيان لا يوجد الحاجة لهذا.

طريقة باريتو

ينص قانون فيلفريدو باريتو على ما يلي: "20% من جهودك توفر 80% من النتيجة، بينما الـ 80% المتبقية تجلب 20% فقط من النتيجة."يمكنك تفسير ذلك بطريقة أخرى: "20٪ من الموظفين يجلبون للشركة 80٪ من الأرباح". ببساطة، 1/5 فقط من أعضاء الفريق يعملون بفعالية. كفاءة الغالبية العظمى من العمال منخفضة للغاية. عملهم هو مجرد تقليد للنشاط العنيف. إذا قمت بتوجيه هذه الطاقة في الاتجاه الصحيح، فإن الإنتاجية الإجمالية ستزداد بشكل ملحوظ.

طريقة باريتو هي عزل 20% من الحالات الرئيسية من الكتلة الكلية والتركيز عليها. القرار بشأن ما يعتبر مهمًا وما هو ثانوي سيكون فرديًا في كل حالة. تسمح لك مصفوفة أيزنهاور أو طريقة تحليل ABC، والتي تستخدم غالبًا مع طريقة باريتو، بتصنيف الحالات. يعد تحليل ABC أبسط طريقة لتصنيف الحالات وفقًا لأهميتها الحالية.

ABC - التحليل

تعتبر هذه الطريقة الطريقة الأكثر إنتاجية وبصرية لفرز الحالات. يسمح لك بالتخلص من كل ما هو غير ضروري والتركيز على تحقيق الأهداف الرئيسية. ووفقا لهذه الطريقة، يتم تقسيم جميع الحالات إلى فئات:

• المجموعة (أ) لها الأولوية القصوى، وهذه أمور مهمة وعاجلة. ويجب حل مثل هذه القضايا في أسرع وقت ممكن. وتبلغ مساهمة هذه الحالات في تحقيق الهدف النهائي 65%، على الرغم من أن إنجازها سيستغرق 15% فقط من الوقت. أي أنه سيتم الانتهاء من أكثر من نصف الأعمال في أقصر وقت ممكن.
• تتضمن المجموعة ب الحالات غير العاجلة، ولكنها ضرورية للتنفيذ. يمكن أن يعهد بحل هذه المهام إلى أطراف ثالثة. ومن المهم التحكم في وقت تنفيذها، لأن حالات المجموعة ب تميل إلى الانتقال إلى الفئة أ إذا تم انتهاك المواعيد النهائية.
• المجموعة ج - المهام التي يطلق عليها عادة "الروتين المكتبي". عليهم أن ينفقوا نصيب الأسد من وقت عمل الموظفين والمدير. على الرغم من أن الشخص ذو المؤهلات المنخفضة يمكنه بسهولة التعامل مع إعداد التقارير وشراء القرطاسية وغيرها من الأعمال الروتينية.

التنظيم المستقل لوقت العمل

ربما تكون إدارة الذات هي أكثر أساليب الإدارة فعالية على الإطلاق. وهو ينطبق على موضوع واحد وعلى الجماعة ككل. لضمان عمل الموظف بشكل منتج، يسمح نظام الحوافز والعقوبات المادية. في شروط الشخص العادي، غرامات أو مكافآتتحفيز الفرد بشكل جيد للقيام بالمهمة الموكلة إليه. تجدر الإشارة إلى أن الموظف نفسه يجب أن يكون مهتمًا أيضًا بالتنظيم المختص لعملية العمل.

الهدف الأكثر أهمية لإدارة الذات هو تحقيق أقصى قدر من إمكانات كل شخص في العمل والإبداع والحياة الشخصية. يوفر استخدام هذه الطريقة الفوائد التالية:

• يتم تقليل الوقت والجهد لإنجاز مهام العمل؛
• زيادة الإنتاجية؛
• يتم القضاء على أسباب التوتر، والعمل في حالات الطوارئ، والتسرع؛
• يزداد الرضا الأخلاقي عن نشاط العمل؛
• زيادة المؤهلات، هناك حافز للنمو الشخصي.

تبدأ إدارة الذات بتحليل أسلوب العمل الذي يتضمن جردًا كاملاً للوقت. يسمح لك بتحديد نقاط القوة والضعف في تنظيم عملية العمل، وضبطها في الاتجاه الصحيح. يتضمن وصف جميع الأنشطة ما يلي:

1. مهام العمل الرئيسية؛
2. "التدخل" أو الفواصل القسرية، أو ما يسمى "الوقت المهملات".

أسباب هدر الوقت يمكن أن تكون عوامل شخصية، مثل عدم التنظيم، وإهمال واجبات العمل، وعدم الانضباط الذاتي، والرغبة في القيام بكل شيء بسرعة، وعلى عجل. ومع ذلك، فإن الحماس المفرط، والرغبة في التعامل مع جميع الحالات في وقت واحد، نادرًا ما يعطي نتيجة إيجابية.

يعتقد مدرب الأعمال الأمريكي الشهير دان كينيدي أن المكالمات الهاتفية والزوار غير المجدولين والاجتماعات المطولة هي أسوأ مضيعة للوقت بالنسبة للقائد. إذا كان ذلك ممكنا، ينبغي القضاء عليها أو التقليل منها.

طريقة بومودورو

تم اختراع هذه التقنية التكتيكية ذات الاسم المضحك في الثمانينيات من القرن الماضي على يد الإيطالي فرانشيسكو سيريلو. كونه أحد الطلاب المتخلفين، قرر الشاب أن يبدأ العمل على نفسه من أجل تحسين أدائه الأكاديمي. بعد إجراء "استخلاص معلومات" مفصل، أدرك أنه لا يستطيع التركيز على دراسته، حيث كان مشتتًا بالعديد من الأشياء الصغيرة. ثم أحضر فرانشيسكو مؤقتًا على شكل حبة طماطم من المطبخ، ووضعه أمامه وحدد توقيت الفصل.

وعملياً تبين أنه تمكن من دراسة العلوم بتركيز لمدة 25 دقيقة. خلال هذه الفترة، لم يصرف الطالب عن الكتاب أبدًا. وبعد ذلك تقرر كسر كل الوقت المخصص للفصول الدراسية إلى كتل. تضمنت الفاصل الزمني لمدة نصف ساعة وقت التركيز الأقصى - 25 دقيقة، بالإضافة إلى وقت الراحة المخصص لتلك الأشياء الصغيرة جدًا. أصبحت طريقة "البومودورو" منتشرة على نطاق واسع اليوم، بسبب بساطتها وسهولة الوصول إليها وفعاليتها.

هناك العديد من التعريفات لإدارة الوقت. كل مؤلف يحاول الكشف عن الموضوع المحدد يجلب شيئًا جديدًا إلى تعريف المفهوم المحدد. ومع ذلك، فإن العبء الدلالي لهذا المفهوم لا يزال هو نفسه. "إدارة الوقت" هي عملية تهدف إلى الاستخدام الواعي والمسؤول لوقت الفرد (العمل، الشخصي، وما إلى ذلك)، والتي تسمح للشخص بتحديد أهداف ذات معنى وتحقيقها في أقصر وقت ممكن.

يمكن تعريف إدارة الوقت بأنها التخطيط وتنظيم التوزيع والتحكم في استخدام وقت العمل في المنظمة ووقت المدير الخاص من أجل تحسين كفاءة الأقسام الفردية والمنظمة ككل.

نظرا لحقيقة أن اقتصاد السوق بدأ في التطور في روسيا منذ وقت ليس ببعيد، وكذلك مع مراعاة عقلية الشعب الروسي في روسيا، فإن إدارة الوقت لها خصائصها الخاصة. يجب مراجعة الخطط باستمرار، فالأهداف التي تواجه المدير ليست دائمًا واضحة ومتسقة. إن تعدد الأهداف، مع وجود مجموعات ومصالح مختلفة، يؤدي في كثير من الأحيان إلى التناقضات. إن استحالة تحديد أهداف واضحة ومتسقة تؤدي إلى انتهاك في المرحلة الأولى من الإدارة الذاتية. وبالتالي، تصبح عمليات التخطيط واتخاذ القرار أكثر صعوبة (تنشأ مهام غير متوقعة، ومن المستحيل تحديد الأولويات بوضوح).

في بلدنا، نسبة الوقت الذي يقضيه في العمل الروتيني في الميزانية الزمنية للمديرين كبيرة. يشير هذا إلى مشاكل في تفويض المديرين الروس. كثير منهم لا يفوضون العمل الروتيني، إما لأن المرؤوسين محملون بالفعل بالعمل، أو لأنهم يعتقدون أنهم أنفسهم سوف يقومون بهذا العمل بشكل أفضل. ونتيجة لذلك، فإن المدير ليس لديه ما يكفي من الوقت للقيام بمهام واعدة ومهمة حقًا. ميزة أخرى في استخدام وقت العمل هي أن العلاقات الودية بين الزملاء أكثر شيوعًا في الشركات الروسية. يفضل الكثير من الناس بدء يوم عملهم بالتواصل غير الرسمي مع الزملاء، وليس بالأشياء الأكثر أهمية؛ يمكن أن تتحول مناقشة شروط العقد بسلاسة إلى محادثة ودية. في روسيا، تطورت صورة القائد كشخص ليس لديه الوقت باستمرار، وكلما افتقر إلى الوقت، بدا أكثر أهمية. يعلن بعض المديرين التنفيذيين بحماس أنهم يعملون من 12 إلى 13 ساعة يوميًا كدليل على التفاني في عملهم. موضوعياً، هذا لا يعني إلا أن الإنسان لا يستطيع ترتيب أولوياته وتنظيم وقته بشكل صحيح. في الأساس، مدى فعالية القائد في إدارة وقته يعتمد على شخصيته، وعلى ما إذا كان يريد تبسيط أنشطته، وإدخال قواعد ومبادئ الإدارة الذاتية في عمله باستمرار، لأنه. وهذا لا يتطلب أي جهود خارقة للطبيعة سواء بالنسبة للزعيم الروسي أو لأي شخص في أي دولة أخرى.

تتضمن إدارة الوقت العناصر التالية:

1. تحديد الأهداف: القدرة على إبراز الأهم من بين الكثيرين، ومهارة تحويل المشكلات إلى مهام عمل واقعية مع إخضاع الأهداف الثانوية للهدف الرئيسي، واستخدام الصياغة المسؤولة، وخلق الدافع المناسب، ووضع معايير واضحة لتحقيق الهدف هدف.

2. التوجه نحو النتيجة: "من يريد أن يحقق يبحث عن الفرص ومن لا يريد يتحدث عن الظروف". يتضمن التركيز على النتائج مرونة معقولة، مما يسمح لك بالتكيف مع التغيرات في الموقف، مع الحفاظ على المسار الصحيح للمهام المحددة، والبراعة الدنيوية، والتي تسمح لك بالتغلب على العقبات المختلفة واستخدام حتى فترات صغيرة من وقت العمل بشكل مناسب للأنشطة الإنتاجية والقدرة على التعامل مع الماصات التقليدية وقت العمل.

3. طرق وتقنيات ضبط الوقت - معرفة الأساليب الأساسية للمحاسبة الفعالة لوقت العمل: اختيار التفاصيل المثلى لضبط الوقت، ونموذج تسجيل مناسب، والقدرة على سحب الاحتجاج على ضبط النفس، والتكرار الأمثل لضبط الوقت مخططات التحليل والتحليل لوقت العمل الخاص بالفرد.

4. طرق وتقنيات التخطيط - القدرة على تحديد الأولويات وفهم مبدأ باريتو والإلمام بنظام تحديد أهداف الحياة لـ B. Franklin وطريقة Alpa ومصفوفة Eisenhower وتحليل ABC ومعرفة قواعد تجميع الأهداف -قائمة المهام، استخدام الوقت الصغير والمتوسط.

5. تقنيات التنظيم الذاتي في العمل - أساليب استخدام الدعم الخارجي والتحفيز السلبي، تنظيم البيئة: "التذكيرات"، الغرامات والتعزيز الإيجابي، طرق تكوين مزاج عاطفي إيجابي.

6. العمل بالمعلومات - مهارة البحث عن العناوين، والقدرة على العمل مع النص، وتسليط الضوء على الأطروحات الرئيسية من المعلومات الثانوية، ومعرفة ميزات محركات البحث على الإنترنت، وتقديم المعلومات بشكل مقبول للعميل.

7. تنظيم مكان العمل - التنظيم المكاني لمكان العمل، والعمل التشغيلي بالأوراق، وطرق تخزين المراسلات بسهولة، والقضاء على التدخل في العمل.

8. العمل مع المنظم - معرفة مميزات المنظمين الورقي والإلكتروني، اختيار النموذج الأمثل، قواعد حفظ السجلات في المنظم، إتقان العمل مع المنظم.

9. توزيع الوقت والمسؤوليات: القدرة على قول "لا"، والشعور بالحق في إعطاء المهام وطلب المساعدة، والاهتمام بالراحة في الوقت المناسب، والاستخدام الدقيق لوقت الآخرين وفهم مدى ملاءمة التفويض، والقدرة للتفاوض مع الموظفين والرؤساء.

10. القدرة على تنظيم الأشخاص والمواقف: فهم مدى ملاءمة النهج الرسمي و"الإنساني"، وعادة الفهم قبل الاستجابة، وتكتيكات استخدام الطلبات والمتطلبات، والقدرة على اللعب على المصالح وبناء المهام الخاصة بالأهداف من الناس الآخرين.

11. القيادة الفعالة: القدرة على إقامة اتصال مع الموظفين، استخدام النهج الفردي، مهارة النهج الإيجابي، الاستهداف والتفكير في التعليمات، القدرة على تحديد مهام محددة وقابلة للتنفيذ، الانضباط الدقيق في الأداء، استخدام العينات وغيرها من أساليب التدريب الأساسي للموظفين.

12. تنظيم الاجتماعات والعمل الجماعي - مهارة تحديد هدف واضح للاجتماع وصياغة جدول الأعمال، معرفة العقبات النموذجية في التنظيم الفعال للاجتماعات والقدرة على التغلب عليها، القدرة على العمل مع الطموحات الشخصية المشاركون.

يحدد العديد من الباحثين الذين يدرسون مشاكل تنظيم وقت العمل الأسباب التالية لنقص وقت العمل:

1. التسرع المستمر. في حالة التسرع المستمر، ليس لدى القائد الوقت للتركيز على المهمة التي يؤديها في الوقت الحالي. إنه يتبع المسار الذي تبادر إلى ذهنه لأول مرة، بدلاً من التفكير في طرق أخرى ربما أكثر عقلانية لحل هذه المشكلة.

2. عدم وجود توزيع واضح للأعمال حسب درجة أهميتها. في الوقت نفسه، يبدأ القائد في الانخراط في الأشياء الأكثر سهولة وممتعة، وليس مهمة للغاية. ونتيجة لذلك، ليس لديه ما يكفي من الوقت لحل المهام الرئيسية الواعدة.

3. التحسينات المستمرة في المنزل. يرتبط عمل المدير إلى حد ما بالنشاط الفكري، لذلك يصعب تقسيم العمليات العقلية المرتبطة بهذا النشاط إلى تلك التي تتم أثناء العمل ووقت الفراغ. وهذا يؤدي إلى اختراق وقت العمل في وقت الفراغ. وفي نفس الوقت لا يتوفر لدى الموظف وقت للراحة مما يؤثر على أدائه وصحته.

4. مجموعة كبيرة من القضايا الروتينية، والتي غالبًا ما تكون عاجلة، والتي تستغرق الكثير من الوقت للعمل عليها.

5. "لصوص الوقت" - أمر غير متوقع وبسبب عدم كفاية التخطيط. أكبر لصوص الوقت هم المكالمات الهاتفية، والزوار غير المدعوين، والحالات التي يتولىها المدير لأنه لا يستطيع رفض الطلب.

6. الانزعاج. وهذا نتيجة سوء تنظيم اليوم، ويعتمد أيضاً في بعض الأحيان على اندفاع الشخص وخصائصه.

7. ضعف دافع العمل. والنتيجة هي انخفاض الإنتاجية، مما يخلق ضيقًا مزمنًا في الوقت.

تحليل استخدام الوقتسيساعد في تحديد الخسائر المؤقتة وإظهار نقاط القوة والضعف في أسلوب العمل الممارس. مثل هذا التحليل ضروري ببساطة، إذا لم يكن من المعروف على الإطلاق ما هو الوقت الذي يقضيه، فمن غير المعروف مقدار الوقت الذي يستغرقه أداء مهام معينة، وليس من المعروف ما هي العوامل التي تحفز أو تحد من الأداء. لتحليل المشكلة، تحتاج إلى سجل زمني موثوق. الطريقة الأكثر فعالية لتتبع الوقت هي الاحتفاظ بالسجلات. يُنصح بالاحتفاظ بالسجلات أثناء العمل، لأنه. إذا قمت بذلك في المساء، فقد يفوتك شيء ما. يجب أن يكون مستوى تفاصيل السجلات بحيث يمكن الحكم على أهمية وضرورة كل نوع من أنواع العمل. للحصول على الصورة الأكثر موضوعية، تحتاج إلى تدوين الملاحظات في غضون أسبوع (أو لفترة أطول إذا لزم الأمر). في النشرة ... من الضروري تسجيل ليس فقط التدخل الخارجي، ولكن أيضا الحالات التي كان فيها الرأس نفسه هو البادئ في انتهاك سير يوم العمل. يجب تحديد نقاط القوة في استخدام وقت العمل وتطبيقها في العمل اليومي. أما بالنسبة لنقاط الضعف فلا بد من وضع استراتيجية للتغلب عليها. بداية، ينبغي تحليل كل عمل باستخدام الأسئلة التالية:

هل كانت الوظيفة ضرورية؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10% من وقت العمل على عمل غير ضروري، فهذا يشير إلى وجود مشاكل في التفويض وتحديد الأولويات)؛

هل كان الوقت مبررا؟ (إذا كان أكثر من 10٪ من وقت العمل يتألف من حالات لم يكن هناك ما يبرر الوقت الذي يقضيه فيها، فمن الضروري تحليل أسباب قضاء الوقت أكثر من اللازم ومحاولة أخذها بعين الاعتبار في العمل المستقبلي)؛

هل كان العمل يستحق القيام به؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على مهام غير مناسبة، فأنت بحاجة إلى الاهتمام بالتخطيط والتنظيم وتحقيق الذات)؛

هل تم تحديد إطار زمني عمدا لإنجاز العمل؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على المهام، والتي تم تحديد الفاصل الزمني لها تلقائيا، فهناك مشاكل في تخطيط وقت العمل).

كلما كانت البيئة الخارجية أكثر حركة وقابلة للتغيير، كلما زادت الحاجة إلى التخطيط كوسيلة لتطوير خط معين من السلوك في هذه البيئة. لقد أثبت الباحثون الأمريكيون وجود علاقة إيجابية عالية بين التخطيط والنجاح في حياة الإنسان. في الواقع، فإن الشخص الذي يفهم بوضوح ماذا ومتى يجب عليه القيام به، يتمتع بمزايا واضحة على الشخص الذي يضطر إلى الانتقال بشكل عشوائي من قضية إلى أخرى، دون أن يلاحظ أن حصة الأسد من الوقت تنفق على حل المهام الثانوية التي يمكن تفويضها المرؤوسين . .

يتم التخطيط على مراحل، أولا لفترة زمنية طويلة (عدة سنوات)، ثم يتم تقسيم هذه الفترة إلى فترات زمنية أصغر. كلما كانت الفترة الزمنية أقصر، كلما كانت الخطة أكثر تفصيلاً. وبعد وضع الخطة للسنوات القليلة القادمة، يتم وضع خطة للعام، ومن ثم خطة ربع سنوية، والتي تكون بمثابة أداة للتحكم في الميزانية السنوية. وبناء على مؤشرات الخطة الربع سنوية يتم وضع خطة شهرية وخطة عشرة أيام تتضمن مؤشرات كمية محددة يتعين تحقيقها خلال الفترة المقبلة. المرحلة الأخيرة في تخطيط وقت العمل هي الخطة اليومية، وهي أهم مراحل التخطيط. وهي عبارة عن قائمة بالمهام المحددة التي يجب إكمالها خلال اليوم، وتتضمن أيضًا تقسيم الحالات إلى مجموعات وفقًا لأهميتها وتسليط الضوء على المهام التي يجب تفويضها.

مبادئ وقواعد التخطيط لوقت العمل:

1. النسبة (60:40).

تظهر التجربة أنه من الأفضل التخطيط لجزء معين من وقت العمل فقط (60٪).

الأحداث التي يصعب التنبؤ بها، والانحرافات ("الغرق" في الوقت) لا يمكن التخطيط لها بالكامل دون أن يترك أثرا.

2. جمع المهام معًا - خطة عمل.

لوضع خطة زمنية جيدة، من المهم أن يكون لديك دائمًا فكرة عن الأعمال القادمة. ومن المستحسن تقسيمها إلى مهام طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى، وتحديد أولوياتها والتصرف وفقًا لها.

3. الانتظام - الاتساق - الاتساق. أنت بحاجة إلى العمل وفق خطط زمنية بشكل منتظم ومنتظم، مع الاستمرار في إنهاء العمل الذي بدأته حتى النهاية.

4. التخطيط الواقعي. أولئك. ما عليك سوى التخطيط لهذا الحجم من المهام التي يمكن للمدير التعامل معها بشكل واقعي.

5. التعويض عن الوقت الضائع. ومن الأفضل تعويض الوقت الضائع في أسرع وقت ممكن، على سبيل المثال، من الأفضل العمل لفترة أطول مرة واحدة في المساء بدلاً من تعويض ما فقدته في اليوم السابق خلال اليوم التالي بأكمله.

6. تثبيت النتائج بدلاً من الإجراءات.

من الضروري تثبيت النتائج أو الأهداف في الخطط، وليس مجرد أي إجراءات، بحيث يتم توجيه الجهود في البداية مباشرة نحو تحقيق الهدف. وهذا سوف يساعد على تجنب الأنشطة غير المخطط لها.

7. إنشاء قواعد مؤقتة.

تظهر التجربة أنه كقاعدة عامة، يتم قضاء الكثير من الوقت في العمل بقدر ما هو متاح. لذلك، من الضروري وضع معايير زمنية دقيقة، لتوفير في الخطة بالضبط الكثير من الوقت لهذا العمل أو ذاك كما هو مطلوب بالفعل.

8. الموعد النهائي.

لتجنب المماطلة وتأجيل الحالات، من الضروري تحديد مواعيد نهائية دقيقة لجميع الأنشطة.

9. إعادة التدوير - التحقق المزدوج.

يجب مراجعة الخطة وإعادة فحصها باستمرار من حيث إمكانية إكمال مهام معينة بالكامل.

10. تنسيق الخطط المؤقتة. من أجل تنفيذ خططهم بنجاح، يحتاج القائد إلى تنسيقها مع خطط الأشخاص الآخرين (السكرتير، الرئيس، المرؤوسين، الزملاء).

تحديد الأهداف- أهم مرحلة في التخطيط، حيث أن الهدف المحدد بوضوح يعمل على تركيز الجهود على المجالات المهمة. يتطلب تحديد الأهداف التعبير عن احتياجاتنا أو اهتماماتنا أو رغباتنا أو مهامنا الصريحة والخفية في شكل نوايا واضحة وصياغة دقيقة، وكذلك توجيه أفعالنا وأعمالنا نحو هذه الأهداف، وتنفيذها.

تحديد الأهداف يعني التطلع إلى المستقبل. - توجيه وتركيز قوانا ونشاطنا على ما يجب تحقيقه. وهكذا فإن الهدف يصف النتيجة النهائية. لا يتعلق الأمر بما يفعله الشخص، بل يتعلق لماذا يفعل ذلك. الأهداف هي التحدي وتحفز الشخص على اتخاذ الإجراءات اللازمة. وبدون الأهداف، لا يوجد معيار تقييم يمكن قياس العمل على أساسه. بالإضافة إلى ذلك، تعد الأهداف أيضًا مقياسًا لتقييم ما تم تحقيقه. حتى أفضل طريقة للعمل لا قيمة لها إذا لم يتم تحديد ما يريد الشخص تحقيقه بشكل واضح ولا لبس فيه مسبقًا.

الأهداف هي "المحرضون" على العمل، والدوافع التي تحدد النشاط البشري. فإذا وضع أي فرد هدفاً لنفسه تنشأ نتيجة لذلك حالة من التوتر تكون بمثابة قوة دافعة ولا تختفي إلا عند تحقيق الهدف.

لتحديد الأهداف، عليك أن تفكر في المستقبل. التفكير التقليدي في إطار مهام معينة محفوف بحقيقة أن الشخص يمكن أن يضيع في تفاهات. التفكير من حيث الأهداف يعزز خضوع الخاص للكل. يصبح من الواضح في أي اتجاه يجب التحرك، وما يجب أن تكون النتيجة النهائية.

يعد تحديد الأهداف عملية مستمرة لأن الأهداف لا يتم تحديدها مرة واحدة وإلى الأبد. وقد تتغير مع مرور الوقت، على سبيل المثال، إذا تبين أثناء عملية المتابعة أن التصورات السابقة كانت خاطئة بشكل أساسي، أو أن الطلبات كانت زائدة أو أقل.

تحديد الأهداف يعني التنفيذ الواعي لأفعال الفرد وفقًا لخط توجيهي أو معيار. من الأهمية الأساسية هنا إدراك المكان الذي يريد الشخص الذهاب إليه والمكان الذي لا يريد الذهاب إليه (أي تقرير المصير)، حتى لا ينتهي به الأمر إلى حيث يريد الآخرون أن يأخذوه. تعمل الأهداف على تركيز القوى على المجالات الرئيسية حقًا.

إن معرفة أهدافك والسعي المستمر لتحقيقها يعني تركيز طاقتك على الأشياء المهمة حقًا، بدلاً من إضاعة طاقتك عبثًا.

إن معرفة أهدافك يمكن أن يعني تحفيزًا ذاتيًا كبيرًا للعمل. النجاحات العشوائية جيدة، ولكنها نادرة. النجاحات المخطط لها أفضل لأنها يمكن التحكم فيها وتحدث في كثير من الأحيان.

إن الشرط الأساسي للتخطيط ــ وبالتالي النجاح ــ هو أن نعرف على وجه التحديد ما يجب تحقيقه، ومتى، وعلى أي نطاق. يعد تحديد الأهداف شرطًا أساسيًا مطلقًا للتخطيط واتخاذ القرار والعمل اليومي.

يميز العديد من الباحثين في مجال "إدارة الوقت" القواعد التالية لتحديد الأهداف:

1. حجم الأهداف.

يتم تحديد الأهداف في الإدارة من خلال فترة التخطيط. إذا تم وضع خطة للمستقبل، فسيتم هنا تحديد الأهداف الإستراتيجية الأكثر عمومية. إنها تعكس أهم النتائج العالمية التي يجب على الإنسان تحقيقها من أجل إنجاز المهام الموكلة إليه.

عند وضع خطة لمدة 3-5 سنوات، يتم صياغة الأهداف بشكل أكثر تحديدًا والعديد منها له خصائص كمية محددة جدًا. قد تتعلق هذه الأهداف بتحسين رفاهية الشخص نفسه، على سبيل المثال، الحصول على شقة، سيارة، وضع طفل في مؤسسة تعليمية مرموقة.

والأكثر تحديدًا هي الأهداف التي يجب تحقيقها خلال فترة زمنية أقصر. في هذه الحالة، يتم تطوير مهام محددة تمامًا ويتم تحديد المؤشرات التي يجب تحقيقها.

ومع اقتراب أفق التخطيط من يوم محدد، يضيق نطاق الأهداف. من خلال التعامل مع تحديد الأهداف لفترة معينة، يشارك الشخص في وقت واحد في التخطيط للوقت، وتحديد الفواصل الزمنية التي يجب تحقيق كل نتيجة محددة فيها.

2. وضوح الأهداف وخصوصيتها وقابليتها للقياس.

أسهل طريقة لضمان تحقيق الهدف بفعالية هي تقديمه بطريقة قابلة للقياس الكمي. إن العثور على أهداف الحياة الشخصية وتحديدها يعني إعطاء التوجيه لحياتك. وهذا سيخلق الظروف لإجراء تقييم موضوعي لتقدم العمل، فضلا عن تلك التدابير التي يتخذها الشخص لتحقيق هذا الهدف. إحدى طرق تحقيق الأهداف هي تسجيلها المكتوب، مما يساهم في حقيقة أنه غالبا ما يتم تسجيل الأفكار والرغبات الجريئة أكثر أو أقل. وهكذا يتعلم الإنسان الانخراط المستمر في أهدافه وصقلها. وفي الكتابة، تكون الأهداف أيضًا مطبوعة بصريًا وأقل عرضة للنسيان. إذا تم تحديد الأهداف بوضوح، فإنها تصبح تلقائيًا ملزمة: ثابتة على الورق، وتشجع على التحليل الدائم وإعادة الفحص والمراجعة.

3. أهداف يمكن تحقيقها.

يجب أن تكون الأهداف التي تحددها الإدارة للمنظمة وموظفيها متوافقة مع الموارد المالية والإنتاجية وغيرها من الموارد المتاحة. وبخلاف ذلك، فإن المنظمة التي ترفع المستوى العالي جدًا قد ينتهي بها الأمر إلى وضع كارثي.

4. أهداف داعمة بشكل متبادل.

لا ينبغي أن تتعارض الأهداف مع بعضها البعض، بل على العكس، يجب أن تدعم بعضها البعض حتى لا يتعارض تحقيق هدف واحد مع تحقيق الأهداف الأخرى. يتيح لك ذلك التحكم بشكل أكثر فعالية في عملية تنفيذ المهام المعينة في حالة حدوث أي مشاكل، والعثور على السبب بسرعة والقضاء عليه.

لكي تنجح، عليك أن تتعلم كيفية اختيار الأهداف الصحيحة. كل شخص لديه هدف رئيسي واحد، وهو الأكثر أهمية، والذي ينقسم إلى العديد من الأهداف الصغيرة المتوسطة ذات المستوى الأدنى، والتي يضمن تحقيقها تحقيق هدف أعلى مستوى، وفي النهاية، هدف أعلى. ومن الضروري وضع أهداف واضحة ومتفق عليها بشكل متبادل يمكن تحويلها إلى إجراءات مباشرة حتى يمكن التخطيط لها بشكل مباشر. تصبح الأهداف المحددة بوضوح والمثبتة على الورق إلزامية تلقائيًا، مما يدفع إلى التحليل المستمر وإعادة الفحص والمراجعة.

لتحقيق شيء ما وتكون ناجحا، تحتاج إلى قضاء الوقت والمال. من الضروري وجود أساليب معينة وتصرف دقيق من أجل تحقيق الهدف بأفضل شكل ممكن وفي وقت معقول:

ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها؟

هل يتفقون مع بعضهم البعض؟

هل هناك ما يسمى بالهدف الأعلى وأهداف وسيطة معينة في الطريق إلى الهدف الرئيسي؟

هل تعرف ما الذي يمكنك فعله بنفسك من أجل (نقاط القوة) وما الذي لا يزال يتعين عليك العمل عليه (نقاط الضعف)؟

يمكن تحقيق العثور على الأهداف الشخصية من خلال الخطوات الأربع التالية.

(1) تنمية الأفكار العامة حول تطلعات الحياة.

(2) التمايز في وقت أهداف الحياة.

(3) تنمية الأفكار الإرشادية في المجال المهني.

(4) أهداف الجرد.

هناك قواعد لتنظيم يوم العمل، والتي يمكن تقسيمها إلى 3 مجموعات:

قواعد بداية اليوم والجزء الرئيسي من اليوم ونهاية اليوم.

قواعد لبدء اليوم

1. ابدأ يومك بموقف إيجابي. حاول العثور على بداية إيجابية لكل يوم، حيث أن العقلية التي تبدأ بها في مواجهة التحديات المقبلة ضرورية لنجاحك. اسأل نفسك ثلاثة أسئلة كل صباح:

1. كيف يمكن لهذا اليوم أن يقربني من تحقيق أهدافي؟

2. ماذا علي أن أفعل للحصول على أكبر قدر ممكن من الفرح منه؟

3. ماذا يمكنني أن أفعل اليوم للحفاظ على نمط حياتي (لدعم صحتي)؟

عادة لا يستغرق خلق موقف إيجابي أكثر من دقيقتين. امنح نفسك هاتين الدقيقتين قبل بدء "روتينك الصباحي المعتاد".

2. تناول وجبة فطور جيدة ودون تسرع - للعمل. بدون نوم، بدون إفطار، للعمل في أسرع وقت ممكن - مثل هذه البداية يمكن أن تفسد اليوم! لا تقل أنه ليس لديك وقت لتناول وجبة إفطار ممتعة، إنها مسألة تحديد الأولويات (تحتاج فقط إلى الذهاب إلى السرير مبكرًا للحصول على قسط كافٍ من النوم وتناول وجبة إفطار دسمة).

3. ابدأ العمل في نفس الوقت. وهذا عنصر من عناصر الانضباط الذاتي، مما يساهم في تعبئة القوى.

4. تحقق من خططك لهذا اليوم. استخدم طريقة التحليل ABC أو مبدأ أيزنهاور. لقد ثبت أن الإعداد لمدة عشر دقائق ليوم العمل يوفر ما يصل إلى ساعتين من وقت العمل. لذا اربح هاتين الساعتين! بالإضافة إلى ذلك، عند التخطيط ليوم عمل، ضع في اعتبارك القاعدة التالية: لا تحتاج إلى التخطيط لأكثر من 60٪ من وقتك، و 40٪ عبارة عن صندوق احتياطي للأمور غير المتوقعة والعاجلة.

5. النزول إلى العمل دون تراكم. يجب أن ترفض بشكل قاطع مثل هذه "الطقوس الصباحية" مثل التحيات التي يمكن إعادة استخدامها، والمناقشات المطولة حول آخر الأخبار، وما إلى ذلك (فكر في إضاعة الوقت). بالطبع، هناك حاجة إلى جهات اتصال اجتماعية، وأنت لست روبوتًا. ومع ذلك، يمكن نقلهم إلى أوقات أقل إرهاقًا، مثل الغداء وبعد الظهر.

6. أولا - المهام الرئيسية. يجب أن تبدأ يوم العمل بمهام المجموعة أ، ويمكن تأجيل كل الأشياء الأخرى. لا تنظر إلى المراسلات أولاً - نادرًا ما يتعامل بريد العمل الوارد مع الحالات التي لها الأولوية القصوى ويجب إكمالها على الفور.

7. تنسيق خطة اليوم مع السكرتير. السكرتير، إذا كان لديك واحدًا، هو شريكك الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بتهيئة الظروف المثلى للأنشطة. وعليك أن تخصصي له أول وقت من يوم العمل، حتى لو كان بضع دقائق. يجب أن يكون السكرتير على دراية بشؤونك. نسق معه جميع المواعيد والأولويات والخطط لهذا اليوم. السكرتير الجيد يضاعف كفاءة رئيسه، والسكرتير السيئ يقللها إلى النصف.

قواعد جدولة منتصف اليوم.

1. جهز مكتبك للعمل. أزل من الجدول جميع الأوراق غير الضرورية لحل مشكلات المجموعة أ. يجب ألا يكون هناك أكثر من ستة مستندات على سطح المكتب في نفس الوقت. وهذا له ما يبرره نفسيا: أولا، الأوراق الإضافية تمتص الوقت، وثانيا، الترتيب على الطاولة يحفز النظام في الأفكار.

2. حدد المواعيد النهائية. في بعض الأحيان يتم تكليفك بالمهام، لأنك أيضًا تابع لشخص ما. لذلك، غالبا ما يتم قبول المواعيد النهائية لحل المشكلة دون قيد أو شرط، حتى لو كانت لا تتناسب بشكل جيد مع خططك. وعلينا أن نحاول تكييفها مع مصالحنا و"وقت المساومة". باختصار، اطلب ضعف الوقت الذي يستغرقه إكمال مهمة معينة؛ هذا غالبًا ما يكون أسهل مما تعتقد. أما بالنسبة لتعيين المهام للمرؤوسين، فإنني أنصحك بمنحهم وقتًا أقل بمقدار الثلث تقريبًا مما هو ضروري في رأيك لحل المشكلة. إذا كان هذا كافيًا، فستوفر الوقت، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فلن تخسر.

3. تجنب التصرفات التي تسبب رد فعل عنيف. يميل العديد من القادة إلى الانخراط في المزيد والمزيد من القضايا والمشكلات والأفكار الجديدة، وبذلك يتسببون في رد فعل مناسب على أفعالهم، مما قد يؤثر على الجدول الزمني. على سبيل المثال، في كثير من الأحيان، بعد المشاركة مرة واحدة (بدافع الاهتمام الخالص) في الاجتماع، يتلقى المدير واجبات إضافية غير منصوص عليها في خطته. يمكن تكليفه بشيء ما، وإدراجه في مجموعة العمل، وما إلى ذلك. لذلك، من الأفضل التحقق مرة أخرى من جميع الإجراءات (الرسائل، المحادثات الهاتفية، الاتفاق على المواعيد النهائية، وما إلى ذلك) من وجهة نظر ضرورتها وخطورتها من الرد.

4. رفض القضايا الملحة الإضافية التي تنشأ. في كل مؤسسة، في كل قسم، تنشأ أنواع مختلفة من الظروف العاجلة أو المواقف غير المتوقعة. ويجب أن نتذكر أن تشتيت الانتباه بما يسمى بالظروف العاجلة يؤدي إلى نسيان الأشياء المهمة المخطط لها لفترة من الوقت. ما إذا كان الأمر يستحق القيام بذلك - قرر على أساس كل حالة على حدة، اعتمادًا على الظروف.

"إننا نتعب ونرهق ليس لأننا نعمل بجد، ولكن لأننا نعمل بشكل سيء، نعمل بطريقة غير منظمة، نعمل بغباء."

عالم الفسيولوجي ن. فيفيدينسكي

مدير الوقتهي تقنية لإدارة الوقت تتضمن قواعد ومبادئ تساعد الإنسان على تنظيم وقته بشكل صحيح وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في أي عمل. بمساعدة إدارة الوقت، يستطيع الشخص التحكم بشكل واعي في الوقت الذي يقضيه في الأنشطة المختلفة، مع زيادة كفاءة وإنتاجية عمله أو أوقات فراغه. التخطيط والتوزيع وتحديد الأولويات وتحديد الأهداف يساعد الشخص على التعامل مع الإيقاع المجنون للحياة الحديثة. إدارة الوقت تساعد الإنسان على القيام بكل شيء دون ضغوط وتجنب التعب المزمن.

في البداية، تم استخدام تقنيات إدارة الوقت فقط عند ممارسة الأعمال التجارية وتنظيم العمل. ولكن الآن يتم استخدام أساليب إدارة الوقت أيضًا في الحياة الشخصية للشخص من أجل التعامل مع المشكلات اليومية وتنظيم وقت فراغه وراحته بشكل صحيح.

تاريخ إدارة الوقت

في عشرينيات القرن العشرين، قالت المنظمة العلمية للعمل إن كفاءة استخدام الوقت تعتمد على الكفاءة الشخصية للشخص نفسه. وظهرت رابطة "الزمن" التي نشرت مقالات في الصحف تحت عنوان "الصراع من أجل الزمن". في السبعينيات، اكتسبت طريقة ضبط الوقت شعبية، والتي طورها عالم الأحياء ليوبيشيف. وتعتبر هذه الطريقة أداة لتنمية التفكير الإنساني الفعال، مما يساهم في الإدارة الرشيدة للوقت الشخصي وزيادة الكفاءة الشخصية.

وفي عام 2007 تم افتتاح أول قسم لإدارة الوقت في موسكو في المعهد المالي والصناعي. اليوم أصبح هذا الاتجاه شائعًا وشعبيًا للغاية. هناك الكثير من الدورات التدريبية والندوات حول التخطيط والتوزيع الرشيد للوقت.

مدير الوقتهذا هو الشخص الذي يأخذ في الاعتبار الخصائص النفسية للأشخاص وظروف العمل ويقدم جداول عمل أكثر كفاءة. إنه قادر على الكشف عن كل احتياطياته المخفية في الشخص واقتراح كيفية زيادة كفاءته.

إن عملية التواصل بين مدير الوقت والعميل تشبه الاستشارة النفسية التي يستمع فيها إلى الشخص، ويقدم النصائح والإرشادات حول كيفية تخصيص الوقت، وكم من الوقت يجب تخصيصه للراحة، وكيفية ترتيب الأولويات. كيف تخطط ليومك حتى تتمكن من فعل كل شيء دون ضغوط.

لا يقوم مديرو الوقت بإجراء المشاورات الفردية فقط. غالبًا ما تتم دعوتهم من قبل الشركات كخبراء للمساعدة في تحسين عملية العمل. بادئ ذي بدء، قم بتعليم المدير كيفية توزيع وقت عمله بشكل صحيح وتوزيع الواجبات بشكل صحيح في الفريق. يدرسون أنشطة الشركة، ومقدار الوقت اللازم لحل بعض المشاكل. بعد جمع المعلومات والتحليلات، يقوم مدير الوقت بإجراء تعديلات على الروتين اليومي للشركة.

• تحليل الوقت الذي يقضيه في مهام معينة.
• بيان وصياغة وتحديد الهدف.
• وضع خطة لتحقيق الهدف، وكذلك تحديد الأولويات.
• تحقيق الهدف. تلميح حول الخطوات التي يجب اتخاذها وفقًا للخطة.
• إعداد قوائم بالأشياء التي يجب القيام بها.
• تسجيل الوقت مع ضبط الوقت.

ما هي مميزات الإنسان الذي تعلم كيف يخطط وقته بشكل صحيح؟

"الوقت الضائع هو وجود؛ الوقت الذي يستخدم في الاستخدام الجيد هو الحياة."

إي جونغ

• يحقق الأهداف المحددة.
• تحقيق أهدافك بشكل أسرع بكثير من الآخرين.
• قادرة على تحقيق النجاح في أي مجال من مجالات النشاط.
• لديه المزيد من الوقت للراحة والتواصل مع الأقارب والأصدقاء.
• يمكن أن تفعل الكثير من الأشياء في فترة زمنية معينة.
• يمكنه زيادة دخله والتقاعد من خلال توزيع المسؤوليات بشكل صحيح بين الموظفين.
• يمكن أن يتخلص من التعب المزمن، ولا يتعرض للإجهاد.
• لديه دائما خطة عمل واضحة.
• لديه شعور بالحرية الداخلية ويتحكم في حياته بشكل مستقل.

أنواع إدارة الوقت

يوجد الآن العديد من الطرق المختلفة لمشكلة إدارة الوقت. يميز الخبراء ثلاثة أنواع رئيسية:

• إدارة الوقت الشخصي (الشخصي).. يرتبط بالتنمية الذاتية الشخصية للشخص، والقدرة على تنظيم يومه بشكل صحيح ومثمر.
• إدارة الوقت بشكل احترافييساعد الشخص على أداء عمله بفعالية، وتنظيم وقت عمله بشكل صحيح أو توزيع المسؤوليات بشكل معقول في الفريق.
• الوقت الاجتماعي - الإدارةينظم العلاقات الشخصية أو إدارة الوقت لعدة أشخاص. على سبيل المثال، الشركات.

المفاهيم الأساسية لإدارة الوقت

مفهوم إدارة الوقت-إنها طريقة لفهم وإدراك الوقت. يساعد مفهوم إدارة الوقت على تحديد السبب والغرض الذي يجعل الشخص بحاجة إلى تعلم كيفية إدارة وقته. إدراك قيمة هذه العملية، وكذلك فهم المبادئ الأساسية لإدارة الوقت.

تقنيات إدارة الوقت- تسلسل معين من الإجراءات التي ستساعد في حل مشكلة معينة.

نظام إدارة الوقت- مجموعة من المفاهيم والأساليب التي ستتيح لك تحقيق هدفك بأسرع ما يمكن وبكفاءة.

يؤدي التنظيم غير السليم للعمل أو التنظيم الأمي للأنشطة من قبل الإدارة إلى حقيقة أن موظفي الشركة يشعرون بنقص مستمر في الوقت. وهذا يؤثر على كفاءة ونجاح المؤسسة ككل.

يحدث ضيق الوقت عندما:

• لا يوجد جدول يومي.
• إذا لم يكن مساعد المدير على علم بروتينه اليومي.
• غالبًا ما تشتت المكالمات الهاتفية والزوار عن النشاط الرئيسي.
• إذا كان المدير لا يعرف كيفية توزيع المسؤوليات.
• إذا تم إنجاز العمل في اندفاع مستمر مما يؤدي إلى التعب السريع.
• إذا كان الموظفون لا يتوافقون مع مناصبهم.
• إذا قام الموظفون بتقييم قدراتهم بشكل غير كاف، وسرعة العمل.
• إذا لم يكن هناك تحفيز بين الموظفين (على سبيل المثال، الراتب منخفض للغاية).

لتحسين كفاءة المؤسسة، من الضروري تعليم الموظفين كيفية التخطيط للعمل لهذا اليوم. عند وضع خطة، تحتاج إلى تخصيص 60٪ من الوقت للمهام الرئيسية، و 20٪ غير متوقعة و 20٪ للحالات العفوية. الشيء الرئيسي هو تعويد الفريق على وضع خطط لليوم بشكل منهجي ومنتظم.

تعتمد فعالية إدارة الوقت في الإدارة على كيفية تدريب الموظفين على التخطيط وتحديد الأولويات والتحكم في الوقت اللازم لإنجاز المهام، فضلاً عن التسلسل الصحيح للمهام.

لحل هذه المشاكل، يمكنك دعوة خبير في إدارة الوقت أو تدريب مدير مؤسستك، الذي سيقوم بإصدار المهام للموظفين ومراقبة فعالية عملهم. يجب على المدير إصدار المهام الأساسية والمتعددة الاحتياطية. وفي نهاية اليوم، يقدم الموظف تقريرًا مرحليًا.

إدارة الوقت الشخصية في إدارة الوقت

أما بالنسبة لإدارة الوقت الشخصي، فهناك قواعد أساسية لإدارة الوقت تنطبق على الحياة الشخصية:

1. لا تأخذ العمل إلى المنزل أبدًا.
2. نظم حياتك بحيث تستغرق الحد الأدنى من الوقت.
3. خطط لوقت الفراغ مقدمًا. يجب أن يشمل ذلك الاستمتاع العاطفي (الذهاب إلى السينما والمسرح والحفلات الموسيقية والمتحف). وكذلك البدنية (الرياضة والرقص وغيرها).
4. للراحة، لا تستخدم عطلات نهاية الأسبوع فحسب، بل يوم واحد على الأقل في منتصف الأسبوع. على سبيل المثال، يمكنك ركوب الدراجة بعد العمل أو الذهاب إلى الساونا مع الأصدقاء.
5. أثناء العطلات، قلل من المكالمات والبريد والإنترنت من أجل الاسترخاء حقًا.

1. القاعدة الأساسية لإدارة الوقت هي تحديد الأهداف الصحيحة.

إذا تعلمت تحديد أهدافك بوضوح، وكذلك تحديد المهام الثانوية، فستوفر الكثير من الوقت.

إذا كنت تقضي وقتك في شيء ما، فهذا يعني أنك في تلك اللحظة تعتقد أنه مهم للغاية. ولكن هل هو كذلك؟ اسأل نفسك، هل نتيجة هذا الإجراء ستساعدك على الاقتراب من هدفك؟ ما هو الهدف؟ الهدف هو رغبة الشخص في شيء ما، عندما تهدف العملية برمتها إلى النتيجة النهائية.

عند تحديد الهدف، يجب عليك أولا تحديد القيم الأساسية.

تعرف على قدراتك ودوافعك. تحليل المشاكل والاحتياجات والصعوبات التي قد تنشأ في الطريق إلى الهدف. اعرض هدفك بوضوح وبأدق التفاصيل، ونتيجته النهائية. خطط لأفعالك، وابحث عن الموارد وابدأ في التنفيذ.

هناك طرق مختلفة لتحديد الأهداف. لكن جميع الطرق لها خوارزمية مشتركة لتحديد الأهداف:

1. يجب أن يكون الهدف محددًا قدر الإمكان مع نتيجة نهائية واضحة.
2. يجب تبرير الحاجة إلى تحقيق الهدف. لماذا هذا مطلوب وما الذي سأحصل عليه منه؟
3. يجب أن يكون الهدف واقعيا وآلية تحقيقه واضحة.
4. من الضروري أن تحدد بوضوح الحدود الزمنية التي يجب تحقيق الهدف من خلالها.

2. القاعدة الأساسية الثانية لإدارة الوقت هي تحديد الأولويات.

معرفة كيفية تحديد الأولويات أمر مهم للغاية. هناك أشياء أقل أهمية في تحقيق الهدف، وهناك أشياء تلعب دورا كبيرا.

3. القاعدة الأساسية الثالثة لإدارة الوقت هي التخطيط.

بعد تحديد الهدف، الخطوة التالية هي التخطيط. التخطيط جزء لا يتجزأ من إدارة الوقت. ويتكون من الخطوات الرئيسية التالية:

1. وضع خطة لإدارة الوقت.
2. مرحلة صياغة المشروع، حيث يمكنك المناورة والتفكير في خيارات مختلفة لتحقيق الهدف.
3. مرحلة تحديد الموارد اللازمة.
4. مرحلة تحديد الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك في الطريق إلى الهدف.
5. مرحلة تثبيت نتائج التخطيط على شكل مشروع تجاري، خريطة.

عندما يبدأ الشخص في الانخراط في التخطيط، يتم تنشيط التفكير، يتم تشغيل الإبداع. من خلال وضع خطة، يصبح هدفك أكثر تحديدا، وتبدأ في فهم ما تريده حقا وكيفية تحقيقه. هذا نوع من الدليل العملي للعمل.

وإلى أن يضع الإنسان خطة لتنفيذ ما يريد، فهو في تفكير دائم في هذا الموضوع. ولكن ليست الأفكار، ولكن الإجراءات تجعلك أقرب إلى الهدف. عندما يتم وضع خطة تفصيلية، تراعي الطرق المختلفة لتحقيق الهدف، فهذا يمنحك فرصة المناورة. لا يعمل مع بعض الوسائل والطرق، يمكنك تجربة البعض الآخر. التخطيط يطور المرونة والاستعداد لدى الشخص لأية مواقف.

إن وضع خطة يمنحك فرصة كبيرة للنجاح. وجود خطة يمنحك الثقة في نفسك وقدراتك. جميع الأشخاص الناجحين ورجال الأعمال يخططون.

تقنيات التخطيط الأساسية. وصف قصير

1. تخطيط ABCيعتمد على حقيقة أنك تحتاج إلى القيام بالأشياء الأكثر أهمية أولاً (تحت الحرف A)، ثم B وC.

حالات الفئة أ هي الأكثر أهمية. إنهم يشكلون 15٪ من جميع الحالات ويحققون 65٪ من النتائج. ب- الحالات المهمة والتي تشكل 20% من جميع الحالات وتجلب 20% من النتائج. الفئة ج - هذه هي الحالات الأقل أهمية، فهي تشكل 65٪ وتعطي نتيجة - 15٪.

2. قاعدة باريتوأو مبدأ 80/20. وينطبق هذا المبدأ على أي نشاط يومي. 80% من الأشياء التي تفعلها في اليوم تعطيك 20% من النتائج التي تريدها. و20% من الأشياء المهمة المخططة تقربك من النتيجة بنسبة 80%.

على سبيل المثال: 20% من الناس يملكون 80% من رأس المال، و80% من الناس يملكون 20% من رأس المال. 20% من العملاء يمنحون 80% ربحًا، و80% من العملاء يمنحون 20% ربحًا.

3. توقيت- تكمن هذه الطريقة في أنك تحتاج إلى تسجيل كل دقيقة من جميع أفعالك ومقدار الوقت الذي قضيته فيها. سيساعدك هذا على فهم أين وفي ماذا تقضي وقتك وكيفية ضبط جدولك الزمني.

4. إعداد قائمة المهام- هذه هي أبسط طريقة تخطيط تتيح لك التخطيط للوقت والشؤون.

كيفية إعداد قائمة المهام المناسبة ومتابعتها؟

1. لتبدأ، راقب نفسك. كم من الوقت تحتاج لإنجاز المهام المختلفة؟
2. اكتب قائمة المهام في المساء.
3. اكتب عناصر محددة. على سبيل المثال: اذهب إلى المتجر. إرفاق قائمة التسوق لهذا العنصر.
4. خطط ليومك بالكامل، وليس للعمل فقط.
5. ابدأ يومك بالقيام بمهام سهلة. قم بتحديد المربعات على الفور وابتهج طوال اليوم مع الاعتقاد بأن اتباع قائمة المهام ليس بالأمر الصعب .. على سبيل المثال، القيام بالتمارين وإعداد وجبة الإفطار.
6. يجب أن تكون قائمة المهام في الأفق دائمًا.
7. لا تكتب أكثر من 7 حالات ذات أولوية في القائمة حتى لا تتوتر لاحقًا لأنه لم يكن لديك الوقت لفعل شيء ما.

• جرب جميع طرق التخطيط واختر الطريقة الأنسب.
• احتفظ السجلات.
• لا تحاول أن تفعل كل شيء. افعل الأشياء الأكثر أهمية والأولوية أولاً.
• خطة كل يوم الخاص بك. وقم أيضًا بوضع خطة إضافية للأسبوع.
• احمل معك دائمًا قلمًا ومفكرة.
• ابدأ بمذكرات النجاح، فهذا سوف يحفزك ويذكرك بأنك على الطريق الصحيح.
• تعلم أن أقول لا". سيساعد ذلك على تجنب التواصل مع الأشخاص غير الضروريين والقيام بأشياء غير ضرورية.
• قبل أن تفعل أي شيء، فكر في مدى إلحاحه، ومدى أهميته، وكيف سيقربك هذا الإجراء من هدفك.
• قم بتحليل عاداتك والأنشطة التي تضيع وقتك. من خلال التوقيت، من السهل تتبع تلك الإجراءات التي تحتاج إلى التخلص منها.
• لا تفعل عمل الآخرين. لا تكن أداة لتحقيق أهداف شخص آخر. ركز على هدفك.
• خذ وقتًا لتحسين الذات.
• لا تتوقف عند هذا الحد. بمجرد الوصول إلى هدف واحد، حدد الهدف التالي.

1. ستيفن كوفي في العادات السبع للأشخاص الأكثر فعاليةيعتبر إدارة الوقت عنصرًا من عناصر تحسين الذات. وهنا نصائحه:

• افعل ما عليك فعله أولاً. لا تؤجل الأمور المهمة لوقت لاحق.
• يجب أن يكون هدفك أولوية وأهمية. تحرك نحوها.
• تنفيذ جميع الإجراءات على أساس الأولويات.
• لا تنفق الكثير من الجهد لتحقيق هدف غير مهم. يجب أن تكون الموارد المنفقة والنتيجة النهائية متناسبة.
• ابحث عن كل الطرق لجعل الحياة أسهل.

2. ينصح ديفيد ألين بتنظيم مكان العمل بشكل صحيح، لاقتناء كافة القرطاسية اللازمة. قم أيضًا بإنشاء خزانة ملفات، لكل حالة، قم بإنشاء مجلد مناسب. ينصح ألين أيضًا بكتابة 4 قوائم مهام:

• قم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها في المستقبل القريب؛
• إدراج المشاريع التي تتطلب نهجا متكاملا في قائمة منفصلة؛
• قم بعمل قائمة منفصلة بالمشاريع التي لا يمكن إكمالها بعد لسبب أو لآخر؛
• قائمة "يوما ما".

3.تنصح جوليا مورجنسترن بالتقييم أولاًكم من الوقت تقضيه في القيام بمهامك. ما هي العوامل التي تشتت انتباهك؟ قد تشتت انتباهك بسبب وسائل التواصل الاجتماعي، أو المسؤوليات الإضافية، أو المواعيد النهائية غير الواقعية، أو العوائق النفسية.

• ويجب تحديد إطار زمني لكل إجراء.
• إذا لم تتمكن من تنفيذ بعض الإجراءات، فقم بتحليلها، فربما يمكن تأجيلها لفترة من الوقت، أو تفويضها إلى موظفين آخرين، أو التخلي عنها بالكامل.
• قم بفرز الأشياء والشؤون، وقم بإخلاء مساحة كل ما يمكنك الاستغناء عنه. أعط لكل شيء مكانه، ولكل مهمة وقتها.

"تناول ضفدعًا على الإفطار"

حتى لا تعود أفكارك طوال اليوم إلى المهمة التي لا تريد القيام بها أو أنها غير سارة بالنسبة لك، ابدأ يومك بها. لذلك سوف تتحرر من الضغط العاطفي والعبء الذي سيتعين عليك تحمله طوال اليوم.

"شريحة لحم الفيل"

إذا كنت تواجه مهمة عالمية، لحلها تحتاج إلى القيام بالكثير من الإجراءات، فقم بتقسيم هذا العمل إلى أجزاء. لا تصنع منه فيلاً، بل قم بتقطيعه إلى قطع. وهذا سيجعل من السهل البدء في المهمة التي بين يديك. ويساهم هذا النهج أيضًا في فهم هذه المشكلة بشكل أفضل.

تعلم أن أقول لا"

إدارة الوقت لا تعلمك كيفية القيام بأكبر قدر ممكن، ولكن كيفية القيام بما يجب القيام به بشكل صحيح. قل "لا" للأشياء غير الضرورية أيها الناس. لا تصبح أداة في يد أحد لتحقيق أهدافه. ركز على أهدافك.

نسعى جاهدين للأتمتة والتبسيط الأقصى لأنشطتك.

قم بأشياء مماثلة على التوالي، حيث يعتاد الدماغ على منطقة معينة من النشاط. وفي كل مرة يمر بها بشكل أسرع.

استمع إلى إيقاعاتك البيولوجية. قم بالعمل في الوقت الذي تشعر فيه بزيادة خاصة في القوة والنشاط. خلال الفترة الأقل نشاطًا، امنح نفسك فترة راحة. استمع إلى احتياجات جسمك. في بعض الأحيان تكون فترة الراحة لمدة 15 دقيقة كافية لفتح "ريح ثانية".

أفضل كتب إدارة الوقت التي يمكنك قراءتها:

• ادارة الوقت بفاعلية. ب. تريسي
• محرك الوقت. كيفية إدارة العيش والعمل. جي أرخانجيلسكي
• إدارة الوقت الصعبة: السيطرة على حياتك د. كينيدي
• اعمل أقل، افعل المزيد. ج. جليسون
• إلى الجحيم مع كل ذلك! خذها وافعلها. ر. برانسون
• إدارة الوقت القصوى. N. مروتشكوفسكي، أ. تولكاتشيف
• دورة عملية في إدارة الوقت. أنا أبراموفسكي
• كيف تعمل 4 ساعات في الأسبوع وفي نفس الوقت لا تتسكع في المكتب "من مكالمة إلى أخرى" وتعيش في أي مكان وتصبح ثريًا. تي فيريس
• إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر. د. ألين

تعتمد فعالية إدارة الوقت على اتباعك لقواعده الأساسية، بالإضافة إلى الفهم الواضح لسبب حاجتك إليه، وكيفية إدارة وقتك وما هي الفوائد التي ستعود عليك.

يمكن استخدام هذه التقنية ليس فقط في العمل، ولكن أيضا في الحياة اليومية، حاول تعليم أطفالك منذ الطفولة. تم قياسه - تحليله - تخطيطه - تنفيذه - تحليله.ستؤدي بضع خطوات في المرحلة الأولية والتكرار المتكرر إلى تنفيذ الإجراءات على الجهاز، وبعد فترة من الوقت سوف تصبح عادة وسيتم تنفيذها على مستوى اللاوعي.

إدارة الوقت مريحة

بشكل عام، يمكن وينبغي تخصيصها. في كثير من الأحيان، يكون تنظيم الوقت مطلوبًا فقط في الحالات التي نقوم فيها بذلك لأنه ضروري، هل لاحظت ذلك؟ يبدو أنه شيء مثير للاهتمام، لكنه قد يكون متعبًا بعض الشيء، ربما الحالة المزاجية أو الرفاهية غير مناسبة، ربما مجرد الكسل، ثم يتعين عليك تشغيل الآليات الداخلية للانضباط الذاتي، وضبط الدافع حسب المستوى المطلوب والتحكم في أنشطتك.

وعندما لا تضطر إلى القيام بذلك، تذكر؟ في حالتين: عندما يكتمل الكسل والخمول، وعندما نكون متحمسين للعمل أو العمل لدرجة أننا لا نلاحظ مدى اندفاع الوقت. في مثل هذه الحالات، يقولون: "لم يكن لدي وقت للنظر إلى الوراء، لكن يوم العمل قد انتهى".

أين الحقيقة؟

الحقيقة دائمًا ما تكون في مكان ما في المنتصف، ومع ذلك، إذا ساعدت بعض التوصيات شخصًا واحدًا على أن يكون أكثر فعالية، فيمكن أن تكون فعالة لعدة أشخاص آخرين على الأقل. ولن نناقش الآن كيفية تنظيم وقتنا عندما يغلبنا كسل الأم، أو عندما يشتعل الحماس في النفس. سأشاركك طريقتين بسيطتين يمكن أن تكونا فعالتين بالنسبة لك عندما تحتاج فقط إلى العمل.

2 طرق سهلة لتنظيم وقتك

الطريقة الأولى:

فقط افعل.

الطريقة الثانية:

فقط خذ المزيد من فترات الراحة.

هل انت تبتسم؟ أرى سوء فهم لديكم... في الواقع، أيها الأصدقاء، الأساليب مجربة عبر الزمن. أؤكد لكم أنه بالنسبة للبعض منكم سيكونون شريان الحياة في الوقت المناسب. من الأفضل أن تأخذ المزيد من فترات الراحة، ربما بعد خمسة عشر دقيقة، وربما بعد 10 أو 5 دقائق، ولكن حتى في هذه الحالة، سوف تتقدم للأمام، ولن تقف ساكناً. لن تلاحظ كيف تنخرط في العمل ولن تحتاج بعد الآن إلى فترات راحة.

حول التقنيات

هذه طرق بسيطة جدًا لتنظيم وقتك. أعلم أن تطبيق أشياء مثل تخطيط المهام، وتقسيم المهام إلى مهمة وعاجلة، وتقنية بومودورو، والاحتفاظ بمذكرات، واستخدام - وما إلى ذلك، نتيجة لذلك، ستسرع أنشطتنا بشكل كبير، وهذا أمر لا جدال فيه.

ولكن لا يزال يتعين عليك العثور على الشيء الرئيسي الذي يستمع إليه جسدك، ولا يقاوم الوعي بقوة. ابحث عن ما سيساعدك.

نحن نشارك أعمالنا

دعونا نتذكر مرة أخرى أنه يمكن تقسيم جميع شؤوننا إلى 4 مجموعات:

• عاجل - هام
• هام - غير عاجل
• عاجل - غير مهم
• غير عاجل - غير مهم

ابحث عن معلومات حول طريقة أيزنهاور هذه، وتعرف على كيفية تطبيقها عند التخطيط. وافعل الأشياء الأكثر أهمية أولاً: العاجلة والمهمة. ساعدتني هذه الطريقة كثيرًا على مواجهة حجم التداول الهائل للقضايا، والذي لم يكن له نهاية في الوقت الذي كنت أعمل فيه كرئيس فرع لشركة إعلانات، وفي نفس الوقت تم تنفيذ العمل في عدة مجالات متساوية أهمية في الأهمية.

من يتحكم في من؟

وتدريجيًا، أصبح من الواضح أنه لم يعد معدل الدوران هو الذي يسيطر علي، بل تمكنت من إدارة شؤوني وتنظيم وقتي بنجاح. ساعدت نصيحة Artem Farievich حول "القرد" الذي يضعه المديرون باستمرار على رقبتي في الوقت المناسب، وتعلمت إعادة "القرد" الخاص بهم إليهم، وكان عليهم أن يتفقوا معه بأنفسهم. تعلمت أن أقول "لا" في الوقت المناسب، وأن أرفض دون الإساءة إلى شخص آخر، وأن أنهي المحادثة بأدب إذا فهمت أنه يسرق وقتي.

أيها الأصدقاء، كل هذا مثير للاهتمام للغاية، في الواقع. الآن، في بعض الأحيان، يكون من الصعب فهم ما هو أكثر فعالية في حل وأداء مهام معينة. من المهم أن تفهم أنه سيكون لديك أساليبك الخاصة التي تناسبك.

عندما تدرك أنك تعرف كيفية تقدير وقتك ووقت الآخرين، يصبح من الواضح أنك تبدأ في القيام بالمزيد في نفس الوقت كما كان من قبل. أنت تتقن تدريجياً فن إدارة الوقت، وتتمثل مهمتها الرئيسية في ذلك تنظيم الوقت.

قيد التوقيف

أيها الأصدقاء، يجب أن تتذكروا دائمًا أنه إذا بدأ الحمل الزائد، يمكنك التوقف وأخذ نفس عميق والزفير. إنها أيضًا أداة رائعة - إنها تساعد! نريد دائمًا التوازن: العقلي والجسدي والمادي... تعتمد حياتنا بشكل مباشر على جودة الوقت الذي نخصصه للعمل والأسرة والأصدقاء والسفر.

عندما نعرف لماذا نعمل بمفردنا، وهذا بالتأكيد هو أنفسنا وأعز الناس في حياتنا، وبدون أدنى شك، سوف تتحسن نوعية حياتنا. وهذا هو بالضبط ما يستحق العيش، وخلق وتحقيق التوازن بين الصحة والثروة والسعادة.